KitaWeb für die Stadt Sandersdorf-Brehna
KitaWeb ist im Besonderen für größere Trägerorganisationen mit mehreren Standorten und Rollen, umfassenden Funktionsanforderungen und einem klaren Digitalisierungsziel konzipiert. Bei der Konzeption von KitaWeb wurde Digitalisierung end-to-end durchdacht, es unterstützt mit mehr als 50 Funktionsbereichen alle Prozesse in und um die eigentliche Kinderverwaltung, z.B. von der online-Vormerkung und -Anmeldung mit den Eltern, elektronische Erstellung des Betreuungsvertrags, über die Abrechnung und Dokumentation, bis hin zur Möglichkeit einer digitalen Unterschrift oder der laufenden Elternkommunikation über die Eltern-App bzw. das Elternportal.
KitaWeb unterstützt aber auch die Digitalisierung vieler weiterer Prozesse wie z.B. den OCI-Standard für einfache online Bestellungen bei Ihren eigenen Lieferanten, Instandhaltung, online Fortbildung, online Elternbildung oder Aushilfen/Springer-Verwaltung, digitale Personalakte, Urlaubsverwaltung und Dienstplanung im Rahmen des Prozesses „hire-to-retire“, Dokumentenverwaltung, u.v.m.. Neben Zeit- und Kosteneinsparungen wird so auch der innovative serviceorientierte Charakter der Stadt Sandersdorf-Brehna an Eltern und das pädagogische Team vermittelt.
Das Baukastensystem von KitaWeb ermöglicht es, Module auch einzeln zu nutzen. Jederzeit können weitere Komponenten flexibel aktiviert werden und sind stets vollintegriert. Damit arbeitet Ihr Team von Beginn an mit einer einheitlichen Lösung, Mehrfach-Dateneingaben oder Schnittstellen entfallen und KitaWeb bietet Raum für die Digitalisierung weiterer an die Kinderverwaltung angrenzender Prozesse. Die Mitarbeiter:innen der Standorte und der Zentrale arbeiten gemeinsam mit den gleichen Daten, Änderungen sind sofort für alle sichtbar, die Berechtigung für einzelne Funktionen und Datenbereiche wird über ein umfassendes Rollen-Konzept gesteuert.
KitaWeb ist praxisbewährt, in mehr als 13 Jahren Entwicklungsarbeit gemeinsam mit den Kunden entstanden und aktuell in Deutschland, Österreich und der Schweiz im Einsatz. KitaWeb ist auch bereits bei Kunden in Sachsen-Anhalt im Einsatz, die Anforderungen aus dem KiFöG Sachsen-Anhalt sind daher bekannt und können durch die Funktionen von KitaWeb vollständig abgebildet werden.
KitaWeb ist nach außen als offenes System aufgebaut und kann über verschiedene Wege Daten empfangen und weitergeben. Dabei unterstützt KitaWeb alle gängigen Schnittstellenformate, z.B. Web-API, Soap, file-basierter Austausch. KitaWeb lässt sich so perfekt in die eigene bestehende Systemlandschaft einbinden bzw. können externe System angebunden werden, z.B. für Kinderanmeldungen, Förder- und Statistik-Portale, usw.
Das Team von KitaWeb hat umfangreiche Erfahrung mit der Implementierung von Softwarelösungen in großen Trägerorganisationen und bringt hier die langjährige Expertise als Unternehmensberater bei der Projektarbeit mit ein. Damit wird ein rascher Erfolg der Digitalisierung bei Ihrem Team und in Ihrer Organisation spürbar. KitaWeb unterstützt nicht nur beim Setup von KitaWeb und mit Key-User-Schulungen, sondern auch bei der Soll-Prozess-Konzeption und bei der Altdatenübernahme aus den Vorsystemen.
Technisch wird das KitaWeb-Programm für jeden Kunden auf einem eigenen Server betrieben, wodurch ein hoher Datenschutz-Standard in der Abgrenzung zu anderen KitaWeb-Kunden geschaffen wird. Die Server werden vollumfänglich von einem professionellen ISO-zertifizierten Partner-Rechenzentrum von KitaWeb in Deutschland gemanagt, KitaWeb bleibt für den Anwender dabei die direkte Anlaufstelle auch für alle technischen Anfragen zum Hosting, z.B. für Datenbackups.
KitaWeb ist eine orts- und geräteunabhängige, modular aufgebaute, webbasierte Softwarelösung. Neue Funktionen oder spätere Erweiterungen können jederzeit einfach zugeschaltet werden.
Über die Berechtigungssteuerung kann der Träger eigenständig KitaWeb-Funktionen den definierten Nutzergruppen zuordnen. Es sind 5 verschiedene Hierarchiestufen möglich. So haben zentrale Mitarbeiter:innen Zugriff auf alle Standorte und Daten, um z.B. die Kinderanmeldung und Belegungsplanung nach Einrichtungsarten und Standorten zentral durchführen zu können. Standortleitungen bearbeiten die Daten ihrer Kinder und Mitarbeiter.
Kinder: Die Kinderregistrierung kann digital 2-stufig als Vormerkung (online-Registrierung für Eltern zur Erfassung der ersten Vormerkdaten) sowie als Anmeldung mit online-Link (Datenergänzung durch Eltern) gestaltet werden. Die umfassenden Stammdatenfelder können individuell gesteuert werden, z.B. Namen, Geburtsdatum, Kassenzeichen (Debitorenkonto), Anschrift, Geschwisterkinder, Eltern. Betreuungsverträge können digital erstellt, versendet und durch die Eltern digital signiert werden.
Kostenbeiträge: In KitaWeb können beliebige Leistungen und Kostentarife verwaltet werden (z.B. Betreuung, Verpflegung, Materialbeiträge, usw.). Den Kindern werden diese gemäß Betreuungsumfang zugewiesen und monatlich/taggenau zur Ermittlung der Sollstellung abgerechnet. Die einzelnen Buchungen inkl. Erlöskontierung usw. sowie Debitoren-Stammdaten werden über Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben. Jede Abrechnung kann dem Zahler per eMail/in der Eltern-App übermittelt werden, die Erstellung von Festsetzungs-Bescheiden ist ebenfalls möglich. KitaWeb bietet umfassende Möglichkeiten zur individuellen Beitragsermittlung (z.B. Einkommensrechner, Geschwister-Abschläge).
An- und Abwesenheiten Kinder: die Bring- und Abholzeiten und Abwesenheiten der Kinder können täglich in den Gruppen/Standorten per Klick erfasst werden. Über die Eltern-App können die Eltern geplante Abwesenheiten der Kinder vorerfassen. KitaWeb bietet zusätzlich mit der online-Bedarfsabfrage den Eltern die Möglichkeit, den eigenen Bedarf für individuelle Betreuungs-Zeiträume (z.B. Ferienzeiten) anzugeben. Diese Daten stehen auch im Tagesdienstplan für die Personalplanung zur Verfügung.
Kommunikation Träger und Eltern: für die Team-interne Kommunikation steht eine eigene Mitarbeiter-App zur Verfügung, der Datenaustausch zwischen Standort und Zentrale wird direkt in den KitaWeb-Prozessen unterstützt, z.B. Upload von Daten/Dokumenten in der Kinderakte, Notizen beim Kind, zentrale Bereitstellung von Vorlagen/Dokumenten aus der Zentrale an die Standorte, Antragstellung im Personal-Akt.
Den Eltern stehen die Eltern-App (Android/IOS) und das Elternportal (Web-Anwendung) zur Kommunikation zur Verfügung. Damit können an die Eltern individuelle oder gruppen-/standortübergreifende Nachrichten, Abrechnungsbescheide, Termine als Kalendereinträge, Umfragen, Speise-/Wochenpläne, Dokumente und Bilder gesendet werden, es stehen Gruppen- und Einzel-Chats in Echtzeit und mit Übersetzungsmöglichkeit (in über 100 Sprachen) zur Verfügung. Eltern können direkte Nachrichten an die Einrichtung schreiben, ihre Kinder krank-/abwesend melden, zu Terminen anmelden, Dokumente hochladen, u.v.m.
Statistiken: umfangreiche Datenexporte als Excel oder CSV-Files, für die Einrichtungsleitung je Standort oder über alle Standorte durch die Zentrale, IDEV-Statistik ist vorhanden mit den relevanten Datenfeldern.
Mitarbeiterverwaltung: Die Mitarbeiter-Stammdaten können direkt aus dem Personalverwaltungsprogramm über eine Schnittstelle synchronisiert werden, Kita-relevante Daten werden durch die Einrichtung oder Zentrale ergänzt, z.B. Dienstverwendung, wöchentliche Arbeitszeit-Details nach Zeitarten im Dienstplan, tagesgenaue Planung von Änderungen und Abwesenheiten, Gruppenzuteilung, usw.
Mitarbeiter können die Tagesarbeitszeiten über die Mitarbeiter-App erfassen (check-in/check-out, automatische Pausenkontrolle, Berechnung von Mehr- und Minderstunden nach individuellen Arbeitszeitmodellen) und Abwesenheiten planen (Urlaube, Fortbildung) und Krankmeldungen erfassen. Alle Arbeitszeiten und Urlaubsanträge werden prozess- und berechtigungsgesteuert eingereicht. Übergeordnete Berechtigungsstufen können die jeweiligen Daten ihrer Mitarbeiter bearbeiten und genehmigen.
Mindestpersonalschlüssel: der Mindestpersonalschlüssel kann direkt in KitaWeb verwaltet werden und wird tagesaktuell im Dienstplan und monatsweise in Berichten angezeigt. Die Berechnung basiert auf den Anstellungsstunden der Mitarbeiter sowie der Kinderbetreuungsstunden je Einrichtungsart. Zusätzlich können weitere Kontrollen genutzt werden, z.B. Gruppenöffnungszeiten zu Personalstunden.
Beobachtungsdokumentation: für die Beobachtungsdokumentation können eigene Vorlagen erstellt und je Kind befüllt werden. Die Ergänzung mit Bildern je Kind ist möglich. Ebenso können externe Dokumentation-Tools über Schnittstellen angebunden werden (z.B. Kitalino).
KitaWeb bietet ein mengenbasiertes Abrechnungssystem je genutztem Modul, damit passen sich die Kosten genau an die Trägergröße an. Im Preis enthalten ist das technische Setup von KitaWeb, die laufende technische Wartung und Bug-Fixing, regelmäßige Newsletter sowie die Nutzung des Keyuser-Helpdesk-Portals von KitaWeb mit umfassenden online-Dokumentationen, wertvollen Tipps und einem FaQ-Bereich zur Selbsthilfe bei Fragestellung zu KitaWeb-Funktionen.
Nach vereinbartem Budget bzw. nach Aufwand verrechnet werden Schulungen und individueller KeyUser-Support, operative Unterstützung beim Setup von KitaWeb (z.B. Datenmigration, Einrichtung von Schnittstellen, Projektmanagement) sowie individuelle Erweiterungen.
Die Lizenzmiete je KitaWeb-Modul teilt sich auf in einen jährlichen Fixbeitrag je Standort und einem monatlichen, mengenbasierten Beitrag, wobei die Mengengröße je Modul nach Anzahl Kinder (z.B. Kinderverwaltung, Elternkommunikation) oder Mitarbeiter (Zeitwirtschaft) bestimmt wird. Einzelne Module werden nur über die Jahrespauschale je Standort abgerechnet, es entfällt die Mengenbasierte Komponenten (z.B. Basisdaten, Dienstplan, Dokumenten-Management).
Die Kosten für Servernutzung und Hosting werden üblicherweise direkt mit dem Hosting-Partner von KitaWeb verrechnet, da hierfür der Vertrag direkt mit dem Hosting-Partner geschlossen wird. Die vertragliche Trennung von Datenhaltung und Applikations-Bereitstellung hat datenschutzrechtliche Vorteile für den Träger. Eine erste unverbindliche Kostenschätzung auf Grundlage der angegebenen Mengendaten und gewünschten Funktionen finden Sie in einem eigenen hochgeladenen Dokument „Kostenkalkulation“.
Für die Kostenkalkulation wurde folgender Modulumfang angenommen, der im Zuge weiterer Abstimmungen jederzeit angepasst werden kann: Basisdaten (Verwaltung der Trägerorganisation, Standorte, Gruppen, Mitarbeiter Nutzergruppen, Berechtigungen/Rollen), Kinderverwaltung (Anmeldung, Stammdaten, Leistungsverrechnung inkl. Fibu-Schnittstelle, An-/Abwesenheiten, Aktivitäten-Dashboard), Tagesdienstplan, Reporting, Personal-Zeitwirtschaft, Dokumenten-Management. Folgende Mengendaten wurden angenommen: 9 Standorte, 1000 Kinder, 120 Mitarbeiter.
KitaWeb ist die umfassende Softwarelösung zur Verwaltungsunterstützung der Kindertagesstätten und Horte der Value Dimensions Management Services GmbH (in der Folge kurz Value Dimensions genannt). Das Team der Value Dimensions hat als Unternehmensberatung über 30 Jahre umfassende Erfahrung bei kommunalen und privatwirtschaftlichen Organisationen sammeln können.
Im Zuge eines Strategieprojekts mit einem kirchlichen Träger für rund 80 Kinderbetreuungseinrichtungen wurde vor mehr als 10 Jahren der Grundstein für KitaWeb gelegt. Seitdem wurde KitaWeb mit vielen weiteren Kunden aus dem kommunalen und privaten Trägerumfeld und verschiedensten Anforderungen stetig weiterentwickelt und wird nun aus den Standorten in Berlin, München und Wien betreut.
KitaWeb wird vollständig durch das eigene Team der Value Dimensions konzipiert, entwickelt und implementiert. Das Hosting und den Betrieb der KitaWeb-Kundenserver übernimmt der langjährige Partner von Value Dimensions und professionelle Rechenzentrumsbetreiber Internex mit Standorten in Deutschland und Österreich.
KitaWeb zeichnet sich vor allem durch den sehr umfassenden Modulumfang und das modulare Baukastensystem aus, mit dem die Softwarelösung perfekt auf die Anforderungen und die Digitalisierungsstrategie des Trägers abgestimmt werden kann. Durch die integrierte Bauweise wird es möglich, einmal erfasste Daten effizient für viele weitere Prozesse einheitlich zu verwenden und damit redundante Datenerfassungen zu vermeiden.
Jede Information wird nur einmal erfasst und steht sofort für alle relevanten Prozesse und Anwendungen zur Verfügung. KitaWeb deckt sowohl die operativen Anforderungen der Einrichtungen (Dienstplanung, Kinderverwaltung, Elternkommunikation) als auch die trägerspezifischen zentralen Aufgaben (Belegungsplanung, Kostenbeitragserhebung, Arbeitszeitverwaltung, Personalverwaltung) ab.
Darüber hinaus werden Unterstützungsprozesse der Kinderbetreuung, wie z.B. Einkauf, Instandhaltung, Aus- und Weiterbildung, Aushilfen- und Springer-Verwaltung, u.v.m durch KitaWeb abgedeckt.
Die Software ist intuitiv und leicht verständlich, was eine schnelle Implementierung und hohe Akzeptanz bei Träger, Leitungen und Mitarbeitenden sicherstellt.
Durch die langjährige Beratungserfahrung sieht sich Value Dimensions nicht als reiner Softwareanbieter, sondern als langjähriger Wegbegleiter der Digitalisierung. Daher entwickelt und implementiert Value Dimensions gemeinsam mit dem Kunden die für die gewünschten Ziele passendste Lösung aus Software-Anwendungen, Prozessen und Organisationsstrukturen.
KitaWeb wird sowohl von privaten Trägerorganisationen unterschiedlicher Größen als auch von kommunalen Einrichtungen unter Einsatz verschiedener KitaWeb-Module genutzt. Aktuell wird KitaWeb gerade bei einer privaten Trägerorganisation mit insgesamt über 7000 Kindern und über 40 Standorten, davon 6 Standorte im Bundesland Sachsen-Anhalt implementiert. Ein Auszug aus bestehenden Referenzen in Deutschland zeigt, das KitaWeb bei unterschiedlichen Trägerorganisationen erfolgreich im Einsatz ist:
Referenz ASB-Falkensee: nutzt KitaWeb-Module Basisdaten, Dienstplanung, Kinderverwaltung, Verrechnung mit Schnittstelle Sage, Reporting. ca. 1000 Kinder. Nutzt KitaWeb seit 2023
Referenz Fröbel: nutzt KitaWeb-Module Basisdaten, Kinderverwaltung, Verrechnung mit Schnittstelle Diamant, Elternkommunikation, Reporting. Ca. 6200 Kinder. Nutzt Kitaweb für rd. 60 Standorte in Brandenburg und Sachsen seit 2023
Referenz Atvexa/Ulna: nutzt KitaWeb-Module Basisdaten, Dienstplanung, Kinderverwaltung, Verrechnung mit Schnittstelle Datev, Elternkommunikation, Reporting, Mitarbeiter-Zeiterfassung, ca. 420 Kinder. Nutzt KitaWeb seit 2023
Referenz Lutherstadt Eisleben: nutzt KitaWeb-Module Basisdaten, Kinderverwaltung, Dienstplanung, Mitarbeiter-Zeiterfassung, 1 Standort, ca. 70 Kinder, Nutzt KitaWeb seit 2022
