Dezentrales Reklamationsmanagement auf Basis eines Low-Code-Automation Builders

AICU bietet eine niederschwellige, webbasierte Low-Code-Plattform, mit der Hessen Mobil ein dezentrales, revisionssicheres und auswertbares Reklamationsmanagement aufbauen kann – ohne neues ERP, ohne Schnittstellen zum bestehenden eProcurement-System und ohne aufwändige IT-Projekte.

Die Lösung ersetzt Excel-Listen durch eine zentrale Datenbank mit rollenbasiertem Zugriff, automatisierter Kommunikation, Fristenüberwachung und integrierten Auswertungen.

Kernfunktionalitäten

1. Standardisierte Reklamationserfassung

• Konfigurierbare Pflichtfelder (Lieferant, Artikel, Reklamationsgrund, Frist, Priorität)

• Upload von Fotos, Dokumenten, Lieferscheinen

• Einheitliche Statuslogik (offen, in Klärung, eskaliert, abgeschlossen)

2. Automatisierte Lieferantenkommunikation (Outlook)

• Automatische Erstellung einer standardisierten E-Mail mit passender Schnittstelle

• Inhalte werden direkt aus der Datenbank übernommen

• Automatische Definition und Kommunikation einer Antwortfrist

• Frist wird systemseitig überwacht

3. Fristen- & Eskalationsmanagement

• Automatische Fristüberwachung

• Elektronische Eskalation an den Einkauf

• Übergabe des Vorgangs inkl. vollständiger Historie

• Finale Bearbeitung und Abschluss im Einkauf

4. Dokumentation von Lieferantenrückmeldungen

• Zuordnung von:

  • eingegangenen E-Mails

  • Telefonnotizen

  • Dokumenten

• Vollständige, chronologische Vorgangshistorie

Die Lösung basiert auf einem Low-Code-Automation Builder, der:

• mit minimaler Individualentwicklung auskommt

• durch Fachbereiche konfigurierbar ist

• spätere Anpassungen (Felder, Workflows, Auswertungen) ermöglicht

• keine tiefgreifenden IT-Abhängigkeiten erzeugt

Wie wird Zeit im Prozess gespart?

• Wegfall manueller Excel-Pflege

• Automatisierte E-Mail-Generierung

• Zentrale Ablage aller Informationen

• Schnelles Wiederfinden statt E-Mail-Suche

Wie trägt die Lösung zu nachhaltigem Reklamationsmanagement bei?

• Einheitliche Datengrundlage

• Systematische Dokumentation

• Vergleichbarkeit über Zeit und Standorte hinweg

• Wissen bleibt im System, nicht in Einzelpersonen

Wie wird das Lieferantenmanagement gestärkt?

• Datengestützte Vorbereitung von Lieferantengesprächen

• Transparente Leistungsbewertung

• Grundlage für Konventionalstrafen oder Sanktionen

• Nachhaltige Verbesserung von Termin- und Liefertreue

Welche Analysefunktionen sind möglich?

• Lieferanten-, Standort- und Zeitraumanalysen

• KPI-Dashboards

• Excel-Exports

• Erweiterbar um weitere Kennzahlen

• Plotten der Zahlen über die Zeit direkt aus der Datenbank