OTOBO
OTOBO ist eine webbasierte, modulare und lizenzkostenfreie Open-Source-Plattform zur strukturierten Abbildung und Steuerung von Service- und Geschäftsprozessen in Organisationen. Der Betrieb ist wahlweise on-premises oder als Managed Service möglich; offene Schnittstellen ermöglichen bei Bedarf eine Integration in bestehende Systemlandschaften. Die Rother OSS GmbH als Maintainer unterstützt mit ihrem Knowhow bei der Einführung und Anpassung der Software an individuelle Anforderungen und sichert mit Wartungsverträgen den laufenden Betrieb.
Die beschriebenen Anforderungen lassen sich mit OTOBO vollständig abbilden und teilautomatisieren. Die Kommunikation erfolgt via Serviceportal und/oder wie gewohnt per E-Mail. Dabei werden alle Daten im System zentral erfasst. Über ein rollen- und bereichsbezogenes Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass Meistereien und Außenstellen ausschließlich ihre eigenen Vorgänge einsehen können, während der Einkauf einen übergreifenden Zugriff auf alle Reklamationen erhält.
Zur Erfassung können standardisierte Eingabemasken mit definierten Pflichtfeldern definiert werden, sodass alle wesentlichen Parameter einer Reklamation einheitlich und strukturiert vorliegen. Auf Basis dieser Daten lassen sich standardisierte E-Mails an Lieferanten senden; relevante Inhalte werden automatisch übernommen und eine verbindliche Antwortfrist kommuniziert. Gleichzeitig wird die Frist systemseitig im Vorgang hinterlegt und überwacht.
Geht keine oder keine zufriedenstellende Rückmeldung ein, kann der Vorgang automatisch an die Eskalationsebene (Einkauf) übergeben werden, wo die weitere Bearbeitung und finale Beantwortung erfolgt. Sämtliche Rückmeldungen der Lieferanten – eingehende E-Mails ebenso wie Gesprächs- oder Anrufprotokolle – werden automatisch direkt dem jeweiligen Vorgang zugeordnet und an zentraler Stelle dokumentiert.
So werden Reklamationen im operativen Alltag werden strukturiert bearbeitet, Fristen eingehalten, Eskalationen transparent gesteuert und Lieferantenleistungen ausgewertet. Führungsebenen erhalten einen konsolidierten Überblick, während Fachbereiche effizient und rechtssicher arbeiten können.
Im Unterschied zu Excel- oder eigenentwickelten Lösungen ersetzt OTOBO die manuelle Listenpflege durch teilautomatisierte workflowgestützte Vorgänge mit klar definierten Zuständigkeiten und Statuslogiken. Kommunikation und Dokumentation erfolgen vollständig im Vorgang, wodurch Medienbrüche vermieden werden.
OTOBO ist ERP-unabhängig konzipiert, kann eigenständig betrieben und bei Bedarf in bestehende Systemlandschaften integriert werden.
Ein wesentlicher Mehrwert liegt darin, dass OTOBO zu 100 % Open Source ist. Dies gewährleistet Transparenz, volle Datenhoheit und reduziert Abhängigkeiten. Ergänzt um Herstellersupport verbindet es die Vorteile einer vollständig offenen Software mit der Verlässlichkeit und Betriebssicherheit proprietärer Lösungen. Zugleich unterstützt der lizenzkostenfreie Einsatz der Software eine transparent kalkulierbare Kostenstruktur.
Die Einführung von OTOBO erfolgt individuell abgestimmt auf die Anforderungen von Hessen Mobil, prozessorientiert und mit dem Fokus auf eine im Arbeitsalltag einfach nutzbare und nachhaltig betreibbare Lösung. Individuelle Anforderungen werden bevorzugt auf Basis der Standardfunktionen und überwiegend konfigurierend umgesetzt; notwendige Erweiterungen werden upgradefähig implementiert. Schulungen für Administratoren, Key-User und Fachanwender unterstützen einen sicheren Betrieb und fördern die Akzeptanz in den Fachbereichen.
Den produktiven Einsatz stellt die Rother OSS GmbH durch professionelle Support- und Wartungsverträge sicher, einschließlich definierter Reaktionszeiten, regelmäßiger Sicherheits- und Funktionsupdates sowie planbarer Betriebskosten.
Der Support erfolgt deutschsprachig und wird verbindlich durch qualifizierte Support-Mitarbeitende von OTOBO selbst erbracht. Hessen Mobil stehen damit direkt erreichbare Ansprechpartner zur Verfügung, die die Lösung kennen und im laufenden Betrieb gezielt unterstützen.
Zusammenfassend bietet OTOBO eine organisatorisch, technisch und wirtschaftlich überzeugende Lösung. OTOBO ersetzt Excel nicht nur funktional, sondern etabliert transparente und revisionssichere Prozesse bei gleichzeitiger Arbeitserleichterung, hoher Flexibilität und strategischer Unabhängigkeit.
