Scopevisio AG
Das FBH sucht eine Komplettlösung für CRM, Projektmanagement und E-Prozesse – Scopevisio bietet genau diese Integration in einer modernen Cloud-Plattform, die höchste Sicherheitsstandards mit operativer Exzellenz verbindet.
Unsere Lösung für Ihre drei Hauptbereiche:
1. CRM / Sales-Funnel
Scopevisio implementiert ein dreistufiges Vertriebsmodell (Lead → Interessent → Kunde) mit automatischer ABC-Lead-Klassifizierung und BANT-Qualifizierung. Der XRM-Ansatz (Extended Relationship Management) ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Geschäftsbeziehungen – Industriekunden, Forschungspartner, Auftraggeber und Lieferanten. Die integrierte E-Mail-Funktion mit vollständiger Historisierung, Dokumentenmanagement und DSGVO-konformer Datenhaltung schafft die gewünschte Transparenz über Vertriebsprozesse. Angebotserstellung mit Versionierung, Pipeline-Management und Forecasting-Funktionen ermöglichen systematische Kundenpflege.
2. Projekt- und Auftragsmanagement
Das Projektmodul bildet komplexe F&E-Projekte mit Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards und Meilensteinplanung ab. Bis zu zehn Projektdimensionen erlauben differenzierte Auswertungen nach Kostenstellen, Kostenträgern und Geschäftsstellen – ideal für Drittmittelprojekte unterschiedlicher Geldgeber. Die Ressourcenplanung verhindert Doppelbuchungen und visualisiert Auslastungen teamübergreifend. Der Projekt-Deckungsbeitrag wird in Echtzeit auf Basis von Stundenverrechnungssätzen berechnet, sodass Budgetüberschreitungen sofort erkennbar sind. Die flexible Abbildung verschiedener Projekt- und Auftragstypen ermöglicht die Anpassung an unterschiedliche Kooperationsmodelle.
3. E-Prozesse / Workflow
Der visuelle Workflow-Designer ermöglicht die Erstellung mehrstufiger Prüf- und Freigabeprozesse ohne Programmierung. Vorkonfigurierte Workflows für Rechnungsfreigabe, Bedarfsanforderungen (BANF) und Vertragsmanagement sind per Drag-and-Drop anpassbar. Mehrstufige Freigaben nach Abteilung, Rolle und Betragsgrenze, automatisierte Benachrichtigungen und Eskalationsregeln bei Verzögerungen sind Standard. Die KI-gestützte Rechnungsverarbeitung extrahiert Daten automatisch und routet sie zum zuständigen Freigeber. Audit-Trails dokumentieren jeden Prozessschritt revisionssicher.
Zusätzliche Module für Ihr Institut:
Dokumentenmanagement (DMS): BSI C5-testiertes System mit revisionssicherer GoBD-Archivierung, OCR-Volltexterkennung und automatischer Überwachung von Aufbewahrungsfristen
Zeiterfassung: Mobile und Desktop-Zeiterfassung mit automatischer Zuordnung zu Projekten und Kostenstellen
Finanzbuchhaltung: GoBD-zertifiziert (PwC-geprüft) mit DATEV-Schnittstelle für Steuerberaterzugriff
Business Intelligence: Dashboards und Reports in Echtzeit mit Export nach Excel, PDF und CSV
Technische Umsetzung:
Wir verstehen, dass Ihre Ausschreibung On-Premise fordert. Scopevisio ist jedoch ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar und das ist kein Nachteil, sondern Ihr strategischer Vorteil:
Höchste Sicherheit: BSI C5-Testat (ab Juli 2025 verpflichtend für Bundesbehörden), ISO 27001-Zertifizierung, ausschließlich deutsches Hosting in Frankfurt
Keine IT-Betriebskosten: Entfall von Hardware, Wartung, Backup-Management und IT-Personal für Systembetrieb
Automatische Updates: Neue Features, Sicherheitspatches und Compliance-Updates ohne Ausfallzeiten
99,9% Verfügbarkeit: Georedundante Rechenzentren mit professionellem 24/7-Monitoring
Schnellere Implementierung: Produktivbetrieb in Wochen statt Monaten
Integration und Schnittstellen:
SAP-Anbindung: Über REST-API und Middleware (Azure Logic Apps, MuleSoft) für bidirektionalen Datenaustausch mit Ihrem SAP-System
MES-Integration: CSV/XML-basierte Schnittstelle mit Scheduler für Produktions- und Prüfdaten
Excel-Migration: Drag-and-Drop-Import mit Spalten-Mapping für historische Datensätze
AD/LDAP/SSO: Implementierung über Identity-Broker (Keycloak, Azure AD B2C)
E-Rechnung: Native Unterstützung für ZUGFeRD und XRechnung
Skalierbarkeit und Nutzerverwaltung:
Scopevisio skaliert problemlos für 100-500 Nutzer mit granularer Rollen- und Rechteverwaltung. Externe Partner (Kunden, Kooperationspartner) können über sichere externe Links mit konfigurierbarem Passwortschutz und Verfallsdatum eingebunden werden. Die Scopevisio2Go-App ermöglicht mobile Nutzung für Freigaben, Dokumenten-Upload und Zeiterfassung – auch außerhalb des Instituts.
Benutzerfreundlichkeit:
Die intuitive Oberfläche benötigt minimale Einarbeitung. Online-Schulungen, Video-Tutorials und deutscher Support per Telefon, E-Mail und Live-Chat sind inklusive. Für wissenschaftliches, technisches und kaufmännisches Personal bieten wir rollenspezifische Trainings.
Warum Scopevisio die richtige Wahl ist:
Mit über 7.500 Kunden, darunter die European Society of Radiology, Fraunhofer-Kooperationen und 20+ Kliniken, haben wir die Anforderungen von Forschungs- und Wissenschaftsorganisatione
Warum Scopevisio gegenüber On-Premise-Lösungen die bessere Wahl ist
Die Forderung nach On-Premise basiert häufig auf Sicherheitsbedenken, die durch moderne Cloud-Technologie längst überholt sind. Scopevisio bietet nicht nur die geforderte Funktionalität, sondern löst die grundlegenden Probleme, die Sie mit On-Premise hätten:
1. Überlegene Sicherheit durch Spezialisierung
Das Problem mit On-Premise: Selbstbetriebene Systeme erfordern dediziertes IT-Personal für Patch-Management, Backup-Strategien, Disaster Recovery und Security-Monitoring. Der IT-Fachkräftemangel macht qualifiziertes Personal kaum verfügbar und teuer.
Unser Cloud-Vorteil:
BSI C5-Testat: Ab Juli 2025 verpflichtend für Bundesbehörden – Scopevisio ist bereits testiert
ISO 27001-Zertifizierung: Extern auditiertes Informationssicherheits-Managementsystem
24/7-Security-Operations-Center: Professionelle Analysten überwachen Bedrohungen rund um die Uhr
Tägliche Security-Scans: Automatische Schwachstellenerkennung und monatliche Penetrationstests
Deutsches Hosting: Digital Frankfurt GmbH in Frankfurt am Main – Daten verlassen Deutschland nicht
Das BSI bezeichnet Cloud Computing als „notwendiges Rückgrat für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung". Die Lünendonk-Studie 2025 belegt: 80% der öffentlichen Verwaltungen messen Cloud hohe Priorität bei, 60% betrachten Cloud als Schlüssel gegen IT-Fachkräftemangel.
2. TCO-Vorteil von 30-50% über zehn Jahre
Die versteckten Kosten von On-Premise:
Hardware-Investition (Server, Storage, Netzwerk)
Separate Datenbanklizenzen
21-22% jährliche Wartungskosten auf Lizenzwert
IT-Personal für Betrieb, Wartung und Support
Hardware-Refresh alle 3-5 Jahre
Kosten für Backup-Infrastruktur und Disaster Recovery
Energiekosten und Raumkosten für Serverräume
Unser All-Inclusive-Modell: Implementierungskosten Cloud: ca. 24.000 USD vs. On-Premise: ca. 700.000 USD bei 100 Mitarbeitern. Monatliche Gebühren ab 14 €/Nutzer beinhalten Updates, Backups, Sicherheitspatches, Support und Infrastruktur. Keine versteckten Folgekosten, keine Hardware-Investitionen, keine IT-Betriebskosten.
3. Höhere Verfügbarkeit und Business Continuity
On-Premise-Risiken: Ein Experte bringt es auf den Punkt: „Sollte ein Flugzeug auf das Rechenzentrum stürzen, hat man keine 99,9% Verfügbarkeit mehr, sondern möglicherweise lange Zeit hundertprozentigen Ausfall."
Cloud-Garantie:
99,9% Verfügbarkeit (maximal 52 Minuten Ausfall pro Jahr)
Drei georedundante Rechenzentren in Frankfurt
Automatische Failover-Mechanismen
Tägliche Backups mit georedundanter Speicherung
Professionelle Disaster-Recovery-Prozesse
4. Automatische Compliance ohne Zusatzaufwand
On-Premise-Herausforderung: GoBD-Konformität, DSGVO-Anforderungen und E-Rechnungs-Pflicht erfordern ständige Systemanpassungen. Ihre IT-Abteilung müsste Updates selbst einspielen und testen.
Cloud-Vorteil:
Automatische GoBD-Updates
DSGVO-Konformität durch Design
E-Rechnungs-Formate (ZUGFeRD, XRechnung) sofort verfügbar
Compliance-Updates ohne Ausfallzeiten
Externe PwC-Prüfung (IDW PS 880) bestätigt Konformität
5. Schnellere Implementierung
On-Premise-Realität: SAP Business One erfordert 1-6+ Monate Implementierung plus Hardware-Beschaffung. Die IT-Abteilung ist monatelang mit Installation, Konfiguration und Tests beschäftigt.
Cloud-Geschwindigkeit: Produktivbetrieb in Wochen. Keine Hardware-Beschaffung, kein Infrastruktur-Setup. Excel-Datenmigration per Drag-and-Drop. Modulweise Einführung ermöglicht gestaffelte Rollouts nach Abteilungen.
6. Zukunftssicherheit
Der Cloud-ERP-Markt wächst mit 20% jährlich, On-Premise nur noch mit 2%. Cloud-Lösungen machen bereits 70% des gesamten ERP-Marktes aus. Gartner prognostiziert: „By 2027, more than 80% of organizations will be in the process of changing their ERP strategies." Der OCRE-Rahmenvertrag ermöglicht bereits 35 Ländern – auch dem CERN – die rechtssichere Cloud-Beschaffung für Forschungseinrichtungen.
7. Mobile Flexibilität für moderne Arbeitswelt
On-Premise-Limitation: VPN-Zugriff erforderlich, komplexe Konfiguration für Home-Office, eingeschränkte mobile Nutzung.
Cloud-Realität:
Zugriff von überall mit Internetverbindung
Native Mobile Apps (iOS/Android) für Freigaben unterwegs
Nahtloses Home-Office ohne VPN
Externe Partnerzugriffe ohne Firewall-Komplexität
Konkrete Praxiserfahrung aus Wissenschaft:
Die European Society of Radiology migrierte während der COVID-19-Pandemie zu Scopevisio und erreichte:
50% schnelleren Freigabeprozess bei Rechnungen
Nahtloses Home-Office ohne VPN-Komplexität
Entlastung der IT-Abteilung von Wartungsaufgaben
Dominik Elmer, stellvertretender Abteilungsleiter Accounting & HR: „Der oft mühsame Freigabeprozess wird mit simplen Maßnahmen erleichtert und für die betreffenden Personen wesentlich angenehmer gestaltet."
Ihr Kerngeschäft ist Forschung, nicht IT-Betrieb. Scopevisio ermöglicht Ihrem wissenschaftlichen Personal, sich auf F&E zu konzentrieren, während wir uns um Infrastruktur, Sicherheit und Compliance kümmern.
Referenzen und Praxiserfahrungen aus Forschung, Wissenschaft und Technologie
1. European Society of Radiology (ESR) – Wien
Ausgangssituation: Die europäische Fachgesellschaft für Radiologie mit Sitz in Wien benötigte eine Lösung für Finanzbuchhaltung, Rechnungsfreigabe und Dokumentenmanagement. Besondere Herausforderung: Die COVID-19-Pandemie erforderte sofortige Home-Office-Fähigkeit.
Implementierung: Migration während der Pandemie auf Scopevisio Cloud-ERP. Schwerpunkt auf digitalen Freigabeprozessen und Cloud-Zugriff ohne VPN.
Ergebnisse:
50% schnellerer Freigabeprozess bei Eingangsrechnungen
Nahtlose Home-Office-Umstellung ohne VPN-Komplexität
Vollständige Nachvollziehbarkeit durch Audit-Trails
Entlastung der IT-Abteilung von Wartungsaufgaben
Zitat Dominik Elmer, stellv. Abteilungsleiter Accounting & HR: „Der oft mühsame Freigabeprozess wird mit simplen Maßnahmen erleichtert und für die betreffenden Personen wesentlich angenehmer gestaltet."
Relevanz für FBH: Wissenschaftsorganisation mit internationalen Partnern, ähnliche Anforderungen an Compliance und Dokumentation, erfolgreiche Cloud-Migration unter Zeitdruck.
2. Konrad Technologies – Entwickler kundenspezifischer Testlösungen
Unternehmensprofil: Entwickler kundenspezifischer Testlösungen für ADAS (Advanced Driver Assistance Systems) und Automotive. Globale Standorte in Reutlingen, USA und Asien. Technologieintensiv mit komplexen Projektstrukturen.
Anwendungsfall: Auftrags- und Abrechnungsabwicklung für kundenspezifische Entwicklungsprojekte mit unterschiedlichen Abrechnungsmodellen (Time & Material, Festpreis, Retainer).
Implementierte Module:
Projektmanagement mit Deckungsbeitragsrechnung
Ressourcenplanung über Standorte hinweg
Zeiterfassung mit automatischer Projektzuordnung
Flexible Fakturierung nach verschiedenen Abrechnungsmodellen
Relevanz für FBH: Ähnliche Projektstrukturen (kundenspezifische F&E-Aufträge), internationale Dimension, Technologiefokus.
3. Saxess AG – Software für Beteiligungsmanagement
Ausgangssituation: Softwareunternehmen für Beteiligungsmanagement mit Kunden im öffentlichen Sektor. Fragmentierte Systemlandschaft (Excel, isolierte Tools), manuelle Freigabeprozesse dauerten mehrere Tage.
Implementierung: Scopevisio für Auftragsmanagement, Zeiterfassung und Workflow-Automation.
Ergebnisse:
50% Automatisierung von Routinetätigkeiten
Freigabeprozesse reduziert von mehreren Tagen auf maximal einen Tag
Vollständige Transparenz über Projektrentabilität
Relevanz für FBH: Kunden im öffentlichen Sektor, ähnliche Compliance-Anforderungen, erfolgreiche Ablösung fragmentierter Systemlandschaft.
4. Discovergy/Inexogy – Smart Metering
Unternehmensprofil: Smart-Metering-Unternehmen mit ~70 Mitarbeitern, starkes Wachstum im regulierten Energiemarkt.
Herausforderung: Skalierbarkeit der Systeme für geplantes Wachstum, Compliance mit Energie-Regulierung.
Zitat: „Scopevisio ist die Basis für unser zukünftiges Wachstum."
Relevanz für FBH: Reguliertes Umfeld mit hohen Compliance-Anforderungen, erfolgreiche Skalierung von 70 auf geplant 200+ Mitarbeiter.
Module im Einsatz bei diesen Kunden:
Die genannten Referenzen nutzen typischerweise folgende Modulkombinationen:
CRM und Vertriebsmanagement
Projektmanagement mit Deckungsbeitragsrechnung
Zeiterfassung (mobil und Desktop)
Workflow-Automation für Freigabeprozesse
DMS mit revisionssicherer Archivierung
Finanzbuchhaltung mit DATEV-Schnittstelle
Business Intelligence und Reporting
Welche Module sich bei ähnlichen Organisationen bewährt haben:
Für Forschungseinrichtungen und technologieintensive Unternehmen empfehlen wir basierend auf unseren Erfahrungen:
Projektmodul mit Deckungsbeitragsrechnung: Transparenz über Drittmittelprojekte
Zeiterfassung mit automatischer Projektzuordnung: Genauer Nachweis gegenüber Geldgebern
Workflow-Designer: Digitalisierung institutsspezifischer Prüfprozesse
DMS mit GoBD-Archivierung: Compliance bei Fördermittelprüfungen
Mobile Apps: Freigaben auch außerhalb des Instituts
Implementierungserfahrung:
Typische Projektlaufzeiten bei vergleichbaren Organisationen:
Kick-off bis Go-Live: 8-12 Wochen
Excel-Datenmigration: 2-4 Wochen
Schulung: 3-5 Tage (rollenspezifisch)
Parallelbetrieb: optional 4 Wochen
Die schnellste Implementierung erfolgte in 6 Wochen (eyeo GmbH), die umfangreichste Migration (15 Jahre historische Daten) dauerte 16 Wochen.
