ResearchFlow – Smart ERP for Smarter Research
Unsere Lösung ist eine vollintegrierte, modulare ERP-Plattform, die speziell für die Anforderungen öffentlich finanzierter Forschungseinrichtungen mit industriellem Auftragsgeschäft konzipiert wurde. Das System vereint CRM, Projekt- und Auftragsmanagement sowie E-Prozesse in einer einheitlichen, webbasierten Oberfläche.
Modul 1: CRM / Sales-Funnel
Funktionsumfang:
Organisationsverwaltung: Vollständige Stammdatenpflege für Kunden, Partner, Behörden und Konsortialpartner mit Klassifizierung nach Typ (Industrie, Forschung, Öffentlich) und Branche
Kontaktmanagement: Hierarchische Kontaktstrukturen mit Primärkontakt-Kennzeichnung, Positionszuordnung und Abteilungszugehörigkeit
Lead-Management: Erfassung von Anfragen mit Quelle (Messe, Website, Empfehlung, etc.), Bewertung des Potenzials und automatische Statusverfolgung
Opportunity-Pipeline: Visueller Sales-Funnel mit Wahrscheinlichkeitsbewertung, erwarteten Abschlussdaten und Umsatzprognosen
Angebotswesen: Strukturierte Angebotserstellung mit Positionslogik, Gültigkeitsdaten und Versionierung
Besonderheiten für das FBH:
- Abbildung verschiedener Kundentypen (Industrie, öffentliche Auftraggeber, Konsortien)
- Durchgängige Nachverfolgbarkeit vom ersten Kontakt bis zum Auftrag
- Filterbare Listen mit Such-, Sortier- und Statusfilterfunktionen
Modul 2: Projekt- und Auftragsmanagement
Projekttypen:
Das System unterstützt die drei Kernauftragstypen des FBH:
1. Forschungsaufträge: Langfristige F&E-Projekte mit Meilensteinen und Zwischenabrechnungen
2. Prüfaufträge: Standardisierte Testverfahren mit Maschinenallokation und Protokollgenerierung
3. Industrieprojekte: Konsortialvorhaben mit Budgettracking und Mittelverwendungsnachweisen
Planungswerkzeuge:
Gantt-Chart: Interaktive Zeitplanung mit Abhängigkeiten und Meilenstein-Visualisierung
Kanban-Board: Agile Aufgabenverwaltung mit Drag-and-Drop-Statusänderungen
Aufgabenverwaltung: Zuweisung, Priorisierung, Zeitschätzung und Ist-Erfassung
Ressourcenplanung:
Personalressourcen: Mitarbeiterverwaltung mit Kompetenzen, Verfügbarkeit und Stundensätzen
Maschinenressourcen: Equipment-Verwaltung mit Wartungszyklen, Kapazitäten und Auslastung
MES-Integration:
Eine dedizierte Schnittstelle ermöglicht die bidirektionale Kommunikation mit dem MES-System:
Empfang von Maschinenstatus und Produktionsaufträgen
Import von Testergebnissen und Messdaten
Wartungsereignisse und Kapazitätsmeldungen
Modul 3: E-Prozesse / Workflow
Workflow-Engine:
Visueller Workflow-Editor: Erstellung und Bearbeitung von Workflows ohne Programmierung
Trigger-Typen: Manuelle Auslösung, zeitgesteuert, ereignisbasiert
Schritttypen: Benachrichtigungen, Aufgabenerstellung, Statusänderungen, Genehmigungen
Automatisierungen:
Wiederkehrende Rechnungen: Automatische Generierung basierend auf definierten Intervallen (wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich)
Mahnwesen: Mehrstufiges Eskalationsmodell mit konfigurierbaren Fristen und Mahngebühren
Tägliche Verarbeitung: automatisierte Rechnungserstellung und Zahlungserinnerungen
E-Rechnung:
Generierung von XRechnung (konform mit dem Standard für öffentliche Auftraggeber)
PDF-Export mit eingebetteten strukturierten Daten
Vorlagenbasierte Rechnungserstellung mit konfigurierbarem Corporate Design
Audit-Trail:
Lückenlose Protokollierung aller Änderungen an Entitäten
Erfassung von Benutzer, Zeitstempel, IP-Adresse und Vorher/Nachher-Werten
Filterbare Audit-Log-Ansicht für Compliance-Anforderungen
Modul 4: Finanzen und Reporting
Rechnungswesen:
Erstellung von Ausgangsrechnungen und Gutschriften
Verknüpfung mit Projekten, Organisationen und Kontakten
Statusverfolgung (Entwurf, Gesendet, Bezahlt, Überfällig)
Vorlagen:
Konfigurierbare Rechnungsvorlagen mit Logo, Bankdaten, Zahlungsbedingungen
Farbschema und Schriftart anpassbar
Kopf- und Fußtexte für rechtliche Hinweise
Dashboard:
Überfällige Rechnungen mit Alterungsanalyse
Anstehende wiederkehrende Rechnungen
Umsatzübersichten und Pipeline-Wert
Modul 5: Qualitätsmanagement
Maschinenverwaltung:
Vollständige Stammdaten (Hersteller, Modell, Seriennummer, Standort)
Wartungsplanung mit letztem und nächstem Wartungstermin
Kapazitäts- und Stundensatzverwaltung
Prüfprotokolle:
Dokumentation von Testergebnissen
Verknüpfung mit Projekten und Maschinen
Modul 6: Administration
Benutzerverwaltung:
8 vordefinierte Rollen: Admin, Vertrieb, Projektleiter, Produktion, Qualität, Einkauf, Finanzen, Extern
Granulare Berechtigungen auf Entitäts- und Feldebene
Row-Level-Security (RLS) auf Datenbankebene
Datenmigration:
Excel-Import-Wizard: Mehrstufiger Assistent für den Import aus bestehenden Strukturen
Feldmapping mit Vorschau
Validierung und Duplikaterkennung
Dry-Run-Modus zur Prüfung vor dem Import
Schnittstellen:
SAP-Interface: Export/Import von Rechnungen, Debitoren, Kreditoren, Kostenstellen (CSV, XML, JSON)
MES-Integration: Webhook-basierte Kommunikation für Produktionsdaten
Zuvor noch abschließend Angaben zur Komplettlösung:
Technische Umsetzung
Architektur:
- Moderne Web-Anwendung (React, TypeScript, Tailwind CSS)
- PostgreSQL-Datenbank mit Row-Level-Security
- Serverless Edge Functions für Hintergrundverarbeitung
On-Premise-Deployment:
- Docker Compose für einfache Installation
- Nginx Reverse Proxy mit SSL/TLS
- Dokumentierte Hardware-Anforderungen für 100-500 Nutzer
- Backup-Strategien und Monitoring-Konzepte
Sicherheit:
- Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS)
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Revisionssichere Audit-Trails
- DSGVO-konforme Datenhaltung
Mehrsprachigkeit:
- Vollständige Lokalisierung (Deutsch/Englisch) - weitere Sprachen auf Anfrage
- Sprachumschaltung zur Laufzeit
Mehrwert
1. Spezialisierung auf Forschungseinrichtungen
Im Gegensatz zu generischen ERP-Systemen wurde unsere Lösung speziell für die Anforderungen von Forschungsinstituten mit industriellem Auftragsgeschäft konzipiert:
- Drei dokumentierte Demo-Szenarien (Forschungsauftrag, Prüfauftrag, Industrieprojekt) zeigen die direkte Anwendbarkeit
- Abbildung von Konsortialstrukturen und öffentlicher Förderung
- Integration von Qualitätsmanagement und Prüfprotokollen
- Unterstützung der XRechnung für öffentliche Auftraggeber
2. Integrierter Ansatz statt Insellösungen
Während viele Anbieter separate Systeme für CRM, Projektmanagement und Finanzen anbieten, liefern wir eine nahtlose Integration:
- Durchgängige Datenverfügbarkeit von der Anfrage bis zur Rechnung
- Keine Schnittstellen-Brüche zwischen Modulen
- Einheitliche Benutzeroberfläche für alle Funktionsbereiche
- Konsistente Berechtigungslogik über alle Module
3. Automatisierung ohne Programmierung
Unsere Workflow-Engine ermöglicht No-Code-Automatisierung:
- Workflows können von Fachanwendern erstellt und angepasst werden
- Automatische Rechnungsgenerierung und Mahnwesen reduzieren manuelle Arbeit
- Benachrichtigungen und Statusübergänge sind konfigurierbar
4. Investitionssicherheit
Offene Standards und Erweiterbarkeit:
- Moderne, zukunftssichere Technologien (React, TypeScript, PostgreSQL)
- Dokumentierte APIs für Drittsystem-Integration
- Keine Vendor-Lock-in durch proprietäre Formate
Transparente Kostenstruktur:
- Modulares Lizenzmodell (Named User / Concurrent User)
- Spezielle Pakete für Forschungseinrichtungen (FI-100, FI-300, FI-500)
- Inklusive Wartung und Sicherheitsupdates
5. Praxiserprobte Migration
Der Excel-Import-Wizard wurde speziell für die Ablösung bestehender Excel-basierter Prozesse entwickelt:
- Schrittweise Migration ohne Datenverlust
- Erhalt historischer Datensätze mit Zeitstempeln
- Duplikaterkennung und Validierung vor Import
- Testlauf (Dry-Run) vor produktiver Übernahme
6. Vollständige Dokumentation
Das System wird mit umfassender Dokumentation geliefert:
- Deployment-Handbuch: Docker, Nginx, Backups, Monitoring
- Hardware-Anforderungen: Skalierung von 100-500 Nutzern
- Schulungskonzept: Rollenbasierte Trainingsmodule
- Support-Konzept: SLAs, Eskalation, Wartungsfenster
- Lizenzmodell: Transparente Preisstruktur
7. Schnelle Implementierung
Durch die modulare Architektur und vorkonfigurierte Komponenten ist eine schnelle Produktivschaltung möglich:
Vordefinierte Rollen und Berechtigungen
Beispiel-Workflows als Ausgangsbasis
Demo-Daten für Schulungen und Tests
Schrittweise Einführung einzelner Module möglich
Individuelle Wünsche können jederzeit berücksichtigt werden
Parlison Code Couture vereint technologische Innovationskraft, datenbasierte Automatisierung und praxisnahe Prozesskompetenz. Das Unternehmen entwickelt modulare ERP‑ und Prozessplattformen, die modernste Web‑ und KI‑Technologien kombinieren und gezielt auf die Anforderungen forschender wie industriell geprägter Organisationen zugeschnitten sind.
Timo Külbel, technischer Leiter und Architekt der Systeme, verantwortet die Entwicklung modularer, sicherer und skalierbarer Plattformen auf Basis von React, TypeScript, PostgreSQL, Serverless Edge Functions und containerisierten On‑Premise‑Umgebungen. Seine Lösungen vereinen saubere Softwarearchitektur mit maximaler Anpassbarkeit und erfüllen höchste Anforderungen an Datenschutz, Performance und Wartbarkeit.
Lars Zimmermann, Wirtschaftsfachwirt, Handwerksmeister, Ausbilder und zertifizierter KI‑Manager, ergänzt diese technische Stärke durch umfassende Erfahrung u.a. aus der Luftfahrt, Zerspanungsindustrie, Personaldienstleistung und Immobilienwirtschaft. Er verantwortet die Prozessmodellierung, Anwenderorientierung und den gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz in den Unternehmenslösungen.
Ein zentrales Entwicklungsfeld ist die Integration von KI‑basierten Automatisierungen in betriebliche Abläufe. Dazu gehören:
Intelligente Chatbots für Nutzerinteraktion, Ticketbearbeitung und Mitarbeitersupport.
Automatische Datenklassifikation und Lead‑Scoring im CRM auf Basis historischer Kommunikation.
Adaptive Projektsteuerung, die aus Vergangenheitsdaten Projektrisiken, Ressourcenbedarf und Verzögerungen vorhersagt.
Dokumenten‑ und E‑Mail‑Analyse, die Informationen automatisch extrahiert und relevanten Entitäten (Projekten, Kunden, Aufträgen) zuordnet.
Generative Textunterstützung bei Angebotserstellung, Protokollen und Leistungsnachweisen.
Durch diese KI‑gestützten Prozesse werden administrative Aufwände reduziert, Datenqualität verbessert und Entscheidungen datenbasiert unterstützt – ein entscheidender Vorteil für Organisationen mit vielen parallel laufenden Projekten und hoher Variabilität.
Praxisbeispiele belegen die Anwendungsbreite der Lösungen:
Zerspanungsbetriebe: Projekt‑ und Ressourcenmanagement mit automatischer Maschinen‑ und Auftragszuordnung.
Personaldienstleister: KI‑gestützte Matching‑Algorithmen zwischen Anforderungen und Profilen.
Immobilienverwaltungen: Workflow‑basierte Vertragsverwaltung mit automatischer Fristenüberwachung.
LinkedIn‑Navigator: KI‑basierte Lead‑Erkennung, Klassifizierung und Nachverfolgung von Kontakten.
In allen Projekten wurden Module wie CRM / Sales‑Funnel, Projekt‑ und Auftragsmanagement, E‑Prozesse / Workflow‑Engine und Finanz‑Reporting produktiv eingesetzt – ergänzt durch KI‑Komponenten zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und zur Analyse von Prozessdaten.
Zur langfristigen Professionalisierung und rechtlichen Absicherung gegenüber öffentlichen Auftraggebern wurde am 9. Januar 2026 die Parlison Code Couture UG (haftungsbeschränkt) gegründet. Eine Weiterentwicklung zur GmbH ist geplant, um die strukturelle und rechtliche Basis für zukünftige Kooperations‑ und Forschungsvorhaben zu stärken.
Mit dieser Kombination aus technologischer Exzellenz, Künstlicher Intelligenz und praxisbewährter Prozessgestaltung bietet Parlison Code Couture eine ideale Grundlage, um die digitale Transformation an Forschungseinrichtungen wie dem Ferdinand‑Braun‑Institut nachhaltig zu unterstützen – durch ein integriertes, intelligentes und zukunftssicheres Auftrags‑ und Projektmanagementsystem.
