smartextract – KI-gestützter, modularer Workflow-Baustein für dokumentenbasierte Auftragsprozesse
Lösungsansatz und Funktionen
smartextract (https://smartextract.ai) ist kein klassisches Auftragsmanagement-, CRM-, Projektmanagement- oder ERP-System.
Die KI-Lösung versteht sich als modularer Workflow- und Automatisierungsbaustein für dokumentenbasierte Prozesse im Auftragsmanagement, der bestehende Systeme wie CRM-, ERP- und Auftragsmanagementlösungen gezielt ergänzt und Mitarbeitende durch KI-gestützte Automatisierung entlastet.
smartextract ersetzt keine bestehenden Fachsysteme und ist bewusst nicht als End-to-End-Plattform konzipiert, sondern als integrierbarer Baustein innerhalb einer modularen Systemarchitektur.
Im Kontext von CRM-, Projekt- und Auftragsmanagement übernimmt smartextract insbesondere folgende Aufgaben:
automatisierte, KI-basierte Erfassung relevanter Geschäftsdaten aus eingehenden Dokumenten und E-Mails (z. B. Anfragen, Angebote, Verträge, Projektunterlagen)
automatische Validierung der erfassten Daten
Freigabe der Daten durch ausgewählte Mitarbeitende
automatisierte, strukturierte Übergabe der geprüften Daten an angebundene CRM-, Projektmanagement-, ERP- oder MES-Systeme
Damit bildet smartextract die prozesskritischen Schritte zwischen Dokumenteneingang und systemischer Weiterverarbeitung ab und stellt sicher, dass nachgelagerte Systeme automatisiert mit konsistenten und geprüften Daten arbeiten können.
Wirkung
Beschleunigung administrativer Prozesse
Vermeidung redundanter Arbeiten
Grundlage für ein zukunftssicheres, digitales Auftragsmanagement
Entlastung der Mitarbeitenden und Erhöhung der Prozesssicherheit
On-Premise-Installation und Systemressourcen
smartextract kann vollständig on-premise betrieben werden.
Die Bereitstellung erfolgt containerbasiert über Docker und lässt sich in bestehende IT- und KI-Infrastrukturen integrieren.
Sicherheit und Compliance
smartextract ist für den Einsatz in sicherheitskritischen und regulierten Umgebungen konzipiert. Die Lösung verfügt über ein rollen- und rechtebasiertes Zugriffskonzept. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Eine Integration in bestehende Authentifizierungs- und Identitätsmanagement-Systeme (z. B. AD / LDAP / SSO) ist möglich. Zugriffe auf Daten und Funktionen sind auf das notwendige Maß beschränkt (Need-to-know-Prinzip).
smartextract ist DSGVO-konform einsetzbar und wird auf Basis eines
Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) betrieben.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zweckgebunden und gemäß den Vorgaben des Auftraggebers.
Die Lösung ist so ausgelegt, dass:
keine kundenspezifischen Daten für ein allgemeines Training von KI-Modellen verwendet werden
Datenverarbeitung, Speicherung und Löschung klar nachvollziehbar geregelt sind
Verantwortlichkeiten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer eindeutig getrennt sind
Alle relevanten Verarbeitungsschritte sind nachvollziehbar und auditierbar, darunter:
Dokumenteneingang
Datenerfassung und -extraktion
Validierungs- und Freigabeschritte
Übergabe der Daten an angebundene Systeme
Dies ermöglicht revisionssichere Prozesse und eine transparente Dokumentation.
Für den On-Premise-Betrieb stehen geregelte Verfahren für Updates, Wartung und Sicherheits-Patches zur Verfügung. Aktualisierungen erfolgen kontrolliert und abgestimmt mit dem Auftraggeber.
Benutzerfreundlichkeit, Schulung und Skalierbarkeit
Bedienbarkeit für unterschiedliche Rollen
smartextract ist auf eine einfache und intuitive Bedienung ausgelegt und berücksichtigt die Anforderungen von:
wissenschaftlichem Personal
technischem Personal
kaufmännischem und administrativem Personal
Der Fokus liegt auf der Reduktion manueller Dateneingaben sowie auf der Bereitstellung klar strukturierter, geprüfter Informationen zur Weiterverarbeitung.
Schulungs- und Unterstützungsangebote
Für Einführung und Betrieb stehen strukturierte Schulungs- und Unterstützungsangebote zur Verfügung, darunter:
Einweisungen für unterschiedliche Nutzergruppen
begleitende Unterstützung während der Einführungsphase
Unterstützung bei der Anpassung an spezifische Prozesse
Skalierbarkeit
Die Architektur von smartextract ist für den Einsatz mit 100 bis 500+ Nutzerinnen und Nutzern ausgelegt und unterstützt wachsende Dokumenten- und Prozessvolumina, ohne dass grundlegende Anpassungen an der Systemarchitektur erforderlich sind.
Zusammenfassung der Abgrenzung
Ein wesentlicher Unterschied zu vielen Marktteilnehmenden liegt darin, dass smartextract aus der dida Datenschmiede hervorgegangen ist – einer der erfahrenen KI-Umsetzungspartner in Deutschland.
smartextract wurde auf Basis von nahezu zehn Jahren Erfahrung in der Umsetzung von KI-Projekten entwickelt, insbesondere in:
öffentlichen Einrichtungen
Großprojekten mit hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
Zu den Umfeldern, in denen dida Erfahrungen gesammelt hat, zählen unter anderem Projekte mit und für:
öffentliche Auftraggeber auf Landes- und Bundesebene
große Industrie- und Infrastrukturunternehmen
Diese Erfahrung fließt direkt in smartextract ein. Für den Auftraggeber bedeutet das:
Neben der Technologie steht ein Team zur Verfügung, das die organisatorischen, technischen und regulatorischen Herausforderungen komplexer Projekte kennt und bei Bedarf aktiv in die Umsetzung eingebunden werden kann.
smartextract unterscheidet sich von anderen Lösungen dadurch, dass:
moderne, LLM-basierte Dokumentenverarbeitung eingesetzt wird
On-Premise-Betrieb und DSGVO-Konformität realistisch und erprobt umgesetzt werden
bestehende Systemlandschaften ergänzt statt ersetzt werden
die Lösung flexibel an spezifische Anforderungen angepasst werden kann
zusätzlich fundierte Umsetzungserfahrung aus öffentlichen und großskaligen Projekten eingebracht wird
Damit eignet sich smartextract besonders für Organisationen, die dokumentenbasierte Prozesse zuverlässig, prüfbar und zukunftssicher automatisieren wollen.
smartextract (ein Produkt der dida Datenschmiede GmbH) ist bei verschiedensten Kunden in Deutschland im Einsatz (https://smartextract.ai) z.B. on-geo (Bankensektor, automatisierte Extraktion und Validierung von Grundbuchdaten für Kreditprozesse).
Exklusive Partnerschaft on-geo / smartextract
Übersicht dida Projekte
Die aufgeführten Projekte beziehen sich auf Umsetzungs- und Beratungserfahrung der dida Datenschmiede GmbH und dienen zur Einordnung der Projekterfahrung; nicht alle genannten Projekte betreffen das Produkt smartextract.
