brainX Software

Zielbild: Das FBH sucht eine möglichst integrierte Komplettlösung, die CRM/Sales-Funnel, Projekt- und Auftragsmanagement sowie E-Prozesse/Workflows in einem System verbindet und eine durchgängige Nachverfolgbarkeit von der Anfrage bis zur Abrechnung ermöglicht.  

Unser Ansatz: Wir erreichen dieses Ziel mit brainX als modularer Plattform auf einem gemeinsamen Datenmodell (Kunde/Organisation, Kontakte, Lead/Anfrage, Angebot/Auftrag, Projekt, Aufgaben/Meilensteine, Dokumente/E-Mails, Abrechnung/Belege, Status & Verantwortlichkeiten) und einem hohen Automatisierungsgrad über No-Code-Workflows.

1) CRM / Sales-Funnel – vollständig im Standard

• Das FBH-Anforderungsfeld „CRM/Sales-Funnel“ (Kontakte, Leads, Angebote, Forecasts/Analysen, Dokumente, E-Mail-Integration) bilden wir im Standard in brainX vollständig ab.  

• Zentrale Kunden-/Kontakt- und Organisationsverwaltung, Dokumente und Aktivitäten (Aufgaben/Termine/Kommentare)

• E-Mail-Integration inkl. Microsoft-365-Synchronisation für E-Mails/Kalender/Aufgaben/Teams-Meetings

• Reporting/Analysen (Berichte, Dashboards) zur Steuerung und Transparenz im Vertriebsprozess

• Optionales Vertriebs-„Funktionspaket Sales“ für erweiterte Sales-Funktionen (z. B. Aufträge, Preislisten, Lead-Erfassung, Besuchsberichte, VoIP)

2) Projekt- und Auftragsmanagement – über brainX Projekte (Standard-Paket + Erweiterungen)

Für das Projekt- und Auftragsmanagement setzen wir das brainX „Projekte“-Paket ein. Damit lassen sich Projekte zentral anlegen, steuern und nachverfolgen – inkl. Meilensteinen, Aufgabenlogik, Zeiterfassung (Timesheets) und Budget-/Stundenkontingenten.  

Dieses Modul ist bewusst schlank gehalten und deckt den Kernbedarf (Projektstatus, Meilensteine, Timesheets, Kontingente, Nachverfolgbarkeit) ab.

Abgrenzung/Erweiterung: Eine vollumfängliche Ressourcenplanung (Personal/Maschinen) wie in der Challenge beschrieben   kann je nach Zielbild entweder individuell erweitert oder über Anbindung einer Drittsoftware umgesetzt werden.

Die geforderte MES-Integration (Produktions-/Prüfdaten) erfolgt bei Bedarf über Schnittstellen (REST-API/Integrationslayer) und eine definierte Datenflussarchitektur (z. B. Übergabe von Produktions-/Prüfstatus an Auftrags-/Projektobjekte inkl. Audit-Trail).

3) E-Prozesse / Workflow – über brainX System Automation (No-Code)

Die in der Challenge geforderten E-Prozesse (Freigaben, Bestellungen, Prüfprotokolle, Benachrichtigungen, Audit-Trails sowie Formular-/Prozess-Designer ohne Programmierung) bilden wir über unsere brainX System Automation ab:  

Administratoren bzw. berechtigte Rollen können ohne Programmier-Know-how Prozesse/Regeln definieren (z. B. Freigabe-Workflows, Eskalationen, Benachrichtigungen).

Prozesse lassen sich auf Rollen binden, sodass Nutzer in ihrer Rolle durch vordefinierte Prozessschritte geführt werden (prozessgestützte Abarbeitung).

Für formular-/dokumentenbasierte Abläufe nutzen wir unseren Vorlagen-/PDF-Vorlagen-Designer (für standardisierte Dokumente, Protokolle, Freigaben).

4) Abrechnung / E-Rechnung – über brainX Faktura (optional, falls gewünscht)

Für „Lieferung & Abrechnung“ sowie die Option zur E-Rechnung   setzen wir – je nach gewünschtem Zielbild – das brainX „Faktura“-Paket ein (Ausgangs-/Eingangsrechnungen, Mahnwesen, Zahlungsabgleich, DATEV, ZUGFeRD/X-Rechnung). Wir sind auch DATEV Partner, siehe https://www.datev.de/web/de/marktplatz/brainX

Ergebnis: Mit brainX (Basis + Projekte + System Automation, optional Sales/Faktura) entsteht eine integrierte Komplettlösung im Sinne der Fragestellung: CRM/Sales-Funnel durchgängig im Standard, Projekt-/Auftragsabwicklung mit Meilensteinen/Timesheets/Kontingenten, sowie No-Code-E-Prozesse für Freigaben und revisionssichere Abläufe – ergänzt um Schnittstellen für SAP/MES und (falls gewünscht) Faktura/E-Rechnung.

Mehrwert von brainX – warum das FBH sich für unsere Lösung entscheiden sollte

brainX bietet dem FBH einen klaren Mehrwert gegenüber vielen Marktangeboten, weil wir eine durchgängige Plattform liefern, die Fachprozesse konsequent integriert, Automatisierung ohne Programmierung ermöglicht und zugleich On-Premise in sensiblen Umgebungen sicher beherrscht.

1) End-to-End statt Tool-Landschaft: eine Plattform von Lead bis Rechnung

brainX ist als ganzheitliche Business-Plattform entwickelt: von Anfrage/Lead über Angebot, Auftrag, Projekt/Leistungserbringung bis Faktura/Mahnwesen – inklusive zentraler Datenhaltung, Nachverfolgbarkeit und Reporting. Dadurch entfallen typische Medienbrüche zwischen CRM, Projekt-Tools, Excel-Listen und Faktura-Lösungen. Das Ergebnis ist eine höhere Datenqualität, klare Verantwortlichkeiten und eine durchgängig auditierbare Prozesskette.

2) Sehr hoher Automatisierungsgrad (No-Code) als Produktprinzip

Ein entscheidender Differenziator ist die System Automation: Freigaben, Prüf- und Eskalationslogiken, Benachrichtigungen, Aufgabenketten und Statuswechsel lassen sich ohne Programmier-Know-how modellieren und rollenbasiert ausführen. Das macht das FBH in der Prozessentwicklung unabhängiger und senkt dauerhaft Betriebskosten, weil Routinetätigkeiten automatisiert ablaufen, statt manuell koordiniert zu werden.

3) Messbarer Effizienzgewinn in Sales und Faktura

Bei Kunden, die brainX konsequent von Lead bis Abrechnung nutzen, zeigen sich konkrete Effekte:

• Sales: typischerweise 20–25% weniger Zeitaufwand, weil der Vertrieb im Kern das Angebot erstellt und speichert – nachgelagerte Schritte (Auftrag, Auftragsbestätigung, Projektdatensatz, Vertrag, weitere Entitäten) laufen automatisiert.

• Faktura: typischerweise bis zu 50% weniger Aufwand, weil vordefinierte Vertrags- und wiederkehrende Abrechnungen automatisiert laufen – ohne Excel-Listen und manuelle Erinnerungs-Tasks.

• Zusätzlich berichten Kunden, dass Rechnungen früher erstellt werden (weniger „Vergessen“), der Mahnprozess automatisiert abläuft und dadurch die Liquidität früher verfügbar ist.

4) On-Premise-Kompetenz für hochsensible Umgebungen

On-Prem-Betrieb ist für uns keine Sonderausnahme, sondern gelebte Praxis. Wir haben tiefe Erfahrung im Betrieb in hochregulierten und datensensiblen Kontexten, in denen Organisationen sich bewusst gegen Cloud-Only-Ansätze entscheiden. Das umfasst typischerweise saubere Rollen- und Berechtigungskonzepte, kontrollierte Update-/Patch-Prozesse und eine Betriebsarchitektur, die zu Sicherheitsanforderungen wie beim FBH passt.

5) Integration ist Kernkompetenz – erprobt in hunderten Projekten

Das Team hinter brainX bringt über 17 Jahre Erfahrung im CRM- und Prozessumfeld mit und hat mehrere hundert Kundenprojekte umgesetzt – inklusive sehr individueller Integrationen zu Drittsystemen. Für das FBH ist das relevant, weil die tatsächliche Zielarchitektur oft von Schnittstellen und Datenflüssen abhängt (z. B. ERP/Finanzen, MES, Migration aus Excel). Wir liefern nicht nur die Plattform, sondern die Integrations- und Umsetzungserfahrung, die komplexe Einführungen erfolgreich macht.

6) Herstellerprinzip + Qualitätsanspruch

Wir sind Hersteller der Software (keine Reseller-Struktur). Das bedeutet: direkte Verantwortung, schnelle Reaktionsfähigkeit, klare Roadmap-Steuerung und ein konsistenter Support. Ergänzend sind wir ISO 9001-zertifiziert und behandeln Datenschutz und Qualität als zentrale Produkt- und Betriebsanforderungen.

Referenzfähigkeit (anonymisiert): brainX wird u. a. bei Softwareanbietern im Banking-Umfeld (über 150 User), im Automotive-Kontext (> 800 User) sowie bei größeren Reiseveranstaltern (über 100–200 User) eingesetzt – inklusive individueller Drittsystem-Anbindungen zur Einbettung in bestehende Systemkosmen.

Fazit: brainX ist die richtige Entscheidung, wenn das FBH eine integrierte Komplettlösung sucht, die Prozesse End-to-End abbildet, Automatisierung in hoher Tiefe ohne Programmierung ermöglicht, On-Premise sicher betreibbar ist und durch echte Integrationskompetenz eine bestehende Systemlandschaft realistisch und nachhaltig ergänzt.

Wir sind seit über 11 Jahren im CRM-Projektgeschäft in Deutschland tätig – von der fachlichen Prozessanalyse über die technische Integration bis zur produktiven Einführung und dem laufenden Betrieb. Als Hersteller eigener CRM-Lösungen (CRM+ sowie brainX) kombinieren wir Produkt- und Projekterfahrung: kurze Entscheidungswege, direkter Hersteller-Support und ein modularer Ausbau der Lösung je nach Bedarf. brainX ist dabei gezielt für SaaS-Unternehmen entwickelt und fokussiert insbesondere Finance-, Vertrags- und Subscription-Prozesse.  

Kernkompetenzen und Vorgehen

Unsere Stärke ist der Blick auf das Big Picture: Wir erkennen Zusammenhänge zwischen Vertrieb, Vertrags-/Leistungslogik, Abrechnung und Service und priorisieren konsequent entlang des fachlichen Nutzens. Automatisierungen setzen wir gezielt dort ein, wo sie einen klaren Mehrwert bzw. ROI liefern – und vermeiden bewusst Over-Engineering, wenn der Effekt den Aufwand nicht rechtfertigt. Zentral ist unser Prozess-First-Ansatz: Erst wenn Prozesse, Rollen, Datenobjekte und Verantwortlichkeiten gemeinsam verstanden und dokumentiert sind, erfolgt die konkrete Konfiguration sowie – wo erforderlich – eine individuelle Erweiterung.

Technologie- und Integrationskompetenz

Ein wesentlicher Teil unserer Praxis liegt in der Bewertung, Konzeption und Umsetzung von Schnittstellen in heterogenen Systemlandschaften. Ob Daten aus einer Oracle-View, aus CSV/Flatfiles oder über RESTful APIs bereitgestellt werden: Wir schaffen robuste, nachvollziehbare und sichere Anbindungen (Mapping, Validierung, Fehlerhandling, Protokollierung) und sorgen für eine dauerhaft wartbare Integration. Zudem verfügen wir über Projekterfahrung mit SAP-Schnittstellen – sowohl für Stammdaten als auch für transaktionale Prozesse.

Erfahrung in vergleichbaren Projekten in Deutschland (Beispiele)

1. ERP-/CRM-Schnittstelle (bidirektional): Das ERP fungiert als führendes System; die Schnittstelle ist bidirektional ausgelegt. Synchronisiert werden insbesondere Kunden- und Ansprechpartner-Stammdaten aus dem ERP in das CRM zur besseren Steuerung vertrieblicher Aktivitäten. Leadmanagement erfolgt ausschließlich im CRM; bei Kaufinteresse wird der Lead regelbasiert in Kunde und Ansprechpartner überführt und anschließend als neue Datensätze auch im ERP angelegt.

2. Angebot, Auftrag, Vertrag & Abrechnung (Lead-to-Cash): Bereits im Angebot wurden positionsbezogen komplexe Preislogiken umgesetzt (z. B. bis zu vier Rabattstufen pro Position). Zusätzlich konnten Produkte Wartungsanteile enthalten, die als eigene „verknüpfte“ Positionen geführt und in der Prozesskette korrekt verarbeitet werden. Verträge wurden halbautomatisch aktualisiert (z. B. bei Laufzeit- oder Leistungsänderungen), während die Abrechnung vollautomatisch erfolgte – inklusive Berücksichtigung sich ändernder Positionen und Konditionen.

3. Support & Clearing (Service-to-Resolution): Für den Support wurden individuelle Prozesse implementiert, die den Vorgang von Ticketanlage über Eskalationen bis zur Dokumentation abbilden. Für Clearing-Anforderungen wurden zusätzliche Module/Objekte eingeführt, um Abweichungen, Rückläufer oder Klärfälle strukturiert und revisionssicher zu bearbeiten. Schnittstellen zu mehreren Vorsystemen stellten sicher, dass Status, Bewegungsdaten und Dokumente konsistent synchronisiert werden.

Module/Funktionsbereiche in Nutzung 

Je nach Kundenszenario befinden sich insbesondere folgende Bereiche in Nutzung: CRM-Basis (Accounts/Contacts, Aktivitäten), Vertrieb/Leadmanagement, Angebots-/Auftragsprozesse, Vertrags-/Subscriptionverwaltung sowie Faktura/Billing. Ergänzend werden Service/Support, Workflow-/Automatisierungsfunktionen und Integrationen genutzt – entweder über vorhandene Integrationen/Konnektoren oder über kundenspezifische Schnittstellen. Für hohe Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen bieten wir – je nach Produkt und Architektur – Cloud-Betrieb bei deutschen Hosting-Providern oder On-Premises-Betrieb; als ISO-27001-zertifizierter Anbieter setzen wir dabei auf etablierte Sicherheitsprozesse.