PipeGenius

PipeGenius ist eine Cloud-basierte Plattform für Einkaufs- und Vertriebsteams in der Fertigung. Sie besteht aus einer Web-Plattform und einem Outlook Add-in.

Outlook ist der natürliche Startpunkt für Anfragen, Angebote und Bestellungen – aber kein Projektmanagement-Tool. Die Lösung ist nicht, Outlook zu ersetzen, sondern ein intelligentes System anzudocken, das dort weitermacht, wo Outlook aufhört. Genau das ist PipeGenius.

Vollständige Modulübersicht:

1. Pipeline (Aktive Projekte)

Das operative Herzstück für die tägliche Arbeit. Ein Kanban-Board zeigt alle laufenden Projekte – ob Anfragen, Angebote oder Bestellungen. Die Phasen sind frei konfigurierbar: Jedes Unternehmen definiert seinen eigenen Workflow. Projekte werden per Drag-and-Drop zwischen Phasen verschoben. Erinnerungsfunktionen warnen, wenn ein Projekt zu lange in einer Phase verweilt. Risikomarkierungen zeigen sofort, wo etwas hängt. Schnellsuche nach Produkt, Artikelnummer, Partner oder Kontaktperson. Filter nach Datum oder geteilten Projekten. Projekte können mit Teammitgliedern geteilt werden – für Zusammenarbeit, Vertretung oder Übergabe.

2. Orders (Aufträge)

Gewonnene Projekte verschwinden nicht in einem Archiv – sie bleiben aktive Arbeitsobjekte. Dokumente werden weiter hinzugefügt, Lieferphasen verfolgt, Kommunikation dokumentiert. Der Auftrag wird durch alle Stufen bis zur finalen Lieferung begleitet. Das unterscheidet uns von klassischen CRMs, bei denen "gewonnen" das Ende bedeutet.

3. Closed (Abgeschlossen)

Projekte, die nicht konvertiert wurden, werden mit vollständiger Historie archiviert. Der Ablehnungsgrund wird dokumentiert – war es der Preis, die Lieferzeit, ein Wettbewerber? Diese Daten fließen in Auswertungen und helfen dem Team, aus jedem "Nein" zu lernen.

4. Partners (Kunden & Lieferanten)

Eine vollständige 360°-Sicht auf jeden Geschäftspartner – ob Kunde oder Lieferant. Das Modul umfasst:

• Stammdaten (Adresse, USt-ID, Website)

• Alle Kontaktpersonen mit Rollen

• Projekthistorie: offene, gewonnene und verlorene Projekte

• Produkthistorie mit allen Preisen, Mengen und Zeitpunkten

• Dokumentenablage (Verträge, Spezifikationen, Korrespondenz)

• Notizen mit Autorenzuordnung

• Performance Index: ein konfigurierbares Bewertungssystem für Partnerqualität (Zahlungszuverlässigkeit, Kommunikation, Liefertreue)

Kein Springen zwischen Systemen. Alles an einem Ort.

5. Team

Übersicht über alle Teammitglieder mit individuellen Leistungskennzahlen: Auftragsvolumen, Erfolgsquote, zugewiesene Regionen. Manager sehen, wer performt und wo Unterstützung nötig ist. Neue Mitglieder werden per E-Mail eingeladen und mit Rollen versehen.

6. Analytics

Tiefgehende Analysen, die über simple Umsatzzahlen hinausgehen:

• Persönliche Kennzahlen: Aufträge, Wert, Mengen, Zielerreichung

• Conversion-Funnel: Von der Anfrage zum Auftrag mit Quoten

• Produktanalysen: Wert, Menge und Durchschnittspreis über Zeit – mit Drill-down von Jahr zu Monat zu Tag

• Partner-Analysen: Welcher Partner kauft welches Produkt zu welchem Preis?

• Produktkategorien: Gruppierung nach Material oder Segment für übergreifende Auswertungen

Die Frage "Wächst unser Geschäft gesund oder bewegen wir nur Masse?" lässt sich hier beantworten.

7. Configuration

Administrationsbereich für Unternehmenseinstellungen:

• Firmenprofil und Dokumentenvorlagen

• Definition der Pipeline-Phasen mit Reihenfolge und Erinnerungen

• Smart Template Builder: Vorlagen mit eigenen Feldern (Text, Zahl, Datum, Dropdown)

• Benutzerverwaltung mit Rollen (Admin, Manager, Mitarbeiter)

• Datenimport: CSV für Partner und Produkte, OCR für historische PDF-Dokumente

8. Outlook Add-in

Der operative Einstiegspunkt, direkt im E-Mail-Workflow:

• Preisinsight-Panel: Letzter Preis bei diesem Partner, Team-Durchschnitt der letzten 30 Tage, Preistrend

• Smart Templates: Vorkonfigurierte Vorlagen für Angebote und Anfragen – beim Absenden automatisch als professionelles PDF generiert und an die E-Mail angehängt

• Dynamische Felder: Partner, Kontakt, Datum werden automatisch befüllt

• Zugehörige Historie: Die letzten 5 Dokumente an diesen Partner mit Preisen – direkt als Vorlage für neue Angebote oder Anfragen nutzbar

• Ein-Klick-Projekterstellung: Nach dem Senden wird das Projekt direkt in der Web-Plattform angelegt

Technische Basis:

• Cloud-basiert: Keine lokale Installation erforderlich

• Deutsche Server, DSGVO-konform

• ISO 27001-Compliance-Pfad

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle

PipeGenius ist keine ERP-Software und kein klassisches CRM. Wir schließen die Lücke zwischen operativem Tagesgeschäft und strategischer Analyse – für Einkauf und Vertrieb gleichermaßen.

PipeGenius wurde von Gründern mit direkter Erfahrung in Fertigung, technischem Vertrieb und Einkauf gebaut. Das Produkt entstand aus eigener Frustration – nicht aus Marktanalysen. Wir sind keine Software-Agentur, die ein Produkt für eine Branche entwickelt, die sie nicht kennt.

Im Einkauf und Vertrieb startet alles in Outlook: Anfragen, Angebote, Bestellungen, Verhandlungen. Trotzdem ist Outlook kein Projektmanagement-Tool – und soll es auch nicht werden. Die meisten Softwarelösungen ignorieren das. Sie erwarten, dass Mitarbeiter ihre gewohnte Arbeitsweise aufgeben und in ein neues System wechseln. Das Ergebnis: geringe Akzeptanz, doppelte Datenpflege, Frust.

PipeGenius dockt direkt an Outlook an. Angebote und Anfragen werden dort erstellt, wo sie hingehören – im E-Mail-Workflow. Die Daten fließen automatisch in die Web-Plattform. Kein Medienbruch, keine Umgewöhnung.

CRM-Systeme wissen, mit wem Sie gesprochen haben. ERP-Systeme wissen, was gebucht wurde. Aber keines beantwortet die Frage, die im Tagesgeschäft zählt: Was war der letzte Preis bei diesem Partner für dieses Produkt? Wie liegt dieser Preis im Vergleich zum Team-Durchschnitt? PipeGenius analysiert Preise auf Produkt- und Partner-Ebene – mit Trends über Zeit und Vergleichswerten des Teams. Einkäufer sehen sofort, ob ein Angebot im Rahmen liegt. Verkäufer erkennen, ob sie Marge verschenken. Diese Transparenz existiert in keinem Standard-CRM und ist in ERP-Systemen bestenfalls über komplexe Reports erreichbar – wenn überhaupt.

In klassischen CRMs ist ein Projekt "gewonnen" und verschwindet im Archiv. In der Realität beginnt dort erst die Arbeit: Auftragsbestätigung, Produktion, Lieferung, Dokumentation. PipeGenius behandelt Aufträge als aktive Projekte. Dokumente werden hinzugefügt, Phasen durchlaufen, Kommunikation dokumentiert – bis zur finalen Lieferung. Das ist besonders für den Einkauf relevant, wo Bestellungen über Wochen oder Monate verfolgt werden müssen.

Wenn ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht oft jahrelanges Wissen verloren. Preisverhandlungen, Konditionen, Ansprechpartner, Projekthistorie – alles steckt in persönlichen Postfächern und Excel-Listen. PipeGenius speichert die gesamte Historie strukturiert und durchsuchbar. Neue Kollegen sind ab Tag 1 arbeitsfähig. Die Einarbeitung verkürzt sich von Wochen auf Tage.

Projekte können mit Teammitgliedern geteilt werden – für Vertretung, Übergabe oder gemeinsame Bearbeitung. Jeder sieht den aktuellen Stand, ohne auf Rückkehrer warten zu müssen. Gleichzeitig bleibt die Zuordnung klar: Wer hat was erstellt, wer ist verantwortlich, wer hat Zugriff.

PipeGenius ist Cloud-basiert. Keine lokale Installation, keine Server-Konfiguration, keine ERP-Schnittstelle erforderlich. Jeder neue Nutzer durchläuft ein automatisiertes Onboarding – Schritt für Schritt durch die Plattform geführt. Das Team kann innerhalb von Tagen produktiv arbeiten – nicht nach monatelangem Customizing oder Schulungen.

PipeGenius ersetzt kein ERP-System. Wir übernehmen keine Buchhaltung, keine Lagerverwaltung, keine Produktionsplanung. Wir sind auch kein CRM im klassischen Sinn. Wir tracken keine Marketing-Kampagnen und keine Call-Center-Metriken. PipeGenius schließt die Lücke, die beide Systemkategorien offenlassen: die operative Ebene von Einkauf und Vertrieb, wo Preise verhandelt, Projekte gesteuert und Wissen aufgebaut wird.

Deutsche Server, DSGVO-konform.

PipeGenius wurde von Gründern entwickelt, die selbst im technischen Vertrieb und Einkauf von Fertigungsunternehmen gearbeitet haben. Die Software entstand nicht als Auftragsarbeit, sondern aus dem eigenen Bedarf – ein Werkzeug, das wir uns selbst gewünscht hätten.

Die gesamte Entwicklung erfolgt in-house in Deutschland. Kein Outsourcing, keine externe Agentur.

Aktueller Stand

PipeGenius befindet sich in der geschlossenen Beta-Phase mit ausgewählten Pilotunternehmen aus der deutschen Fertigungsindustrie. Die Software ist funktional vollständig und bei unseren Beta-Partnern im täglichen Einsatz. Die Beta-Phase dient dem Feedback aus dem realen Arbeitsalltag.

Branchen unserer Beta-Partner

Thermoforming und Kunststoffverarbeitung, Recycling und Kreislaufwirtschaft, Werbetechnik und Displayfertigung. Diese Branchen verbindet: volatile Materialpreise, projektbasiertes Geschäft und der Bedarf an strukturierter Preishistorie.

Module im aktiven Einsatz

Alle Module der Plattform werden von unseren Beta-Partnern produktiv genutzt: Pipeline, Orders, Partners, Team, Analytics, Configuration sowie das Outlook Add-in mit Smart Templates und Preisinsights.

Kernkompetenzen

Tiefes Verständnis für Einkaufs- und Vertriebsprozesse in der Fertigung. Spezialisierung auf Preisanalysen, Projektverfolgung und Wissenserhalt. Nahtlose Outlook-Integration. Deutsche Entwicklung, deutsche Server, DSGVO-konform, ISO 27001-Compliance-Pfad.

Warum Beta-Phase als Vorteil

Kurze Wege, direkter Draht zu den Entwicklern, schnelle Anpassungen bei spezifischen Anforderungen. Kein starres Produkt, das seit Jahren unverändert verkauft wird.