Vergaberechtskonforme Multimarktplatz-Orchestrierung für den DLR-Einkauf
GuidedBuying ist eine spezialisierte B2B-Beschaffungsplattform für öffentliche Auftraggeber und große Organisationen mit komplexen, dezentralen Beschaffungsstrukturen. Der Fokus der Lösung liegt nicht auf der Abwicklung von Bestellungen, sondern auf der vorgelagerten, vergaberechtskonformen Entscheidungsunterstützung vor der Kaufentscheidung.
GuidedBuying ergänzt bestehende eProcurement- und ERP-Systeme als neutraler Orchestrierungs-, Daten- und Vergleichslayer. Die Lösung ist ausdrücklich kein Marktplatz, kein Lieferantenportal und kein Ersatz für bestehende Systeme wie Veenion oder SAP, sondern schafft systematisch Markt- und Preistransparenz über verschiedene Beschaffungsquellen hinweg. Interne Rahmenverträge, externe Marktplätze, OCI-Punchouts sowie Sonder- und Longtail-Bedarfe werden in einer zentralen, strukturierten Suche zusammengeführt und vergleichbar gemacht.
Der zentrale Mehrwert gegenüber klassischen Multimarktplatzlösungen besteht darin, dass Wettbewerb nicht lediglich implizit durch viele angebundene Quellen angenommen wird, sondern explizit und regelbasiert vor jeder Kaufentscheidung hergestellt wird. Vergleichbarkeit wird dabei nicht dem Bedarfsträger überlassen, sondern systemisch über strukturierte Produktidentifikatoren, Attributlogiken und Matching-Mechanismen sichergestellt. Auf dieser Basis entsteht für jeden einzelnen Bedarf ein nachvollziehbarer, dokumentierter Markt- und Preisvergleich.
GuidedBuying trennt konsequent zwischen Entscheidungsvorbereitung und Vollzug. Während Vergleich, Begründung und Dokumentation in GuidedBuying erfolgen, verbleiben Genehmigung, Bestellung, Budgetprüfung und Abwicklung vollständig im bestehenden eProcurement- und ERP-System. Diese Trennung ist insbesondere für öffentliche Auftraggeber relevant, da sie Revisionssicherheit, Transparenz und Prüfbarkeit erhöht, ohne bestehende Prozess- und Systemlandschaften zu verändern.
Für Bedarfsträger bietet GuidedBuying eine nutzerfreundliche, geführte Beschaffung, die auch bei individuellen Forschungsbedarfen zu vergaberechtskonformen Entscheidungen führt, ohne vergaberechtliche Detailkenntnisse vorauszusetzen. Einkauf und Revision erhalten jederzeit reproduzierbare Entscheidungsgrundlagen auf Einzelbedarfs-Ebene.
Vor dem Hintergrund aktueller Diskussionen zu KI-gestützten Assistenz- oder Agentenlösungen bietet GuidedBuying einen entscheidenden strukturellen Vorteil: Erst durch einen neutralen, kontrollierten und auditierbaren Daten- und Vergleichslayer können Assistenzfunktionen überhaupt rechtssicher, nachvollziehbar und verantwortbar eingesetzt werden. Damit adressiert GuidedBuying die gewünschten Funktionalitäten des DLR nicht isoliert, sondern eingebettet in ein belastbares, zukunftsfähiges Zielbild für den öffentlichen Einkauf.
Die Lösung von GuidedBuying ist als vorgelagerter, vergaberechtskonformer Vergleichs- und Entscheidungsunterstützungslayer konzipiert, der sich kontrolliert in die bestehende eProcurement-Landschaft des DLR integriert. Interne Rahmenvertragskataloge, externe Marktplätze, OCI-Punchouts sowie Sonder- und Longtail-Beschaffungswege werden in einer zentralen, strukturierten Suche konsolidiert. Lieferantenübergreifend identische oder vergleichbare Produkte werden über strukturierte Identifikatoren und Attributlogiken zusammengeführt und als vergleichbare Vergleichsobjekte dargestellt.
Der wettbewerbliche Vergleich erfolgt stets vor der Bestellung, ist regelbasiert aufgebaut und revisionssicher dokumentiert. Für jeden Beschaffungsvorgang wird automatisiert eine Entscheidungsdokumentation erzeugt, die alle berücksichtigten Anbieter, Preise, Zeitpunkte, Quellen sowie die getroffene Auswahl inklusive Begründung enthält. Abweichungen vom wirtschaftlich günstigsten Angebot werden systematisch erfasst und dokumentiert. Die Entscheidungsgrundlagen bleiben auch bei späteren Änderungen an Katalogen oder Marktplätzen prüffähig und reproduzierbar.
GuidedBuying ist bereits als produktnahe Lösung verfügbar und deckt den Großteil der im Anhang beschriebenen Funktionswünsche ab, darunter marktplatzübergreifende Suche, Preisvergleich, Multi-Supplier-Sichten, RFQ-Prozesse für Einzel- und Longtail-Bedarfe, Governance- und Regelmechanismen, Nutzer- und Rollensteuerung sowie revisionssichere Dokumentation. Erweiterungen sind insbesondere in der individuellen Anbindung zusätzlicher Marktplätze, spezifischer Reporting-Formate oder organisationsspezifischer Regelwerke möglich.
Über die genannten Anforderungen hinaus bietet GuidedBuying Zusatzfunktionen zur strukturierten Unterstützung von Bedarfsträgern, etwa KI-gestützte Normalisierung und Vergleichbarkeit von Produktdaten, Assistenzfunktionen zur Identifikation geeigneter Alternativen sowie Bestelllisten- und Longtail-Analysen. Diese Funktionen treffen keine autonomen Entscheidungen, sondern dienen ausschließlich der Entscheidungsunterstützung und können je Benutzergruppe aktiviert oder deaktiviert werden.
Der Betrieb der Lösung erfolgt als Cloud-Lösung in einer privaten, DSGVO-konformen Umgebung. Die Serverstandorte befinden sich in Deutschland. Eine Intranetlösung mit eigenem physischen Server beim Auftraggeber ist nicht vorgesehen, kann bei besonderen Anforderungen jedoch konzeptionell berücksichtigt werden. Die Architektur ist API-first, SAP-release-unabhängig und unterstützt sowohl SAP ECC als auch SAP S/4HANA und SAP BTP Szenarien.
KI-Module arbeiten ausschließlich mit anonymisierten oder pseudonymisierten Daten. Eine Verarbeitung sensibler Daten durch öffentliche oder externe KI-Modelle findet nicht statt. Sämtliche KI-Funktionen sind optional und vollständig deaktivierbar. Damit wird sichergestellt, dass der Einsatz von KI jederzeit kontrollierbar, nachvollziehbar und vergaberechtskonform bleibt.
