Die Newtron GmbH mit Sitz in Dresden ist ein führender Anbieter webbasierter Lösungen zur Optimierung operativer und strategischer Beschaffungsprozesse. Mehr als 1.000 einkaufende Unternehmen sowie über 120.000 Lieferanten weltweit nutzen die flexiblen und skalierbaren eProcurement‑Lösungen von Newtron, darunter zahlreiche öffentliche Auftraggeber und Versorgungsbetriebe.

Newtron bietet ein umfassendes Portfolio für den digitalen Einkauf, bestehend aus Multi‑Lieferanten‑Katalogsystemen, eProcurement‑Modulen, automatisierten Workflows, mobilen Anwendungen und KI‑gestützten Funktionen. Wir sind als zertifiziertes Mitglied des BME e.V. ausgezeichnet und stehen damit für zuverlässige, zukunftssichere und compliance‑konforme Einkaufsprozesse.

Newtron-Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende ERP‑Systeme wie SAP ECC oder SAP S/4HANA integrieren und sind speziell darauf ausgelegt, Einkaufsprozesse effizienter, transparenter und wirtschaftlicher zu gestalten.

Mehrwerte für das DLR:

1) Multimarktplatz- und Katalogintegration aus einer Plattform

Newtron ermöglicht die unbegrenzte Anbindung interner und externer Kataloge sowie Marktplätze über OCI‑Schnittstellen mit intelligenter „Background Search“. Dadurch erhalten Nutzende eine einheitliche Trefferliste über alle relevanten Lieferanten und Plattformen hinweg – ideal für hohe C‑Teile‑Volumina und variable Bedarfe in der Forschung.

2) Einheitlicher Prozess für Rahmenverträge und Sonderbedarfe

Alle Bedarfsarten, von standardisierten Katalogartikeln über Dienstleistungen bis hin zu Freitext‑ oder Individualbedarfen, können zentral über dieselbe Plattform abgebildet und gesteuert werden. Dies ermöglicht dem DLR die Konsolidierung bisher verteilter Beschaffungswege in einem einzigen System.

3) Vergaberechts- & Compliance-sichere Dokumentation

Newtron dokumentiert sämtliche Prozessschritte vollständig und revisionssicher und unterstützt öffentliche Auftraggeber nachweislich bei der Einhaltung vergaberechtlicher Anforderungen. Zusätzlich sind digitale Signaturen sowie VOB/VOL‑konforme Verhandlungs- und Ausschreibungsabläufe möglich.

4) KI‑gestützte Prozessautomatisierung für hohe Beschaffungsmengen

Durch KI‑Funktionen wie die semantische Artikelsuche, automatisierte Genehmigungsprozesse (Durchlaufzeitreduktion um bis zu 80 %) und Echtzeit‑Datenanreicherungen steigert Newtron die Effizienz im operativen Einkauf deutlich – ein entscheidender Vorteil für Organisationen mit hohen Bestellvolumina wie dem DLR.

5) Tiefe SAP‑Integration

Die Lösung bietet nahtlose ERP‑Anbindung an SAP ECC und SAP S/4HANA, inklusive Übernahme von Bestelldaten, Kontierungen, Genehmigungen und Wareneingängen – auch mobil. Dadurch lässt sich das eProcurement nahtlos in die bestehende Systemlandschaft des DLR einbetten.

6) Speziell geeignet für öffentliche Forschungseinrichtungen

Mehrere Referenzen aus dem Bereich öffentlicher Auftraggeber und kritischer Infrastrukturen belegen die Eignung von Newtron für komplexe, hochregulierte Beschaffungsumgebungen. Die Plattform unterstützt Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Standardisierung – zentrale Anforderungen in Forschungseinrichtungen mit EU‑Vergabeverpflichtung.

Kurz gesagt: Newtron bietet eine ganzheitliche, zukunftssichere eProcurement‑Plattform, die das DLR dabei unterstützt:

• Multimarktplätze, Rahmenverträge und Sonderbeschaffung zu konsolidieren,

• Beschaffungsprozesse effizienter, transparenter und vergaberechtskonform zu gestalten,

• moderne KI‑ und Workflow‑Automatisierungen zu nutzen,

• und die Integration in SAP‑basierte Systemlandschaften nahtlos sicherzustellen.

Wie könnte Ihre Lösung zu unseren Anforderungen aussehen?

Unsere Lösung erfüllt Ihre Anforderungen vollumfänglich durch:

• Multimarktplatz + Rahmenverträge + Sonderbeschaffung in einer Plattform

• Vergaberechts- & Compliance-­sichere Prozesse

• Moderne KI‑Unterstützung

• SAP‑Integration

• deutsches Cloud‑Hosting

Damit entsteht eine zukunftssichere, effiziente und vollständig transparente Beschaffungsumgebung, die perfekt zu den Anforderungen einer großen Forschungseinrichtung wie dem DLR passt.

Gibt es sonstige Features die über gewünschten Funktionen hinaus gehen?

Ja, unsere Lösung bietet zusätzliche Funktionen, die über die im Anforderungskatalog beschriebenen Leistungen hinausgehen und den operativen Einkauf weiter optimieren können. Dazu gehören insbesondere:

1. Mobile App für Bestellung, Genehmigung & Wareneingang

Die Plattform stellt eine mobile Anwendung zur Verfügung, über die Bestellungen, Genehmigungen und Wareneingänge ortsunabhängig durchgeführt werden können. Dies erhöht die Geschwindigkeit und Flexibilität im Beschaffungsprozess.

2. KI‑gestützte Funktionen zur Prozessoptimierung

Die Lösung enthält mehrere KI‑basierte Erweiterungen, u. a.:

• Semantische Artikelsuche über interne und externe Kataloge

• Automatisierte Genehmigungsprozesse (deutliche Reduzierung der Durchlaufzeit)

• Echtzeit‑Datenanreicherung zur Vervollständigung fehlender Bestellinformationen
  Diese Funktionen verbessern Effizienz und Datenqualität erheblich.
  

3. Umfassende Reporting‑ und Analysefunktionen

Ein integriertes Reporting‑Modul ermöglicht Transparenz über den gesamten Spend, unterstützt Compliance‑Überwachung und erleichtert strategische Einkaufsentscheidungen.

4. Multi‑Katalog‑ und OCI‑Background‑Search

Die unlimitierte Anbindung externer und interner Kataloge sowie die automatische Background‑Search bieten Nutzenden ein besonders komfortables und umfassendes Sucherlebnis.

5. Flexibles, KI‑gestütztes Genehmigungs‑ und Workflow‑Design

Die Genehmigungsprozesse können granular konfiguriert werden, inklusive automatischer Benachrichtigungen und rollenbasierter Eskalationen – unterstützt durch KI‑Mechanismen zur Beschleunigung von Freigaben.

Sieht Ihre Lösung vor, einen externen Server im Web zur Verfügung zu stellen oder setzen Sie eine Intranetlösung mit eigenem physischen Server beim Auftraggeber voraus?

Unsere Lösung wird als sicherer Cloud‑Service aus deutschen Rechenzentren bereitgestellt.
Eine lokale Installation auf einem physisch beim Auftraggeber betriebenen Server ist im Leistungsumfang nicht vorgesehen. Nichts desto trotz haben wir auch klassische On‑Premises‑Installation auf physischen Servern des Auftraggebers bereits umgesetzt.

Sofern Sie eine Cloud-Lösung anbieten, an welchen Standorten stehen Ihre Server?

Newtron ist Teil der Initiative Cloud Services Made in Germany, deren Aufnahmekriterien u. a. vorsehen, dass:

• das Unternehmen in Deutschland gegründet wurde und dort seinen Hauptsitz hat,

• Verträge nach deutschem Recht geschlossen werden,

• Support in Deutschland erfolgt,

• und die Services in Deutschland betrieben werden,

• einer der USP Newtrons ist: Hosted in Germany.

  Damit werden die Daten grundsätzlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert.

Wie handhaben Sie die anonymisierte Verarbeitung sensibler Daten in einem eingesetzten KI-Modul?

Wir verarbeiten sensible (personenbezogene) Daten für KI‑Zwecke nach dem Prinzip „Privacy by Design & by Default“. Dabei differenzieren wir strikt zwischen Pseudonymisierung (weiterhin personenbezogen) und Anonymisierung (nicht mehr personenbezogen). Nur wenn eine Anonymisierung im Sinne der DSGVO erreicht ist, finden die Datenschutzgrundsätze auf die so verarbeiteten Daten nicht mehr Anwendung; die Schwelle ist hoch und wird fallbezogen geprüft.