NachweisKompass
Digamma entwickelt KI-gestützte Lösungen für strukturierte Dokumenten-, Prüf- und Verwaltungsprozesse.
Im Mittelpunkt stehen nachvollziehbare Abläufe: Dokumente werden ausgelesen, Anforderungen und Nachweise strukturiert gegenübergestellt, feste Regeln angewendet und unklare oder entscheidungsrelevante Fälle an Mitarbeitende übergeben. Jede Prüfung kann mit Fundstelle, Quelle, Regelversion und Freigabe dokumentiert werden.
Für große deutsche Unternehmen und den Mittelstand haben wir vergleichbare Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte bereits mehrfach umgesetzt. Relevante Erfahrungen für diese Challenge sind die Verarbeitung sensibler Dokumente, rollenbasierte Zugriffe, Human-in-the-Loop, Audit-Trails, die Integration in bestehende Systemlandschaften sowie EU-, Private-Cloud- und On-Premise-Betrieb.
Im öffentlichen Umfeld stehen wir im fachlichen Austausch mit einer deutschen Bundesbehörde zu auditierbaren KI-Prozessen, sicherem Betrieb und Nachnutzbarkeit. Darüber hinaus haben wir ein Digitalisierungs- und Übersetzungsprojekt für eine öffentliche Verwaltung in Südtirol umgesetzt.
Nachhaltigkeit berücksichtigen wir im Geschäftsbetrieb durch weitgehend digitale und ortsunabhängige Zusammenarbeit sowie eine bedarfsgerechte Nutzung von IT- und Cloud-Ressourcen. In unseren Lösungen setzen wir regelbasierte Prüfungen und kleinere spezialisierte Modelle ein, bevor größere Sprachmodelle verwendet werden. Bereits geprüfte Inhalte und Quellen werden wiederverwendet, um unnötige Rechenvorgänge zu vermeiden. Vielfalt und Chancengleichheit unterstützen wir durch flexible Arbeitsmodelle und rollenbezogene Auswahl.
Wir sind an einer späteren Umsetzung interessiert und können die Machbarkeitsstudie, den Pilotaufbau und den anschließenden Betrieb begleiten.
Weitere Informationen:
https://www.linkedin.com/in/jonasnagler/
https://www.linkedin.com/in/bruggerlukas/
Wir schlagen einen modularen Prüf-Arbeitsplatz für nachhaltige Beschaffung vor. Das Tool stellt die Anforderungen einer Ausschreibung den eingereichten Nachweisen gegenüber und bereitet jeden Prüfpunkt mit Fundstelle, Quelle, Begründung, Unsicherheit und nächster Handlung auf. Es trifft keine autonome Entscheidung über Eignung, Ausschluss oder Gleichwertigkeit.
1. Kriterienmodell statt freier KI-Prüfung
Ausschreibung, Leistungsverzeichnis und weitere Vergabeunterlagen werden eingelesen. Daraus entsteht ein fachlich freizugebender Entwurf einer Kriterienmatrix: Anforderung, Produktgruppe, geforderter Nachweistyp, Gültigkeit, Produkt- oder Unternehmensbezug, zulässige Alternativen und relevante Prüfquelle. Feste Anforderungen, Fristen, Pflichtangaben und Statuslogik werden regelbasiert und versioniert abgebildet. Das ist der zentrale nicht-KI-basierte Bestandteil.
2. Verarbeitung der Angebotsunterlagen
PDFs, Textdokumente, Tabellen, Scans, Bilder und Siegel-Logos werden über OCR, Layout- und Tabellenextraktion, Bildanalyse und Sprachmodelle verarbeitet. Originaldokument und markierte Fundstelle bleiben jederzeit sichtbar. Die KI ordnet Inhalte semantisch zu; deterministische Prüfungen übernehmen Datums-, Format-, Vollständigkeits- und Widerspruchskontrollen.
3. Validierung und verifizierte Quellen
Geprüft werden Nachweistyp, Gültigkeitszeitraum, ausstellende Stelle, Produkt-, Standort- und Unternehmensbezug sowie die Übereinstimmung mit dem konkreten Kriterium. Siegel- und Standardinformationen werden über modulare Adapter aus freigegebenen Registern, staatlichen Plattformen oder kuratierten Wissensbeständen bezogen. Quelle, Abrufzeitpunkt und Version werden protokolliert. Neue Quellen können als separater Adapter ergänzt werden.
4. Gleichwertigkeit und Nachforderungen
Bei alternativen Nachweisen zeigt das Tool Gemeinsamkeiten, Unterschiede und nicht belegte Anforderungen. Die abschließende Gleichwertigkeitsentscheidung bleibt beim Menschen. Bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben erstellt das System einen prüfbaren Entwurf für eine Nachforderung mit Kriterium, Fundstelle, fehlender Information und relevanter Quelle. Versand oder rechtliche Freigabe erfolgen nicht automatisch.
5. Nutzeroberfläche und Weiterbildung
Die Hauptansicht ist kein Chat, sondern ein dreigeteilter Prüf-Arbeitsplatz: links Kriterien und Status, in der Mitte das Originaldokument mit Fundstelle, rechts Prüfergebnis, Quelle und nächste Aktion. Eine kompakte Übersicht unterscheidet „belegt“, „unklar“, „nicht belegt“ und „manuell entscheiden“. Erläuterungen wie „Warum ist das relevant?“ und „Was ist als Nächstes zu prüfen?“ machen das Tool zugleich zu einem niedrigschwelligen Weiterbildungsinstrument.
6. Verlässlichkeit und Grenzen
„Keine Halluzinationen“ wird nicht durch ein Modellversprechen erreicht, sondern durch Quellenbindung, feste Regeln, Konfidenzschwellen, Testfälle und verpflichtende manuelle Prüfung bei Uneindeutigkeit. Ohne lesbare Dokumente, belastbare Referenzquellen oder eindeutigen Produktbezug kann das System nur einen offenen Prüfpunkt ausweisen. Rechtliche und fachliche Entscheidungen bleiben nachvollziehbar beim Menschen.
7. Sicherheit, Barrierearmut und Betrieb
Der Login der Host-Plattform wird genutzt; ergänzt werden Rollen, Mandantentrennung, Protokollierung, Verschlüsselung, definierte Löschfristen und der Ausschluss einer Nutzung von Angebotsunterlagen zum allgemeinen Modelltraining. Für einen Pilot empfehlen wir eine isolierte EU-/Deutschland-Cloud beziehungsweise Private Cloud. On-Premise bleibt möglich, verursacht aber höheren Einrichtungs- und Betriebsaufwand.
Barrierearmut wird von Beginn an berücksichtigt: Tastaturbedienung, klare Fokusführung, ausreichende Kontraste, semantische Struktur und screenreaderfähige Ergebnisse. Das verändert vor allem die Art der Umsetzung; eine spätere Nachrüstung wäre wesentlich aufwendiger.
8. Ressourceneffizienz
Regelbasierte Vorprüfungen, kleinere spezialisierte Modelle, Zwischenspeicherung, inkrementelle Quellenaktualisierung und der gezielte Einsatz größerer Modelle reduzieren Rechen- und Betriebsaufwand. Wir empfehlen, mit nachhaltigen Textilien, wenigen repräsentativen Nachweistypen und ausgewählten Quellen zu starten und erst nach der Evaluation weitere Produktgruppen zu ergänzen.
Die vollständige Prüfung wird als exportierbare, quellenbelegte Prüfakte mit Dokumentversionen, Fundstellen, Regeln, Modellversion, manuellen Entscheidungen und Freigaben abgelegt.
Für einen wirtschaftlichen Einstieg empfehlen wir zunächst eine eigenständig nutzbare Machbarkeits- und Prototypphase. Diese liefert FEMNET eine belastbare Grundlage für die weitere Projekt-, Finanzierungs- und Vergabeplanung. Eine spätere Umsetzung wird erst nach Auswertung dieser Phase konkretisiert.
Phase 1: Machbarkeit und Prüfprototyp
Zeitraum: ca. 4 bis 6 Wochen
Aufwand Auftragnehmer: ca. 90 bis 110 Stunden
Fachlicher Aufwand FEMNET und beteiligte Kommunen: ca. 20 bis 30 Stunden
Die Phase umfasst:
Auswahl und Abgrenzung einer Produktgruppe
abgestimmtes Kriterien- und Datenmodell
begrenztes Golden Set aus repräsentativen Normal-, Fehler- und Grenzfällen
Verarbeitung ausgewählter Dokumentformate
prototypische Kriterien- und Nachweiszuordnung
erste regelbasierte Validitätsprüfung
Konzept für die Anbindung priorisierter Prüfquellen
klickbare beziehungsweise funktionale Review-Oberfläche
exportierbare Beispiel-Prüfakte
Datenschutz-, Hosting- und Zielarchitektur
belastbare Aufwandsschätzung für einen anschließenden Pilot
Die Ergebnisse können unabhängig von einer späteren technischen Umsetzung für Förderplanung, Leistungsbeschreibung und Vergabevorbereitung genutzt werden.
Optionale Phase 2: Pilotfähiger MVP
Zusätzlicher Zeitraum: ca. 8 bis 12 Wochen
Aufwand Auftragnehmer: ca. 350 bis 550 Stunden
Fachlicher Aufwand FEMNET und Kommunen: ca. 35 bis 60 Stunden
Möglicher Umfang:
produktive Dokumentenverarbeitung für ausgewählte Formate
Kriterien- und Nachweisabgleich
regelbasierte Validierung und Unsicherheitslogik
Anbindung ausgewählter Quellen
Review Queue und barrierearme Prüfoberfläche
Unterstützung bei Gleichwertigkeitsvergleichen
Nachforderungsentwürfe
quellenbelegte Prüfakte
Rollen, Sicherheit, Tests und Dokumentation
Optionale Phase 3: Pilotbetrieb und Evaluation
Zeitraum: ca. 4 bis 6 Wochen
Aufwand Auftragnehmer: ca. 120 bis 180 Stunden
Fachlicher Aufwand FEMNET und Kommunen: ca. 20 bis 35 Stunden
Der Pilotbetrieb umfasst die kontrollierte Anwendung auf anonymisierte oder geeignete reale Vergabefälle, Fehleranalyse, Nachschärfung und die Bewertung von Prüfqualität, manueller Prüfquote, Bearbeitungszeit und Nutzerfreundlichkeit.
Gesamtrahmen bei anschließender Umsetzung aller Phasen:
Zeitraum: ca. 16 bis 24 Wochen
Aufwand Auftragnehmer: ca. 560 bis 840 Stunden
Fachlicher Aufwand FEMNET und Kommunen: ca. 75 bis 125 Stunden
Die Beauftragung und konkrete Kalkulation der optionalen Umsetzungsphasen erfolgen erst nach Abschluss der Machbarkeitsphase und abhängig von Pilotumfang, Finanzierung, Dokumentenqualität, Quellenverfügbarkeit, Sicherheitsanforderungen und erforderlichen Integrationen.
Für Betrieb, Monitoring, Support und technische Wartung rechnen wir nach einem Pilot bei begrenztem Nutzungsumfang mit durchschnittlich 6 bis 12 Stunden pro Monat. Fachliche Aktualisierungen von Siegeln, Standards und Quellen werden nach tatsächlichem Änderungsumfang eingeplant.
