Procure Ai - KI-Plattform für öffentliche Beschaffung
Procure Ai entwickelt die erste KI-Agentenplattform für öffentliche Beschaffung. Sie begleitet den gesamten Prozess von der Bedarfserfassung über die Vergabevorbereitung bis zur dokumentierten Zuschlagsentscheidung, wobei spezialisierte KI-Agenten die dokumenten- und datenintensive Vorarbeit übernehmen und ihre Ergebnisse den zuständigen Menschen zur Prüfung vorlegen. Wir haben über sechs Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Beschaffungssoftware und beschäftigen mehr als 70 Mitarbeitende in Berlin, Paris und London.
Für den öffentlichen Sektor betreiben wir einen eigenen Bereich mit dedizierter Delivery-Verantwortung. Unser Strategic-Sourcing-Modul ist auf öffentliche Verfahren ausgelegt und deckt Kriterienerfassung, Bieterkommunikation mit Audit Trail, Angebotssperre bis zum Öffnungstermin, Nachforderungen, eForms und den Vergabevermerk ab. Unsere Erfahrung stammt aus Vorhaben mit öffentlichen Auftraggebern sowie regulierten Sektorenauftraggebern.
Zur Nachhaltigkeit im eigenen Betrieb bleiben wir nüchtern. Als Softwareanbieter liegt unser Hebel im remote-first-Arbeiten mit reduzierter Reisetätigkeit und im Betrieb in EU-Cloud-Rechenzentren statt auf eigener Hardware.
Nachhaltige Beschaffung scheitert selten am Willen und fast nie an fehlenden Kriterien. Sie scheitert an der Prüfung. Unser Konzept setzt deshalb nicht bei der Frage an, ob KI Nachweise lesen kann, sondern wie eine Vergabestelle daraus ein rechtssicheres Verfahren macht.
Die Nachweisprüfung sollte dafür kein Einzelwerkzeug sein: Wer Kriterien, zulässige Nachweisarten und Gleichwertigkeitshinweise bereits in den Vergabeunterlagen strukturiert erfasst, hat den Prüfmaßstab später automatisch verfügbar. In unserer KI-Agentenplattform ist die Nachweisprüfung deshalb Teil der Angebotsevaluation und bereits produktiv verfügbar.
Technisch empfehlen wir eine Verkettung statt einer einzelnen Technologie: layout-bewusste Dokumentenverarbeitung mit OCR und Logo-Erkennung, ein Sprachmodell, das je Nachweistyp ein definiertes Schema mit Belegstelle füllt statt Freitext zu erzeugen, eine semantische Zuordnung zu den Kriterien und eine Regel-Engine für die formale Bewertung. Der Agent liefert die Fakten, die Regeln entscheiden.
Das Ergebnis ist ein Prüfungsvorschlag und keine Entscheidung, mit vier Status und Verweis auf die Belegstelle im Originaldokument. Eine automatische Ablehnung gibt es nicht. Unklare Gleichwertigkeit und vergaberechtlich relevante Fälle gehen an die zuständige Stelle. Belastbar sind die deterministischen Prüfungen, während Geltungsbereiche, Produktidentität und Gleichwertigkeit der fachlichen Bewertung vorbehalten bleiben.
Der größte Hebel liegt aus unserer Sicht nicht ausschließlich in der KI, sondern in den Vergabeunterlagen: Strukturiert abgefragte Nachweisangaben senken Fehlerrate und Prüfzeit gleichzeitig. Hinzu kommt die Wiederverwendung geprüfter Nachweise über Verfahren und Stellen hinweg, die gerade kleineren Bietern den Zugang erleichtert.
Umsetzung und Bereitstellung planen wir mit acht bis zwölf Wochen von der Scope Finalisierung bis zur Produktivschaltung. In dieser Zeit erfassen wir gemeinsam den Kriterien- und Nachweiskatalog, kalibrieren das System an echten Beispieldokumenten und typischen Grenzfällen, richten Oberfläche und Zugänge ein und testen mit realen Unterlagen, bevor es in den Einsatz geht.
Ihr eigener Zeiteinsatz liegt dabei bei rund acht bis zehn Personentagen über den gesamten Projektverlauf. Diese verteilen sich auf einen Scoping-Workshop am Anfang, die fachliche Abstimmung des Kriterien- und Nachweiskatalogs, die Bereitstellung von Beispieldokumenten sowie zwei kurze Feedbackrunden mit Ihren Prüfer*innen. Alles Weitere — Konfiguration, Kalibrierung, Integration, Test und Dokumentation — übernehmen wir.
Der laufende Betrieb bleibt ebenfalls schlank und beschränkt sich im Wesentlichen darauf, Prüfkriterien aktuell zu halten. Wir empfehlen, mit einer abgegrenzten Produktgruppe zu starten: So liegt nach wenigen Wochen echte Prüferfahrung vor, und jede weitere Ausbaustufe wird auf Basis von Fakten entschieden statt auf Basis von Annahmen.
