Moss für die Bundeswehr: Weniger Verwaltung, mehr Einsatzfähigkeit
Moss ist ein deutsches Unternehmen für Ausgaben- und Zahlungsmanagement mit Sitz in Berlin, gegründet 2019. Rund 350 Mitarbeitende an Standorten in Berlin, London, Amsterdam und Tallinn entwickeln und betreiben die Plattform, die europaweit von mehreren tausend Unternehmen genutzt wird.
Die Moss GmbH ist als E-Geld-Institut von der BaFin zugelassen und beaufsichtigt und gibt Mastercard-Firmenkreditkarten heraus. Die Plattform verbindet Kartenherausgabe, digitales Rechnungsmanagement und automatisierte Buchhaltung in einem System, ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert und verarbeitet Daten ausschließlich in EU-Rechenzentren.
Leistungsportfolio:
Beantragung und Genehmigung: digitaler Antrag durch die Dienststelle, mehrstufige Genehmigung nach hinterlegtem Regelwerk, vollständig dokumentiert
Bereitstellung: physische und virtuelle Mastercard-Firmenkarten. Virtuelle Karten sind sofort ausgegeben und einsetzbar, auch als Einmalkarte für einen einzelnen Beschaffungsvorgang oder als Projektkarte mit definiertem Gültigkeitszeitraum
Verwaltung und Steuerung: differenzierte Limits und Einschränkungen je Karte, Nutzer, Kostenstelle, Händlerkategorie und Zeitraum, wirksam vor der Zahlung und nicht erst in der Nachkontrolle
Sperrung: in Echtzeit, durch die verwaltende Stelle oder durch den Karteninhaber selbst
Abrechnung: automatisierte Belegerfassung und -zuordnung, vollständige Erfassung der Rechnungsangaben einschließlich Steuerbeträgen, Zuordnung zu Kostenstellen und weiteren Buchungsmerkmalen
Schnittstellen: Bereitstellung der Abrechnungs- und Buchungsdaten über strukturierte Exportformate und eine offene API, mit Zuordnung zu Kostenstellen und weiteren Buchungsmerkmalen. Anbindungen an gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme sind etabliert. Uns ist bewusst, dass die Bundeswehr mit SASPF eine eigene, auf SAP basierende Systemlandschaft betreibt; die konkrete Anbindung wäre gemeinsam zu spezifizieren.
Struktur: Mandantenfähigkeit und Konsolidierung über viele eigenständig wirtschaftende Einheiten hinweg
Schutz vor Missbrauch und Absicherung bei Verlust: Einmalkarten deaktivieren sich nach einer Transaktion selbst. Virtuelle Karten können nicht verloren gehen. Physische Karten sind in Echtzeit sperrbar, durch die verwaltende Stelle oder durch den Karteninhaber selbst in der App, und werden ersetzt.
Verfügbarkeit und Support: Als BaFin-reguliertes E-Geld-Institut unterliegt Moss aufsichtsrechtlichen Anforderungen an die Stabilität und Ausfallsicherheit des Betriebs. Die Daten werden ausschließlich in EU-Rechenzentren verarbeitet. Support und Plattform sind deutschsprachig.
Online-Identifizierung: Ein digitales Identifizierungsverfahren ist Bestandteil der Registrierung.
Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern und vergleichbaren Organisationen: Moss arbeitet mit der Deutschen Bahn sowie mehreren Organisationen aus dem öffentlichkeitsnahen und gemeinnützigen Bereich zusammen, darunter Industrie- und Handelskammern und Gliederungen des Deutschen Roten Kreuzes. Diese Organisationen teilen zentrale Merkmale mit der Bundeswehr: dezentrale Standortstruktur mit vielen eigenständig wirtschaftenden Einheiten, hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Mittelverwendung, sowie die Notwendigkeit, zentrale Steuerung mit lokaler Handlungsfähigkeit zu verbinden.
Darüber hinaus zählen mehrere Unternehmen der Verteidigungsindustrie zu unseren Kunden. Diese Mandate unterliegen Vertraulichkeitsvereinbarungen; im geschützten Bereich dieser Einreichung oder in einem anschließenden Gespräch machen wir gerne konkrete Angaben, soweit die betreffenden Kunden zustimmen. Einen öffentlichen Auftrag im Verteidigungsbereich haben wir bislang nicht ausgeführt, unsere Erfahrung in diesem Sektor liegt auf der industriellen Seite.
Ansprechpartner
Mirko Seier
Senior Key Account Executive
mirko.seier@getmoss.com
+49178 3393223
Das Konzept entkoppelt die Versorgung von der Vor-Ort-Administration und ist damit der maßgebliche Ansatzpunkt zur Reduzierung des Verwaltungsaufwandes bei einer Organisation mit sehr vielen Dienststellen:
Inland: Virtuelle Karten werden zentral erzeugt und sind unmittelbar einsatzfähig, auch als Einmalkarte für einen konkreten Beschaffungsvorgang. Physische Karten werden zentral produziert und direkt an Dienststelle oder Karteninhaber versendet. Limits, Freigaben, Änderungen und Sperrungen erfolgen zentral über ein Webportal in Echtzeit, ohne lokale Systeminstallation und ohne dass jede Dienststelle eine eigene administrative Kapazität aufbauen muss. Eine Rechteverwaltung erlaubt trotzdem dienststellenbezogene Delegation, z. B. für Beantragung und fachliche Freigabe.
Rollout und Zeitschiene: Einführung kurzfristig möglich
Es gibt auf unserer Seite keine vorgeschaltete Entwicklungsarbeit. Keine Hardware zu beschaffen, keine lokale Installation, keine Einrichtung je Dienststelle. Die Einrichtung erfolgt durch Konfiguration, nicht durch Entwicklung.
Tag 1 bis 5: Anlage von Organisationsstruktur, Kostenstellen, Rollen und Berechtigungen. Hinterlegung des Regelwerks für Limits und Freigaben.
Ab Tag 5: Die Ausgabe der ersten Karten ist möglich. Virtuelle Karten unmittelbar einsatzfähig, physische Karten im Versand.
Woche 2 bis 4, Pilot: produktiver Betrieb mit einer begrenzten Anzahl repräsentativer Dienststellen. Validierung von Freigaben, Abrechnung und Datenbereitstellung. Schulung der beteiligten Stellen.
Ab Woche 4 bis 5, stufenweiser Rollout: nach Organisationsbereichen mit definiertem Terminplan, mit Schulung und benannter Ansprechperson. Die Geschwindigkeit richtet sich nach der Aufnahmefähigkeit der Organisation, nicht nach technischen Abhängigkeiten.
Vergleichbare Einführungen haben wir bei Organisationen mit verteilter Standortstruktur und einer Vielzahl eigenständig wirtschaftender Einheiten durchgeführt.
Parallel und ohne den Betrieb zu blockieren: Spezifikation und Umsetzung der formatkonformen HKR-Anbindung für die Rahmenvertragsphase.
Die einzigen echten Startvoraussetzungen liegen auf organisatorischer Seite: eine benannte Ansprechstelle, die hinterlegbare Nutzungsrichtlinie und die Stammdaten der einzubeziehenden Dienststellen. Sobald diese vorliegen, können wir beginnen.
Ausland: Die Karten sind über das Mastercard-Netz in über 210 Ländern und Territorien einsetzbar, der breitesten Länderabdeckung der globalen Kartennetze.
Für die konkreten Auslandsstandorte schlagen wir vor, die tatsächliche Akzeptanzsituation vor Ort in der Konzeptionsphase gemeinsam zu bewerten, statt eine pauschale weltweite Abdeckung zuzusagen.
Kurzfristige Erhöhung des Kreditrahmens: Moss vergibt echte Kreditlinien mit Zahlungsziel und eigener Risiko- und Limitsteuerung. Eine Größenordnung wie die im Challenge-Text genannten 150.000 Euro liegt innerhalb unserer üblichen Rahmen; die Ausgestaltung kurzfristiger Anhebungen würden wir gemeinsam festlegen.
Moss bietet bereits heute eine monatliche, einheiten- und kostenstellenbezogene Abrechnung mit vollständiger Einzelumsatzübersicht, webbasiertem Zugriff und elektronischer Bereitstellung der Abrechnungsdaten über Export und API. Jede Transaktion ist automatisch mit Beleg, Kostenstelle, Buchungsmerkmalen und Freigabehistorie verknüpft, die Grundlage für eine lückenlos nachvollziehbare Prüfung von der Beantragung über Freigabe und Transaktion bis zur Verbuchung. Das ersetzt den heutigen Aufwand, Belege und Freigaben manuell zusammenzuführen.
Uns ist die Mechanik des HKR-Verfahrens bekannt: Zahlungs- und Buchungsunterlagen werden als strukturierte Sammelanordnungen über standardisierte elektronische Schnittstellen nach den BestMaVB-HKR eingereicht, mit fester Zuordnung zu Titel- und Objektkonten der jeweiligen Bewirtschafter, mit Prüfung und Freigabe durch die zuständige Bundeskasse und automatisierter Protokollierung jeder Einreichung. Das SEPA-Lastschriftverfahren ist als Einzugsmechanismus vorgesehen und aus unserer Sicht der geeignete Weg für den zentralen Einzug gegen ein Referenzkonto.
Unser Vorschlag zur Staffelung. In der Interimsphase erfolgt die Abrechnung über die vorhandene monatliche, dienststellenbezogene Konsolidierung mit elektronischer Datenbereitstellung und SEPA-Lastschrifteinzug gegen ein zentrales Konto. Damit ist die Bundeswehr sofort handlungsfähig, ohne auf eine Integration zu warten. Parallel spezifizieren wir die formatkonforme HKR-Anbindung gemeinsam mit BAIUDBw und ZRB, einschließlich des vorgesehenen Zulassungsverfahrens, sodass sie zur Rahmenvertragsphase produktiv verfügbar ist.
Ergänzend abbildbar: transparente Kartengebühren ohne versteckte Positionen, klar definierte Fremdwährungs- und Auslandseinsatzentgelte, Zahlungsziel von 30 Tagen.
Langfristige Wirtschaftlichkeit im Lebenszyklus
Der wesentliche Kostenanteil einer Kartenlösung liegt nicht in der Kartengebühr, sondern im Verwaltungsaufwand über den Lebenszyklus. Bei rund 1.200 Karten über hunderte Dienststellen entstehen die eigentlichen Kosten in Beantragung, Freigabe, Belegnachverfolgung, Zuordnung und Abrechnungsprüfung, heute überwiegend manuell und dezentral.
Die Ansatzpunkte unserer Lösung:
Wegfall der dezentralen Anbieterverwaltung durch Bündelung auf einen Vertrag und ein System
Automatische Belegzuordnung inklusive Mehrwertsteuerauslesung statt manueller Nachverfolgung
Prävention statt Nachkontrolle: Limits und Beschränkungen wirken vor der Zahlung, wodurch Rückabwicklung und Klärungsaufwand entfallen
Unbegrenzte virtuelle Karten ohne Einzelkartengebühr entkoppeln die Kartenanzahl von der Kostenentwicklung. Bei der von Ihnen erwarteten steigenden Bedarfslage ist das unmittelbar relevant
Wir sind bereit, diese Effekte im Pilot dienststellenbezogen zu messen und als Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Rahmenvertrags zu dokumentieren.
Fachlich und organisatorisch:
Eine zentrale, entscheidungsfähige Ansprechstelle sowie je Organisationsbereich eine benannte Ansprechperson für den Rollout
Eine verbindliche Richtlinie zur Kartennutzung (Berechtigte, Limits, zulässige Verwendungszwecke, Freigaben), die als Regelwerk in der Plattform hinterlegt wird – erfahrungsgemäß ist nicht die Technik der Engpass, sondern die vorherige Klärung, wer was genehmigen darf
Ein definierter Migrationsplan für die bestehenden rund 1.200 dezentral beschafften Karten, einschließlich einer vollständigen Bestandsaufnahme als Ausgangspunkt
Klärung, welche Rolle die vorhandenen Reisekostenprozesse und das Travel Management des Bundes künftig spielen, damit Abgrenzung und Schnittstellen eindeutig sind
Technisch:
Bereitstellung der verbindlichen Schnittstellenspezifikation für die Anbindung an das Referenzkonten- und HKR-Verfahren sowie Benennung der für das Zulassungsverfahren zuständigen Stelle
Klärung der Anbindung an SASPF, insbesondere Benennung der zuständigen Stelle bei der BWI und der verfügbaren Schnittstellen
Festlegung der Stammdaten für Dienststellen, Kostenstellen und Berechtigte sowie des Verfahrens zur laufenden Aktualisierung
Klärung der Anforderungen an das Online-Identifizierungsverfahren für Karteninhaber
Diese Punkte lassen sich aus unserer Sicht in einer kurzen gemeinsamen Konzeptionsphase klären; sie sind keine Voraussetzung für den Start eines Piloten, sondern für die Skalierung.
