Innovatives Kreditkartenmanagement mit SAP Concur
SAP Concur ist der weltweit führende Anbieter für integriertes Reise-, Spesen- und Ausgabenmanagement und Teil der SAP SE. Im deutschen öffentlichen Sektor unterstützt SAP Concur Bundesbehörden, Bundesländer, Bundeswehr, Sozialversicherungsträger, Hochschulen, Unikliniken und Großforschungseinrichtungen dabei, ihre Beschaffungs- und Reisekostenprozesse vollständig zu digitalisieren – rechtssicher, transparent und effizient.
Die Procurement Card (P-Card) – auch Einkaufskarte oder Behördenkarte genannt – gewinnt im deutschen öffentlichen Sektor zunehmend an Bedeutung. P-Cards ermöglichen es Mitarbeitenden, kleinere Beschaffungen und operative Ausgaben direkt und unkompliziert zu tätigen, ohne aufwändige Bestellprozesse zu durchlaufen. Typische Anwendungsfälle im öffentlichen Sektor umfassen:
Büro- und Verbrauchsmaterialien
IT-Zubehör und Kleingeräte
Tagungskosten und Bewirtungsaufwendungen
Dienstreisenebenkosten (Taxi, Parkgebühren, ÖPNV)
Kleinbeschaffungen unterhalb der Vergabegrenzen
Gleichzeitig stellen P-Cards öffentliche Einrichtungen vor erhebliche Compliance-Herausforderungen: Nachweispflichten nach Bundeshaushaltsordnung (BHO) bzw. Landeshaushaltsordnungen, das Vier-Augen-Prinzip bei der Belegprüfung, haushaltssystematische Zuordnung der Ausgaben sowie die korrekte steuerliche Behandlung (Vorsteuer, Bewirtungsbelege) müssen lückenlos dokumentiert werden.
Genau hier setzt SAP Concur an.
SAP Concur integriert P-Card-Prozesse nahtlos in eine einheitliche digitale Plattform und schließt damit die Lücke zwischen Karteneinsatz, Belegnachweis und Haushaltsbuchung:
Automatischer Datenabruf: Kartentransaktionen werden direkt vom Kartenherausgeber (z. B. Mastercard, Visa, Diners) in SAP Concur eingespeist – kein manueller Übertrag, keine Verzögerungen.
Mobile Belegerfassung: Mitarbeitende fotografieren Kassenbelege direkt mit dem Smartphone. Die KI-gestützte Texterkennung (OCR) liest Betrag, Datum, Händler und Mehrwertsteuer automatisch aus und ordnet sie der Transaktion zu.
Richtlinienprüfung in Echtzeit: Ausgabengrenzen, zugelassene Händlerkategorien (MCC-Codes) und behördenspezifische Beschaffungsrichtlinien werden automatisch geprüft – Verstöße werden sofort eskaliert, bevor sie den Freigabe-Workflow erreichen.
Digitaler Freigabe-Workflow: Vorgesetzte oder Stabsstellen prüfen und genehmigen Ausgaben digital – revisionssicher, mit vollständigem Audit-Trail und konform zum Vier-Augen-Prinzip.
ERP-Integration: Freigegebene P-Card-Abrechnungen werden automatisch an SAP S/4HANA, SAP ECC oder HKR-Systeme (z. B. SAP PSM, MACH, KFM) übergeben – inklusive korrekter Kostenstellen-, Fonds- und Finanzpositionszuordnung nach öffentlicher Haushaltsstruktur.
SAP Concur ist speziell auf die Anforderungen des deutschen öffentlichen Haushaltsrechts ausgelegt:
BHO / LHO-konformes Belegwesen: Vollständige digitale Belegakte je Transaktion, revisionssicher archiviert gemäß GoBD und den Anforderungen der Rechnungshöfe.
Bundesreisekostengesetz (BRKG): P-Card-Ausgaben im Reisekontext werden nahtlos mit dem Reisekostenantrag verknüpft und gesetzeskonform abgerechnet.
Trennung von Anordnung und Auszahlung: Workflows bilden das haushaltsrechtliche Anordnungsprinzip digital ab – Mittelbereitstellung, sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie Anordnungsbefugnis werden systemseitig dokumentiert.
Datenschutz und IT-Sicherheit: Betrieb in deutschen bzw. europäischen Rechenzentren, DSGVO-Konformität, Zertifizierungen nach ISO 27001 oder C5-Testat – für Behörden mit erhöhten Sicherheitsanforderungen stehen dedizierte Bereitstellungsmodelle zur Verfügung.
Bitte siehe hierzu angehängtes Innovationskonzept (unter geschützte Anhänge) als Diskussionsgrundlage.
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