finway Karten und Software für die Bundeswehr weltweit
1. Unternehmen
finway ist ein deutsches Softwareunternehmen und seit rund sechs Jahren am Markt. Wir sind spezialisiert auf Firmenkarten, Purchase-to-Pay (P2P) und die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Zehntausende finway-Firmenkarten sind aktuell weltweit im Einsatz, überwiegend bei deutschen Kunden.
Dank 500 Kunden vom Kleinunternehmer mit 10 Mitarbeitern bis zum Großunternehmen mit mehr als 1.5 Milliarden Umsatz betrachten wir uns als fest etablierten Anbieter im Bereich Karten und Kreditorenbuchhaltung.
Als deutscher Anbieter kennen wir die Anforderungen an Prozesssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Compliance, die im öffentlichen Sektor und im Enterprise-Umfeld gelten.
2. Leistungsportfolio: All-in-One-Plattform
finway bündelt sämtliche Ausgabenprozesse in einer einzigen Plattform. So entsteht eine durchgängige Datenbasis von der Bestellung bis zur Verbuchung:
Firmenkarten: physische und virtuelle Debit- und Prepaidkarten auf Mastercard- und Visa-Basis, nutzbar mit Google Pay und Apple Pay
Rechnungsverarbeitung: KI-gestützte OCR-Erfassung und digitale, mehrstufige Freigabeworkflows
Vorbereitende Buchhaltung: automatisiertes Belegmatching, Vorkontierung und Kostenstellenzuweisung
Zahlungen: direkte Bankanbindung und Bezahlung offener Beträge aus dem Tool
Purchase-to-Pay: ganzheitlicher Prozess mit 3-Wege-Abgleich (Bestellung, Lieferschein, Rechnung)
Reisekostenabrechnung sowie Spesen- und Auslagenerstattung
Budgetkontrolle: proaktive Steuerung und Echtzeit-Überwachung von Budgets
DATEV-Schnittstelle und auf Wunsch Integration in Drittprogramme, wie zum Beispiel ERP/WaWi
3. Kartenprogramm und regulatorischer Rahmen
Das Kartenprogramm von finway läuft auf Weavr, einer Embedded-Finance-Plattform („Banking-as-a-Service"). Dies ermöglicht die Ausgabe von Firmenkarten, ohne selbst eine bankfähige Infrastruktur betreiben zu müssen.
Lizenzierung: Weavr betreibt in der EU eine eigene E-Geld-Institutslizenz über Weavr (Europe) Ltd (Malta), reguliert durch die MFSA.
Kartennetzwerke: Die Ausgabe erfolgt über die Mastercard- und Visa-Netzwerke via etablierter BIN-Sponsor- bzw. Principal-Member-Vereinbarungen. Das Programm ist damit nicht auf ein einzelnes Kartensystem beschränkt.
Compliance-as-a-Service: Integraler Bestandteil jedes Programms sind KYB (Geschäftsverifizierung) und KYC (Nutzerverifizierung), laufende Sorgfaltspflichtprüfungen und Transaktionsüberwachung. Diese Funktionen sind Standard und kein nachträglich ergänztes Modul – ein wesentlicher Vorteil für prüffähige Nachweise im öffentlichen Sektor.
4. Sicherheit und Zertifizierungen
ISO/IEC 27001:2022: Das Informationssicherheits-Managementsystem von Weavr ist zertifiziert und wird jährlich durch einen akkreditierten externen Auditor geprüft. Es umfasst Risikomanagement, Zugriffskontrolle, Incident Response und kontinuierliche Überwachung.
PCI-DSS Level 1: Die jährlich erneuerte Zertifizierung erfüllt den von Mastercard und Visa vorgeschriebenen Sicherheitsstandard für Verarbeitung und Übermittlung von Karteninhaberdaten.
GoBD-Konformität: finway erfüllt die Kriterien für GoBD-konforme Buchhaltung, Dokumentenspeicherung und Archivierung.
Aktuelle ISO-27001- und PCI-Zertifikate sowie die zugehörige Statement of Applicability stellen wir auf Anfrage bereit.
5. Funktionen für Kontrolle und Transparenz
Kartenlimits: individuelle Limits pro Karte, Team oder Abteilung
Echtzeit-Übersicht: alle aktuellen und anstehenden Transaktionen auf einen Blick
Automatische Belegzuordnung: jede Transaktion wird der richtigen Karte zugewiesen und mit dem passenden Beleg verknüpft
Workflow-Automatisierung: Einmal-Karten werden bei Genehmigung erstellt und nach der Zahlung automatisch gelöscht
Mobile App (iOS & Android): Karten unterwegs einsehen, pausieren, schließen oder sperren
6. Referenzen und regulatorische Komplexität
Eine mit der Bundeswehr direkt vergleichbare Referenz können wir nicht vorweisen. Stattdessen verweisen wir auf eine Größenordnung und Komplexität, die argumentativ anspruchsvoller ist als ein Kartenprogramm für einen einzelnen Arbeitgeber. Wir betreiben finways eigenes mandantenfähiges (Multi-Tenant) KMU-Kartengeschäft sowie Programme für Organisationen mit großen, verteilten Nutzergruppen und hoher Fluktuation:
SafetyWing: globaler Anbieter für Remote-Worker und Versicherungen
Benifex: Enterprise-HR- und Benefits-Plattform mit Kunden in der Größenordnung von Deloitte und Electronic Arts
Miles: finway Karten liegen in Tausenden von Mietwagen und werden zudem intern genutzt.
Diese Programme bringen regulatorische, Schutz- und Prüfanforderungen mit sich, die denen einer öffentlichen Stelle vergleichbar sind.
7. Fazit
finway verbindet ein reguliertes, netzwerkübergreifendes Kartenprogramm mit einer ganzheitlichen Plattform für Ausgabenmanagement, Kreditorenbuchhaltung und Purchase-to-Pay. Zertifizierte Sicherheitsstandards, integrierte Compliance und GoBD-Konformität schaffen die Grundlage für einen transparenten, prüffähigen Einsatz im öffentlichen und im Enterprise-Umfeld.
Nationale und internationale Bereitstellung der finway Karten
Die zentrale Anforderung der Bundeswehr – Ausgabe und Betreuung von Karten für Personen, die sich abwechselnd im Inland und im Auslandseinsatz befinden – lösen unser Bankpartner weavr und finway bereits heute im Produktivbetrieb. SafetyWing, zum Beispiel gibt Karten an Remote-Worker und "digitale Nomaden" aus, die über den gesamten Globus verteilt sind und oft monatlich zwischen Ländern wechseln. Dieser Anwendungsfall ist anspruchsvoller als der Bedarf der Bundeswehr: Bundeswehr-Personal wird voraussichtlich deutsche Mobilfunknummern führen, was die Authentifizierung deutlich vereinfacht. Viele SafetyWing-Nutzer verfügen dagegen über keine stabile "Heimat"-Nummer.
Flexible Authentifizierung statt reiner SMS-Abhängigkeit
Die Zustellung von SMS-Einmalpasscodes ist in einzelnen Ländern unzuverlässig. Für Länder wie die Türkei, Mexiko, Ägypten, Indonesien und Vietnam haben wir Routing- und Carrier-Konfigurationen aktiv angepasst. Entscheidend: Unsere Authentifizierung ist nicht fest auf SMS festgelegt. Bei Bedarf sind E-Mail und weitere Verifizierungskanäle pro Programm konfigurierbar. Ein einzelnes Zustellungsproblem in einem Land sperrt einen Nutzer somit nicht aus. Für die Bundeswehr mit überwiegend deutschen Mobilfunknummern ist dieser Punkt zusätzlich entschärft.
Physische Kartenzustellung bis an abgelegene Orte
Unsere Logistikkette bewältigt Adressen und Zustelldienste weit außerhalb üblicher Großstadt-Standards, nicht nur in Westeuropa. Wir haben Lieferungen durch Zoll und lokale Kurierdepots bis nach Port Vila, Vanuatu, verfolgt und erfolgreich zugestellt. Damit ist gewährleistet, dass Karteninhaber auch an schwer erreichbaren Einsatzorten zuverlässig versorgt werden.
Ausgabenkontrollen, die der Person folgen
Statt bei jedem Grenzübertritt ein neues Kartenprofil auszustellen, unterstützt unsere Autorisierungsschicht dynamische, pro Karteninhaber konfigurierbare Ausgabenregeln. Diese Regeln folgen der Person, nicht einem festen Land. Für Personal, das zwischen Standorten versetzt oder verlegt wird, lassen sich Limits und Einsatzzwecke direkt anpassen, ohne die Karte neu auszugeben.
Zwei Kartensysteme und mehrere Währungen
Wir unterstützen sowohl Mastercard als auch Visa sowie mehrere Währungen. Akzeptanz und Finanzierung hängen damit nicht von der Reichweite eines einzelnen Netzwerks in einem bestimmten Land ab. So sichern wir maximale weltweite Akzeptanz, auch dort, wo ein einzelnes Netzwerk schwächer vertreten ist.
Erprobte Rollouts und Migrationen
Finway und weavr haben Kartenprogramme in relevantem Umfang eingeführt und migriert. Aktuell läuft eine Migration mit 70 Kunden für einen weiteren Embedder, parallel wächst das Volumen bei finway selbst kontinuierlich. Zu unserem bewährten Vorgehen gehören die Verwaltung physischer Kartenbestände, Design- und BIN-Änderungen sowie gestaffelte Umstellungen ohne Serviceunterbrechung für bestehende Karteninhaber.
Skalierung ohne Risiko
Bei derzeit rund 1.200 Karten mit erwartetem Wachstum bewegt sich das Programm komfortabel innerhalb der Größenordnung, in der unser Partner Weavr bereits für bestehende Programme operiert. Das aktuelle Gesamtvolumen von finway Firmenkarten allein übersteigt diesen Rahmen bereits um ein Vielfaches.
Die Skalierung stellt somit kein Risiko dar. Sie erhalten eine Lösung, die den beschriebenen Anwendungsfall nicht erst konzipieren muss, sondern ihn im Produktivbetrieb bereits nachweislich beherrscht.
Zentrales Referenz- und Sammelkontenmodell
Die Plattform unterstützt ein zentrales Referenz- bzw. Sammelkontenmodell, das konzeptionell einem Bundeskasse-Referenzkonto ähnelt. Die Mittel werden auf einem separierten, treuhänderisch abgegrenzten Sicherungskonto über einen regulierten Bankpartner gehalten und nicht mit der eigenen Bilanz von finway oder Weavr vermischt. Sämtliche Karteninhaberaktivitäten werden gegen diesen zentralen Pool abgerechnet.
Innerhalb dieser Struktur können Ausgaben auf Unterkonto-, Kostenstellen- und Einheitsebene zugeordnet und ausgewertet werden. Die Bundeswehr unterhält damit eine einzige konsolidierte Finanzierungsbeziehung, während gleichzeitig eine granulare Kostenzuordnung auf Einheitsebene für die interne Budgetierung möglich bleibt. Das ist besonders nützlich, wenn die Beschaffung eine einzige Vertragsbeziehung wünscht, das Finanzwesen jedoch eine Aufschlüsselung nach Abteilungen benötigt.
Transaktionsgenaue Erfassung und prüfsichere Rechnungsstellung
Jede Autorisierung, jedes Settlement und jedes Gebührenereignis wird auf Transaktionsebene erfasst und über API sowie Reporting bereitgestellt. Diese Datenbasis bildet bereits heute die Grundlage für unsere eigene detaillierte monatliche Rechnungsstellung: Gebühren pro Karte, Interchange pro Transaktion, FX, SMS- und Authentifizierungskosten, IBAN-Gebühren und weitere Positionen werden jeweils separat ausgewiesen. Diese Aufschlüsselung lässt sich direkt für eine prüfsichere Abstimmung auf Seiten der Bundeswehr wiederverwenden.
Proaktive Treasury-Kontrollen
Proaktive Treasury-Kontrollen sind bereits produktiv im Einsatz. Konfigurierbare Warnmeldungen bei niedrigem Kontostand auf dem zentralen Finanzierungskonto sind für andere Kunden aktiv, mit auf das jeweilige Finanzteam abgestimmten Schwellenwerten und Eskalationsrhythmen. Das ist relevant bei steigender Nachfrageentwicklung, denn der Finanzierungspuffer wird so aktiv gesteuert und nicht nur manuell überwacht.
Abstimmungsexporte und ERP-Integration
Abstimmungsexporte sind so strukturiert, dass sie sich in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Prozesse einbinden lassen, statt ein proprietäres Format zu erzwingen. finway bildet den gesamten Prozess vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur vorbereitenden Buchhaltung ab und unterstützt den Export in gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
Automatisierte Abrechnungs- und Freigabeprozesse
finway digitalisiert und automatisiert die zentralen Schritte der Abrechnung:
Intelligente Freigabe-Workflows: Regelbasierte, mehrstufige Genehmigungsprozesse lassen sich nach Betragshöhe, Lieferant oder Kostenstelle konfigurieren. So ist stets nachvollziehbar dokumentiert, wer wann was freigegeben hat.
Automatisierter 3-Wege-Abgleich: Bestellung, Lieferschein und Rechnung werden KI-gestützt auf Positionsebene abgeglichen. Übereinstimmende Belege werden automatisch als sachlich richtig bestätigt, Abweichungen sofort markiert. In der Praxis reduziert dies den manuellen Aufwand um über 90 Prozent und minimiert Doppel- oder Fehlzahlungen.
Kostenstellenzuordnung: Jede Transaktion und jeder Beleg wird der richtigen Kostenstelle bzw. dem richtigen Kostenträger zugeordnet und für die Buchhaltung vorkontiert.
Firmenkarten mit voller Kontrolle
Über finway stellen Sie virtuelle und physische Debitkarten für einzelne Nutzer, Teams oder Einheiten bereit. Für jede Karte lässt sich ein individuelles Limit festlegen. Alle Transaktionen werden in Echtzeit sichtbar und automatisch der richtigen Karte zugeordnet. Belege werden per Erinnerung nachgehalten, sodass keine Quittung verloren geht. Virtuelle Karten für den einmaligen Gebrauch werden nach der Genehmigung erstellt und nach der Transaktion automatisch geschlossen, was das Missbrauchsrisiko deutlich senkt.
Zusammenfassung
Die Lösung verbindet ein konsolidiertes, treuhänderisch gesichertes Finanzierungsmodell mit granularer Kostentransparenz auf Einheitsebene. Transaktionsgenaue Erfassung, prüfsichere Rechnungsstellung, proaktive Treasury-Kontrollen und flexible Exportformate schaffen die Grundlage für revisionssichere Abrechnungsprozesse. Ergänzt um automatisierte Freigabe-Workflows, den 3-Wege-Abgleich, kontrollierte Firmenkarten und die nahtlose Anbindung an bestehende Beschaffungs- und Buchhaltungs-Prozesse erhält die Bundeswehr eine durchgängig digitale, transparente und skalierbare Abrechnungsplattform.
Für einen erfolgreichen und reibungslosen Rollout des Kartenprogramms bestehen einige Voraussetzungen aufseiten der Bundeswehr. Diese schaffen von Beginn an Klarheit über Struktur, Verantwortlichkeiten und technische Anbindung. Wir haben die zentralen Punkte nachfolgend zusammengefasst und um die entsprechenden Fähigkeiten der finway-Plattform ergänzt.
1. Klärung des Governance- und Finanzierungsmodells
Zu Beginn ist eine Vorabentscheidung zum Finanzierungs- und Governance-Modell erforderlich: ein konsolidiertes zentrales Referenzkonto mit interner Kostenstellenzuordnung gegenüber mehreren dedizierten Konten pro Einheit oder Dienststelle. Diese Entscheidung bestimmt die Kontostruktur und das Reporting-Design von Anfang an.
finway unterstützt beide Modelle über eine flexible Kostenstellenstruktur inklusive Kostenstellengruppen sowie eine Echtzeit-Budgetkontrolle auf Kostenstellenebene. Budgets lassen sich je Kostenstelle mit einer verantwortlichen Person hinterlegen, alle getätigten und geplanten Ausgaben werden laufend abgeglichen.
2. Benennung von Administratoren pro Organisationseinheit
Für jede Organisationseinheit sind Administratoren mit definierter Befugnis zu benennen, Karten zu beantragen, Limits festzulegen und Änderungen an Ausgabenkontrollen freizugeben. Kartenprogramme dieser Größenordnung laufen mit klar verteilter interner Verantwortung deutlich reibungsloser als über einen einzigen zentralen Engpass.
finway bietet dafür individualisierbare Rollen und Rechte mit bis zu 20 frei definierbaren Rollen, mehrstufige Freigabeworkflows sowie separate Systemadministrationsrechte, mit denen sich verwaltungsbezogene von operativen Aufgaben trennen lassen.
3. Saubere Personal- und Stammdaten für das Onboarding
Für ein effizientes Onboarding sind genaue, unmittelbar verwendbare Personal- und Organisationseinheiten-Stammdaten erforderlich. Selbst ein schlanker KYC- und Eligibility-Prozess benötigt saubere Quelldaten, um manuelle Ausnahmebearbeitung in großem Umfang zu vermeiden.
finway ermöglicht einen automatisierten Datenimport bestehender Stammdaten wie Kostenstellen und Mitarbeitender per CSV-Datei. So gelingt ein schneller und fehlerarmer Start.
4. Benennung eines technischen IT-Ansprechpartners
Erforderlich ist ein benannter technischer beziehungsweise IT-Ansprechpartner, der gemeinsam mit uns an der Integration arbeitet, sei es über ein Self-Service-Admin-Portal, eine API-Anbindung oder beides. Diese Person definiert zudem, wie der Abstimmungs-Feed in die Finanzsysteme der Bundeswehr aussehen muss.
finway stellt hierfür flexible CSV- und XML-Exporte sowie Anbindungen an Drittsysteme bereit. Exporte lassen sich hochgradig individualisieren und an interne Prozesse anpassen.
5. Klärung von Konnektivitäts- und Geräteannahmen
Für Personal in Umgebungen mit eingeschränkter Konnektivität, Zugangsbeschränkungen oder Geheimhaltungsstufen ist frühzeitig zu klären, ob bei allen Karteninhabern von einem funktionsfähigen Mobilgerät für die starke Kundenauthentifizierung ausgegangen werden kann oder ob alternative Verifizierungswege vorzusehen sind.
Das Kartensystem von finway erfüllt die PSD2-Vorgaben zur starken Kundenauthentifizierung und schützt zusätzlich über die 3DS-Authentifizierung. Die genauen Annahmen zu Endgeräten und Verifizierungswegen sollten gemeinsam vor dem Rollout festgelegt werden.
6. Datenschutz, Datenresidenz und Sicherheitsanforderungen
Erforderlich ist eine ausdrückliche Bestätigung der Anforderungen an Datenschutz, Datenresidenz sowie etwaiger zusätzlicher Sicherheits- und Freigabeanforderungen, die für einen Kunden aus dem Verteidigungsbereich über die Standard-DSGVO hinausgehen. Diese Anforderungen sollten gemeinsam mit dem Compliance- und Rechtsteam von Weavr vor Vertragsschluss geprüft und nicht vorausgesetzt werden.
finway ist vollständig DSGVO-konform. Die Datenspeicherung erfolgt auf Servern in Frankfurt am Main (AWS, ISO 27001 zertifiziert). Das integrierte Kartensystem wird über den nach ISO 27001 zertifizierten Partner Weavr bereitgestellt. Alle sensiblen Daten werden mit modernen Verfahren wie AES-256-GCM verschlüsselt. Zusätzlich ist finway GoBD-zertifiziert nach IDW PS 880.
7. Realistischer Phasenplan mit Pilotprojekt
Angesichts von derzeit rund 1.200 Karten und erwartetem Wachstum empfehlen wir einen realistischen Phasenplan. Ein Pilotprojekt mit ein bis zwei Dienststellen, davon eine im Inland und eine international zur Prüfung des grenzüberschreitenden Aspekts, ermöglicht beiden Seiten, Onboarding, Logistik und Abstimmung zu validieren, bevor eine vollständige Rollout-Verpflichtung eingegangen wird.
Die technische Einführung von finway dauert in der Regel 2 bis 6 Wochen und wird durch persönliche Betreuung sowie individuelle Trainings begleitet.
Wir stehen für die gemeinsame Abstimmung dieser Voraussetzungen jederzeit zur Verfügung und begleiten die Bundeswehr partnerschaftlich von der Konzeption über den Piloten bis zum vollständigen Rollout.
