Publ°k – spezialisiert auf Kartenlösungen für die öffentliche Hand

Als deutsches Unternehmen entwickelt und betreibt Publ°k digitale Karten- und Zahlungslösungen mit einem besonderen Schwerpunkt auf den Anforderungen öffentlicher Auftraggeber. Dabei verbindet Publ°k Payment-Kompetenz mit einem fundierten Verständnis dezentraler Verwaltungsstrukturen, öffentlicher Prozesse sowie der besonderen Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.

Unsere Lösungen werden von kleinen Kommunen mit wenigen Karten ebenso genutzt wie von Großstädten und bundesweit organisierten öffentlichen Institutionen. Im Rahmen der Bezahlkartenlösung in 14 Bundesländern unterstützt und betreut Publ°k eine große Zahl abrufberechtigter Leistungsbehörden. Hinzu kommen unter anderem die Zusammenarbeit mit regionalen Jobcentern im Bereich der Grundsicherung, Universitäten sowie zahlreichen Städten und Kommunen bei Kartenlösungen für niederschwellige Beschaffungen und Reisekosten. Dadurch verfügen wir über praktische Erfahrung mit großflächigen Rollouts, dezentralen Organisations- und Berechtigungsstrukturen, Kartenvorproduktion, Schulungen und dem laufenden Support zahlreicher Dienststellen.

Zur Umsetzung anspruchsvoller Kartenprogramme greift Publ°k auf ein breites und erprobtes Netzwerk an deutschen Partner zurück. Dazu gehören insbesondere regulierte Zahlungsdienstleister und Partner für die Kartenausgabe, wie z.B. secupay, Visa als internationales Kartennetzwerk, SAP für die in Deutschland betriebene Cloud-Infrastruktur sowie Nortal als erfahrener Partner für die Umsetzung und Skalierung komplexer Digitalisierungsvorhaben. Durch dieses Zusammenspiel können technische, regulatorische, operative und organisatorische Anforderungen aus einer abgestimmten Gesamtstruktur heraus erfüllt werden.

Im Mittelpunkt steht dabei nicht allein die Bereitstellung einer Karte. Publ°k begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Kartenprogramms: von der Konzeption und technischen Einrichtung über die Kartenproduktion, Ausgabe und Administration bis zum Betrieb, zur Nutzerunterstützung und zur kontinuierlichen Weiterentwicklung. Die webbasierte Administrationsplattform Publ°k Navigator bildet hierfür die zentrale technische Grundlage.

Publ°k hat sich bewusst für die langfristige Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand entschieden. Wir verstehen uns daher nicht nur als Anbieter eines Zahlungsprodukts, sondern als verlässlicher Umsetzungspartner für nachhaltige, skalierbare und praxistaugliche Kartenprogramme. Diese Erfahrung und Fokussierung bringen wir in die Konzeption und Einführung der BundeswehrCard ein.

Weitere Detailinformationen sind den beigefügten Anlagen zu entnehmen oder können im direkten Austausch mit Publ°k erläutert werden.

Flächendeckende Versorgung im In- und Ausland

Publ°k ermöglicht eine flächendeckende Versorgung der Bundeswehr im In- und Ausland durch das abgestimmte Zusammenspiel physischer und digitaler Karten, einer bedarfsgerechten Kartenlogistik sowie skalierbarer Schulungs-, Betriebs- und Supportleistungen.

Die hierfür erforderlichen Rollout- und Betriebsprozesse wurden von Publ°k bereits bei großen, dezentral organisierten öffentlichen Auftraggebern erfolgreich umgesetzt. Diese Erfahrungen bilden die Grundlage für ein auf die Organisations- und Dienststellenstruktur der Bundeswehr zugeschnittenes Einführungskonzept.

Der Rollout kann zentral geplant und schrittweise durchgeführt werden. Die einzubeziehenden Dienststellen werden bedarfsgerecht mit den erforderlichen Karten, Systemzugängen, Informationen und Schulungsangeboten ausgestattet. Gleichzeitig ermöglicht das Modell eine dezentrale Handlungsfähigkeit: Berechtigte Dienststellen können Karten innerhalb der zentral festgelegten Vorgaben eigenständig verwalten und kurzfristig bereitstellen. Auf diese Weise verbindet die Lösung eine organisationsweite Steuerung mit der notwendigen Flexibilität vor Ort.

Effiziente und revisionssichere Abrechnung

Für jede Karte wird monatlich eine eigene Abrechnung erstellt, in der sämtliche mit dieser Karte getätigten Umsätze einzeln und nachvollziehbar aufgeführt sind. Die Abrechnung wird den jeweils berechtigten Beschäftigten der Bundeswehr elektronisch im Publ°k Navigator zur Verfügung gestellt. Auf dieser Grundlage kann die Bundeswehr die Kartenumsätze mit den von den Kartennutzern einzureichenden Belegen abgleichen und prüfen, ob die Ausgaben ordnungsgemäß und entsprechend dem vorgesehenen dienstlichen Zweck erfolgt sind.

Der Ausgleich der abgerechneten Forderungen kann über ein zentrales Konto der Bundeskasse oder ein anderes von der Bundeswehr benanntes Konto erfolgen. Der eingebundene Zahlungs- oder Bankpartner zieht den fälligen Gesamtbetrag zum vereinbarten Fälligkeitstermin per Lastschrift von diesem Konto ein. Die konkrete Ausgestaltung des Abrechnungs- und Zahlungsprozesses wird vor dem Produktivstart gemeinsam mit der Bundeswehr und dem kartenausgebenden Institut abgestimmt. Das Zahlungsziel beträgt vier Wochen ab Bereitstellung der vollständigen Abrechnung. Für Jahresabschlussarbeiten kann nach vorheriger Vereinbarung eine angemessene Fristverlängerung vorgesehen werden.

Voraussetzungen aufseiten der Bundeswehr

Für die Einführung der BundeswehrCard benötigt Publ°k aufseiten der Bundeswehr definierte Ansprechpartner, verbindliche Entscheidungen und Zugang zu den für die Umsetzung erforderlichen Informationen. Die technische Plattform und die grundlegenden Prozesse sind bereits auf unserer Seite vorhanden. Gemeinsam festzulegen ist jedoch, wie diese auf die Organisation, die Abläufe und die Sicherheitsanforderungen der Bundeswehr zugeschnitten werden.

Zu Beginn sollte die Bundeswehr eine zentrale Projektverantwortung benennen, bei der die fachlichen und organisatorischen Entscheidungen zusammenlaufen. Daneben werden Ansprechpartner aus den Bereichen Finanzen, IT, Informationssicherheit, Datenschutz und Beschaffung benötigt. Für die Einführung in den Dienststellen sollten außerdem zentrale oder regionale Koordinatoren benannt werden. Klare Zuständigkeiten und kurze Entscheidungswege sind insbesondere während der Pilotierung und des anschließenden flächendeckenden Rollouts wichtig.

Gemeinsam mit der Bundeswehr wird anschließend festgelegt, wie das Kartenprogramm organisatorisch aufgebaut sein soll. Dazu gehört die Entscheidung, welche Stellen zentrale Vorgaben machen, welche Aufgaben an Organisationsbereiche oder Dienststellen übertragen werden und wer dort als Administrator tätig sein darf. Die Bundeswehr entscheidet auch, welche Rollen und Berechtigungen benötigt werden und für welche besonderen Geschäftsvorfälle besondere Sicherheitsregeln gelten soll. Auf dieser Grundlage bildet Publ°k die abgestimmte Organisationsstruktur im Navigator ab.