Circula - Digitales Kreditkartenmanagement und innovative Zahlungsmodelle für die Bundeswehr
Circula ist ein in Berlin ansässiges Software-Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, komplexe Finanzprozesse für moderne Organisationen zu radikal vereinfachen. Mit über 3.000 Kunden sind wir der führende deutsche Anbieter für eine ganzheitliche Plattform, die Kreditkarten und Spesenmanagement in einer rechtssicheren Lösung vereint. Unsere Mission ist es, administrative Hürden abzubauen und durch intelligente Automatisierung maximale Transparenz und Effizienz in der Verwaltung zu schaffen.
Unser Leistungsportfolio: Der digitale Kreditkarten-Lebenszyklus
Wir bieten weit mehr als nur eine Bezahlkarte. Unsere Lösung deckt den gesamten Lebenszyklus einer Kreditkarte digital ab:
Intelligente Kartenausgabe: In Partnerschaft mit Pliant stellen wir „echte“ VISA-Kreditkarten (physisch und virtuell) bereit, die weltweit höchste Akzeptanz genießen. Karten können in Sekunden beantragt und zentral genehmigt werden.
Echtzeit-Steuerung: Administratoren können Limits (bis zu 150.000 €) flexibel anpassen, Karten per Klick sperren und Ausgaben in Echtzeit überwachen.
KI-gestützte Automatisierung: Unsere KI erkennt Belegdaten automatisch und ordnet sie den Transaktionen zu. Dies reduziert den manuellen Prüfaufwand in der Buchhaltung um bis zu 80 %.
Nahtlose Integration: Wir bieten fertige Schnittstellen zu gängigen Finanzsystemen und ermöglichen eine dienststellenbezogene Abrechnung, die ideal auf die Prozesse der Bundeskasse abgestimmt werden kann.
Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern & vergleichbaren Organisationen
Circula versteht die besonderen Anforderungen des öffentlichen Sektors an Sicherheit, Revisionssicherheit und steuerrechtliche Präzision:
Höchste Compliance-Standards: Unsere Lösung ist GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert. Damit garantieren wir eine revisionssichere Archivierung aller Abrechnungsdaten, die jeder Prüfung standhält.
DATEV-Partnerschaft: Als offizieller Marktplatz-Partner der DATEV erfüllen wir die strengsten Anforderungen des deutschen Finanzwesens.
Management komplexer Strukturen: Wir haben umfangreiche Erfahrung darin, dezentrale Organisationen (wie den Deutschen Tennis Bund e.V. oder internationale Großunternehmen wie Omio) auf einer zentralen Plattform zu bündeln. Dabei ermöglichen wir jeder Untereinheit (Dienststelle) autonome Prozesse innerhalb eines zentral definierten Governance-Rahmens.
Geprüfte Sicherheit: Ein aktuelles Security Assessment (Februar 2026) durch Recurity Labs bestätigt unsere Resilienz gegenüber Cyber-Risiken und den sicheren Umgang mit sensiblen Zahlungsdaten.
Für die flächendeckende Versorgung der über 1.200 Dienststellen der Bundeswehr im In- und Ausland schlagen wir ein Konzept vor, das auf zentraler Governance bei maximaler dezentraler Handlungsfähigkeit basiert. Unser Ansatz kombiniert sofortige digitale Verfügbarkeit mit einer robusten physischen Logistik.
1. Konzept der flächendeckenden Versorgung
Zentrale Steuerung, dezentrale Autonomie: Das BAIUDBw fungiert als zentrale Administrationsinstanz. Jede Dienststelle wird als eigene Untereinheit (Entität) im System abgebildet. Dies ermöglicht zentrale Richtlinien (Policies) bei gleichzeitiger lokaler Verwaltung von Budgets und Genehmigungsworkflows.
Digitale Erstversorgung (Sofort-Rollout): Um eine sofortige Einsatzbereitschaft sicherzustellen, setzen wir auf virtuelle VISA-Kreditkarten. Diese können in Sekunden ausgestellt und weltweit genutzt werden – ideal für kurzfristige Bedarfe oder Auslandseinsätze.
Physische Logistik: Für den Bedarf an physischen Karten erfolgt der Versand direkt an die jeweiligen Dienststellen im In- und Ausland.
Skalierbarkeit: Unsere Plattform ist darauf ausgelegt, tausende Nutzer und hunderte Entitäten simultan zu verwalten. Ein Anstieg über die derzeitigen 1.200 Karten hinaus ist technisch ohne Zusatzaufwand möglich.
2. Strukturierter Rollout-Plan
Wir verfolgen ein bewährtes 4-Phasen-Modell für Großorganisationen:
Struktur-Setup (Woche 1-2): Gemeinsame Konfiguration der Organisationsstruktur, Hinterlegung der Bundeswehr-Kostenstellen und Definition der Genehmigungshierarchien (Approval Flows).
Pilotphase (Woche 3-4): Rollout an ausgewählte Referenz-Dienststellen, um die Prozesse unter Realbedingungen zu validieren.
Globaler Rollout (Woche 5-8): Sukzessive Freischaltung aller weiteren Dienststellen. Unterstützt durch digitale Onboarding-Materialien und zentrale Webinare für Administratoren.
Hypercare-Phase: Intensivbetreuung durch einen dedizierten Account Manager und unseren deutschsprachigen Support, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
3. Erfahrungen mit vergleichbaren Rollouts
Circula verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Transformation dezentraler, manueller Prozesse in digitale Systeme:
Omio (Internationales Unicorn): Wir haben den Ausgabenprozess für eine hochgradig mobile und internationale Belegschaft digitalisiert. Ergebnis: Reduzierung der Prozesszeit von 3 Wochen auf 2 Tage.
Orthomol: Hier haben wir gezeigt, wie komplexe, dezentrale Freigabeprozesse in einem mittelständischen Umfeld zu 100 % rechtssicher und effizient abgebildet werden können.
Internationale Expansion: Wir unterstützen Kunden in über 30 Ländern (EWR, Schweiz, UK) und haben bereits zahlreiche grenzüberschreitende Rollouts erfolgreich durchgeführt, wobei wir stets die lokalen steuerlichen Anforderungen (z. B. Verpflegungsmehraufwände) nativ berücksichtigen.
Durch diesen hybriden Ansatz – digitale Schnelligkeit gepaart mit physischer Zuverlässigkeit – garantieren wir dem BAIUDBw eine lückenlose Versorgung aller Streitkräfte, unabhängig von ihrem Standort.
Unsere Lösung ist darauf ausgelegt, die komplexen Anforderungen öffentlicher Institutionen an Transparenz, Kontrolle und Revisionssicherheit mit maximaler administrativer Effizienz zu vereinen. Für die Abwicklung über zentrale Referenzkonten der Bundeskasse oder vergleichbare Verfahren bieten wir folgende Möglichkeiten:
1. Effiziente Abrechnung durch Automatisierung
KI-gestütztes Matching: Unsere Software verknüpft Kreditkartentransaktionen in Echtzeit mit den dazugehörigen digitalen Belegen. Die Circula KI übernimmt dabei die Vorkontierung und Prüfung (z. B. §14 UStG), wodurch manuelle Prüfaufwände in den Dienststellen um bis zu 80 % reduziert werden.
Dienststellenbezogene Bündelung: Trotz zentraler Abrechnung über das BAIUDBw erhält jede Dienststelle automatisierte, transparente Einzelumsatzübersichten. Dies ermöglicht eine präzise Kostenstellenrechnung ohne manuellen Konsolidierungsaufwand.
2. Revisionssicherheit und Compliance
Zertifizierte Archivierung: Circula ist nach IDW PS 880 zertifiziert und vollumfänglich GoBD-konform. Alle Belege und Transaktionsdaten werden revisionssicher und unveränderbar archiviert, inklusive eines lückenlosen Audit-Trails für jede Änderung oder Genehmigung.
Rechtssichere Workflows: Die digitalen Genehmigungsprozesse (Approval Flows) bilden die internen Hierarchien der Bundeswehr exakt ab. Jede Freigabe ist zeitstempelbasiert dokumentiert und erfüllt somit höchste Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung.
3. Anbindung an zentrale Referenzkonten (Bundeskasse)
Pre-Fund-Modell: Wir unterstützen die Abwicklung über zentrale Referenzkonten. Hierbei wird ein zentrales Guthabenkonto (mit deutscher IBAN) geführt, aus dem sich die Kreditrahmen der 1.200+ Karten speisen. Dieses Modell ist ideal für die Integration mit der Bundeskasse, da Zahlungsströme zentral gesteuert und dennoch dezentral genutzt werden können.
Flexible Zahlungsziele: Wir bieten Abrechnungszyklen von 30 Tagen mit der Option auf Fristverlängerungen (z. B. für Jahresabschlussarbeiten), um den Liquiditätsanforderungen der Bundeswehr gerecht zu werden.
Elektronische Datenbereitstellung: Alle Abrechnungsdaten werden in maschinenlesbaren Formaten (CSV, XML, DATEV) bereitgestellt, was eine nahtlose Übergabe an die zentralen Finanzsysteme der Bundeswehr ermöglicht.
4. Transparenz und Kontrolle
Echtzeit-Reporting: Das BAIUDBw behält über ein zentrales Dashboard jederzeit den vollen Überblick über alle Ausgaben im In- und Ausland. Limits können zentral oder dezentral in Echtzeit angepasst werden, um auf operative Bedarfe (z. B. kurzfristige Erhöhung auf 150.000 €) sofort zu reagieren.
Durch diese Kombination aus zentraler Zahlungsabwicklung und automatisierter, dezentraler Belegprüfung stellen wir sicher, dass die Bundeswehr von modernsten Finanzprozessen profitiert, ohne die strengen Vorgaben der öffentlichen Haushaltsführung zu kompromittieren.
Für eine erfolgreiche und reibungslose Einführung einer zentralen, digitalen Kreditkartenlösung bei einer Organisation der Größe und Komplexität der Bundeswehr (BAIUDBw) sollten aus unserer Erfahrung folgende Voraussetzungen berücksichtigt werden:
1. Fachliche Voraussetzungen
Definition der Governance-Struktur: Festlegung, welche Kompetenzen zentral beim BAIUDBw verbleiben (z. B. globale Richtlinien) und welche Entscheidungen dezentral in den Dienststellen getroffen werden (z. B. individuelle Limit-Freigaben, Genehmigungen).
Harmonisierung der Ausgabenrichtlinien: Eine klare, digitale Hinterlegung von Spesen- und Bewirtungsrichtlinien im System, damit die KI-gestützte Prüfung Verstöße sofort erkennt und manuelle Rückfragen minimiert.
Kostenstellen-Mapping: Bereitstellung einer aktuellen Struktur der Kostenstellen und Sachkonten, um eine automatisierte Vorkontierung und den nahtlosen Export in die Finanzsysteme der Bundeswehr zu ermöglichen.
2. Organisatorische Voraussetzungen
Benennung von Multiplikatoren (Key-User): Identifikation von Ansprechpartnern in den einzelnen Dienststellen, die den Rollout vor Ort begleiten und als erste Anlaufstelle für die Karteninhaber fungieren.
Anpassung der Genehmigungsprozesse: Bereitschaft, bestehende papierbasierte Freigabeprozesse durch digitale Workflows (Approval Flows) zu ersetzen, um die Geschwindigkeitsvorteile einer modernen Lösung voll auszuschöpfen.
Change Management: Begleitung des Übergangs von dezentralen Insellösungen hin zu einer einheitlichen Plattform durch interne Kommunikation, um die Akzeptanz bei den derzeit 1.200 Karteninhabern sicherzustellen.
3. Technische Voraussetzungen
Infrastruktur für mobile Nutzung: Sicherstellung, dass Karteninhaber (insbesondere im Auslandseinsatz) Zugriff auf die Circula App (iOS/Android) oder die Web-App haben, um Belege zeitnah per Foto zu erfassen.
Schnittstellen-Definition: Klärung der technischen Anforderungen für den Datentransfer an die Bundeskasse und die nachgelagerten ERP-/Finanzsysteme (z. B. SAP-Schnittstellen oder standardisierte Austauschformate wie CSV/XML).
4. Sicherheit und Datenschutz
Datenschutzrechtliche Prüfung: Frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten zur Validierung der SaaS-Lösung (Hosting in Deutschland/EU, DSGVO-Konformität).
IT-Sicherheitsfreigabe: Abstimmung der Sicherheitsanforderungen (z. B. Single Sign-On / SSO-Anbindung), um den Zugriff auf die Plattform nahtlos in die bestehende IT-Landschaft der Bundeswehr zu integrieren.
Durch die frühzeitige Berücksichtigung dieser Punkte kann die Bundeswehr sicherstellen, dass die Einführung nicht nur als technisches Upgrade, sondern als echter Effizienzsprung für die gesamte Organisation wahrgenommen wird.
