MACH progranta

Eine effiziente öffentliche Verwaltung erleichtert Menschen und Unternehmen den Alltag und fördert das Vertrauen in den Staat. Deshalb setzt die MACH GmbH ihre Digitalisierungskompetenz konsequent für den Erfolg des öffentlichen Sektors ein. Ihre ERP-Lösungen modernisieren Kernprozesse und leisten einen belegbaren Beitrag zur Reduktion von Bürokratiekosten, Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten. So zahlt die MACH GmbH konkret auf die Ziele der Bundesregierung ein.

Als marktführender Anbieter effizienter Standardsoftware für Finanzen, Antrags- und Prozessmanagement will die MACH GmbH den Standort Deutschland jeden Tag ein Stückchen besser machen. Die modularen Lösungen der MACH GmbH unterstützen etablierte Reformansätze wie E-Rechnung und digitale Fachverfahren und stärken so die Modernisierungsagenda der Bundesregierung. Mit ihren Lösungen ist die MACH GmbH ein Teil des Betriebssystems der Bundesrepublik Deutschland und einer dynamischen Gesellschaft.

Mit den folgenden Lösungen für die öffentliche Verwaltungen digitalisiert und automatisiert die MACH GmbH seit 40 Jahren mit viel Erfahrung und einzigartiger Expertise:

• MACH meinERP – Leistungsstarke Finanz- und Personalmanagement-Software

• MACH mps – Kommunale Fachverfahren und Finanzlösungen

• MACH finanzplus – Finanzsoftware für Kommunen und kleinere Einrichtungen

• MACH formsolutions – OZG-konformes Antragsmanagement

• MACH progranta – Flexible Lösung für Prozess-, Antrags- und Fördermittelmanagement

• MACH ion – Spezialisierte Lösungen für das Haushalts- und Personalausgaben-Management

Darüber hinaus unterstützt die MACH GmbH die Einführung und den Betrieb neuer Dienste mit einem breiten Spektrum von Beratungsleistungen. Dazu gehört neben den individuell zugeschnittenen Beratungs- und Schulungskonzepten auch der leistungsfähige Support mit kurzen Reaktionszeiten. Das Projektmanagement der MACH GmbH zeichnet sich durch eine nachweislich hohe Budget- und Termintreue aus.

Das Software- und Beratungsunternehmen unterhält neben seinem Stammsitz in Lübeck Standorte in Berlin, Koblenz, Stuttgart und Karlsruhe und München mit insgesamt ca. 580 Mitarbeitern.

Mit MACH progranta bieten wir seit über 18 Jahren eine spezialisierte, kongurierbare Plattform für digitales Antrags- und Fördermittelmanagement. Der weitaus größte Teil der deutschen Filmförderung wird heute über progranta abgewickelt. Im Auftrag des Landes Berlin wickelt die IBB Business Team GmbH – eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der IBB – diverse Wirtschaftsförderprogramme über progranta ab, darunter den ReparaturBONUS, die SolarPLUS-Förderung, WELMO (Wirtschaftsnahe Elektromobilität) und weitere Programme. Ergänzend zählen das Bundesinstitut für Sportwissenschaft (BISP) sowie zahlreiche Institutionen der Kulturförderung, kirchliche Einrichtungen und Hochschul-/Forschungseinrichtungen zu unseren Referenzen.

In diesen Projekten haben wir sowohl klassische Antragsverfahren als auch mehrstuge Weiterleitungsförderungen mit zwischengeschalteten Mittlerorganisationen abgebildet – ein Szenario, das der in dieser Challenge beschriebenen Rolle der Zentralstellen strukturell ähnelt.

Unsere Projekterfahrung reicht von der fachlichen Konzeption über die Konguration und Einführung bis zum laufenden Betrieb und der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Verfahren – meist in engem, iterativem Austausch mit den fachlich Verantwortlichen der Einrichtungen, da die Qualität der Lösung wesentlich von der gemeinsamen Ausgestaltung der Fachprozesse abhängt.

MACH progranta ist eine bestehende, am Markt etablierte Plattform, kein Individualentwicklungsprojekt „auf der grünen Wiese". Der Ansatz beruht auf Konguration statt Programmierung: Antragsverfahren werden aus vorhandenen, wiederverwendbaren Bausteinen (u. a. Datenfeldern, Status- und Prozessdenitionen, Rollen- und Rechtekonzepten) zusammengestellt und lassen sich damit an unterschiedliche Förderrichtlinien, Prozesse und Terminologien anpassen, ohne die zugrunde liegende Software-Architektur zu verändern.

Die Lösung besteht aus einem browserbasierten Antragsportal für Antragstellende sowie einer separaten Fachanwendung für die interne Bearbeitung. Folgende Prozessschritte werden durchgängig unterstützt: elektronische Antragstellung mit Pichtfeld- und Validierungssteuerung, Unterbrechung und Wiederaufnahme der Bearbeitung, mehrstuge Prüfung und Entscheidung (inklusive Vier-Augen-Prinzip und kongurierbaren Freigabeketten), automatisierte Bescheiderstellung, Mittelabruf und -auszahlung sowie Verwendungsnachweisprüfung mit Belegerfassung. Eine Triggerengine ermöglicht regelbasierte Automatisierung (z. B. automatische Statuswechsel, E-Mail-Benachrichtigungen), ein revisionssicheres History-Log dokumentiert jede Datenänderung sekundengenau.

Ein zentrales Architekturprinzip von progranta ist die durchgängige Vermeidung von System- und Medienbrüchen: Alle im Antragsprozess erhobenen Daten werden granular als Datenbankfelder erfasst – nicht als Dokumente „verpackt". Dokumente (Anträge, Bescheide, Bestätigungen) sind in progranta stets Ausspielungen dieses Datenbestands in Vorlagen und werden bei Bedarf automatisiert generiert, nicht manuell gepegt. Dadurch lebt der gesamte Vorgang – von der Antragstellung bis zur DSGVO-konformen Archivierung – direkt im System, und die Daten stehen granular für Auswertungen, Reports und Evaluationen zur Verfügung.

Auch die Kommunikation läuft vollständig im System: zwischen Antragstellenden und Sachbearbeitung ebenso wie zwischen Sachbearbeitung und extern eingebundenen Gutachtenden oder Mitzeichnenden. Das reduziert den Bedarf an Drittsystemen oder zusätzlichen Schnittstellen und damit auch die damit verbundenen Kosten und Fehlerquellen. Für die Nutzerfreundlichkeit sorgen unter anderem eine personalisierte, rollenbasierte Startseite, kontextsensitive Hilfetexte, eine integrierte Bedienungsanleitung sowie eine feldbasierte Suche mit UND/ODER/NICHT-Verknüpfung.

Die Oberäche ist aktuell barrierearm gestaltet; der Ausbau zur vollständigen Barrierefreiheit ist Teil unserer Produkt-Roadmap.

Eigenständige Instanzen: Über eine Mehrinstanz-Architektur mit Zentraler Userverwaltung (ZUV) kann jede der fünf Institutionen eine eigene, unabhängig kongurierbare Umgebung erhalten (eigene Prozesse, Texte, Rollen, Optik), während Bedienung, Kernarchitektur und Weiterentwicklung auf einer gemeinsamen technischen Basis beruhen. Die ZUV ermöglicht zudem Single-Sign-On sowie – bei Bedarf – programmübergreifende Auswertungen über mehrere Instanzen hinweg.

Mehrsprachigkeit: Das Sprachmodul unterstützt mehrsprachige Oberächen (Standard DE/EN, erweiterbar um weitere Sprachen über Übersetzungsdateien). Sämtliche Systemtexte, Feldbezeichnungen und Vorlagen sind individualisierbar; die Inhalte der Übersetzungen selbst würden – wie im Bedarf beschrieben – durch die jeweiligen Fach- und Förderstellen bereitgestellt.

Rollen und Rechte: Ein feldbasiertes Zugriffsrechte-Modul steuert Zugriffsrechte granular auf Feldebene; in Kombination mit einem Rollenkonzept lassen sich unterschiedliche Nutzergruppen (Antragstellende, Sachbearbeitung, Zentralstellen, Gutachtende) differenziert abbilden.

Zentralstellen: Zwischengeschaltete Institutionen lassen sich als eigene Rolle mit spezisch zugeschnittenen Sichtbarkeits- und Bearbeitungsrechten im Prozess verankern – vergleichbar mit bereits umgesetzten Weiterleitungsförderungsmodellen. Die Architektur von progranta ermöglicht dabei eine kontextbezogene, datenabhängige Zugriffssteuerung: Der Zugriff einer Zentralstelle auf einen Antrag kann beispielsweise daran geknüpft werden, dass ein bestimmtes Auswahlfeld im Antrag – etwa die Region – einen denierten Wert aufweist. So greift automatisch nur die jeweils fachlich zuständige Zentralstelle auf die für sie relevanten Vorgänge zu, ohne dass Vorgänge manuell zugeordnet werden müssen. Diese Steuerung ist vollständig per Low-Code kongurierbar, ohne Programmierung. Die genaue Ausgestaltung je Institution sollte fachlich vertieft werden.

Gemeinsame Antragsbearbeitung: progranta bildet die partnerschaftliche Bearbeitung über ein datenschutzkonformes Partnermanagement ab. Zwischen zwei Beteiligten wird eine Partnerbeziehung hergestellt; die Hoheit über die im Antrag erfassten Daten verbleibt dabei stets bei der Person, die diese Daten eingegeben hat.

Für jeden einzelnen Antrag muss die datenbesitzende Person dem verknüpften Partner explizit einen Zugriffsstatus einräumen – unsichtbar, lesend oder schreibend mit denselben Rechten wie die datenbesitzende Person selbst. Diese Freigabeentscheidung liegt ausschließlich bei der datenbesitzenden Person und kann je Antrag individuell getroffen werden. So wird eine partnerschaftliche, gleichberechtigte Bearbeitung technisch ermöglicht, ohne die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit und Datenhoheit der einzelnen Antragstellenden zu vermischen.

Kongurierbarkeit: Formulare, Texte, Prozesse, Workows und Berechnungsregeln lassen sich per Low-Code/No-Code durch geschulte Fachadministration anpassen – Individualentwicklung ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Ein solches Vorhaben würde typischerweise in folgenden Phasen umgesetzt: fachliche Konzeption (Abbildung der Förderrichtlinien, Prozesse und Rollen je Institution), Konguration der Plattform, Test und fachliche Abnahme, Schulung der Fachadministration und Sachbearbeitung sowie Go-Live mit begleitendem Support. Der zeitliche Aufwand hängt wesentlich von Anzahl und Komplexität der abzubildenden Förderprogramme sowie vom Umfang individueller Schnittstellen ab.

Für die Konstellation mehrerer eigenständiger Institutionen mit versetztem Einführungszeitpunkt (Rahmenvereinbarung, Abruf ab 2027) eignet sich unser Modell besonders gut: Eine gemeinsame technische Basis und wiederverwendbare Kongurationsprole reduzieren den Aufwand für später startende Institutionen, da grundlegende Strukturen (Rollenmodell, Zentralstellen-Konzept, Grundprozesse) bereits erprobt vorliegen und institutionsspezisch angepasst statt neu entwickelt werden.

Schnittstellen zu angrenzenden Systemen (z. B. Dokumentenmanagement, Buchhaltung oder Auswertungssysteme) werden kundenindividuell konguriert und implementiert; bevorzugt auf Basis von REST-APIs, grundsätzlich sind aber auch andere Technologien möglich. Es stehen verschiedenste technische Anbindungsmöglichkeiten zur Verfügung, die je nach Zielsystem passend ausgewählt werden. Für den Datenimport stehen sowohl vorkongurierte Funktionsmodule (u.a. CSV-Import/-Export, ein exibles Mapping-Werkzeug für heterogene Quelldateien sowie ein Excel-Datenaustauschmodul) als auch kundenindividuell entwickelte Skripte zur Verfügung, über die Daten strukturiert eingespielt werden können.

Migration von Altdaten erfolgt in der Regel datenbasiert über strukturierte Importe; da die bestehenden Verfahren der beteiligten Institutionen historisch gewachsen und vermutlich unterschiedlich strukturiert sind, empehlt sich je Institution eine eigene Datenanalyse und -bereinigung vor der Übernahme. Wesentliche Mitwirkungspichten auf Kundenseite betreffen die fachliche Konzeptionsarbeit,

MACH progranta kann sowohl als SaaS-/Cloud-Lösung mit Betrieb in deutschen bzw. europäischen Rechenzentren als auch On-Premises im eigenen Rechenzentrum der Institution betrieben werden; hybride Konstellationen – etwa unterschiedliche Betriebsmodelle je Institution auf gemeinsamer Softwarebasis – sind möglich.

Zum Datenschutz: Ein dediziertes Modul unterstützt die strukturierte Abfrage und Dokumentation von Einwilligungen und datenschutzrechtlichen Erklärungen im Antragsprozess; ein Fristenmanagement-Modul unterstützt die Einhaltung DSGVO-relevanter Lösch- und Aufbewahrungsfristen. Eine strikte technische Mandantentrennung zwischen den

Instanzen der beteiligten Institutionen ist Standard. Sämtliche Datenänderungen werden über ein revisionssicheres History-Log sekundengenau und nutzerbezogen protokolliert – Grundlage für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Schulung und Onboarding erfolgen über zielgruppenspezische Schulungskonzepte; eine kontextbasierte Online-Hilfe ist direkt in die Anwendung integriert. Der Support erfolgt deutschsprachig innerhalb der üblichen deutschen Geschäftszeiten mit denierten Service-Levels; die Weiterentwicklung der Plattform folgt einer kontinuierlich gepegten Produkt-Roadmap und einem etablierten agilen Entwicklungsprozess.

MACH progranta wird als Mietmodell (Abonnement) angeboten, da es eine planbare, laufend an den tatsächlichen Bedarf anpassbare Kostenstruktur ermöglicht. Entsprechend erfolgt auch der Betrieb im

Regelfall als SaaS-Lösung, ohne eigenen Aufwand für Infrastrukturbetrieb, Wartung oder Updates – das erleichtert insbesondere kleineren Institutionen wie Tandem oder ConAct den Einstieg, während größere Institutionen wie das DPJW von derselben Betriebsbasis protieren. Andere Betriebsformen sind grundsätzlich ebenfalls realisierbar und würden im weiteren Verfahren je nach Bedarf abgestimmt.

Der wirtschaftliche Gesamtaufwand vergleichbarer Projekte setzt sich typischerweise aus folgenden Bausteinen zusammen: Lizenz- bzw. Mietkosten (abhängig von Nutzungsumfang und Komplexität der abgebildeten Prozesse), einmaliger Kongurationsaufwand für die fachliche Einrichtung der Förderprogramme, Aufwand für Schnittstellen und Datenmigration, Schulung sowie laufender Betrieb und Support.

Für eine Konstellation mit mehreren, sehr unterschiedlich großen Institutionen (vom kleineren bis zum deutlich größeren Fördervolumen) bietet sich ein gestuftes, komplexitätsabhängiges Modell an, bei dem jede Institution entsprechend ihres tatsächlichen Bedarfs eingestuft wird, während die gemeinsame technische Basis Synergien bei Konguration und Weiterentwicklung ermöglicht – Aufwände für später startende Institutionen sinken erfahrungsgemäß, da Grundkongurationen bereits vorliegen.

Nach unserer Erfahrung wird die einmal implementierte Konguration im laufenden Betrieb regelmäßig weiterentwickelt und skaliert – etwa durch neue Förderprogramme, zusätzliche Auswertungen oder angepasste Prozessschritte. Für diesen kontinuierlichen Weiterentwicklungsbedarf bieten wir sogenannte Assist-Verträge an: fest allocierte Zeitkontingente unserer Berater:innen und Kongurator:innen, die für die laufende Anpassung und Erweiterung der Konguration zur Verfügung stehen, ohne dass hierfür jeweils ein separates Projekt aufgesetzt werden

muss.

Verbindliche Preisangaben können wir – wie gewünscht – an dieser Stelle nicht machen; im Rahmen vertiefender Gespräche stellen wir gern eine indikative Kostenstruktur für ein realistisches Szenario zusammen.