i-taros Fördermittelsoftware

Die B&IT Group (www.buit-group.com) mit Sitz in Berlin ist die Dachmarke einer seit 1995 in Softwareentwicklung, IT-Beratung und IT-Services tätigen Unternehmensfamilie – einem Verbund kleiner Unternehmen aus B&IT Services GmbH (seit 2009), B&IT Solutions e.K. (seit 2004) und ipericon.de (seit 1995). Über die ipericon UK Ltd. ist die Gruppe auch in London vertreten. Zum Kundenkreis zählen ganz überwiegend Organisationen des Non-Profit-Bereichs: öffentliche Verwaltungen, Stiftungen, Kammern und Verbände.

FÖRDERMITTELMANAGEMENT ALS SCHWERPUNKT

Fördermittel- und Zuwendungsmanagement ist seit vielen Jahren ein Arbeitsschwerpunkt der B&IT. Die Auftraggeber sind nahezu ausschließlich öffentliche oder staatlich finanzierte Einrichtungen – Bundesministerien, Landesbehörden und Landesgesellschaften, Kommunen, Bundesstiftungen, Forschungseinrichtungen sowie gemeinnützige Organisationen und Verbände. Die Lösungen decken jeweils den vollständigen Zuwendungslebenszyklus ab: von der Programmveröffentlichung über Antragstellung, Prüfung und Bewilligung bis zu Mittelabruf, Verwendungsnachweis, Rückforderung und Archivierung.

Charakteristisch für dieses Umfeld sind Anforderungen, die auch das Zielbild der beteiligten Fach- und Förderstellen prägen: Bindung an Zuwendungsrecht und Förderrichtlinien, Nachweispflichten gegenüber Zuwendungsgebern und Rechnungsprüfung, revisionssichere Dokumentation, Datenschutz und Informationssicherheit sowie eine Gruppe von Antragstellenden, die das System selten und ohne Schulung bedient.

Die Bandbreite der Vorhaben reicht von kleineren Förderstellen mit einigen hundert Vorgängen im Jahr bis zu bundesweiten Programmen mit sehr hohen Fallzahlen. Damit ist die in der Challenge beschriebene Spanne – von Tandem mit rund 128 geförderten Projekten bis zum DPJW mit rund 1.412 Projekten und etwa 9,6 Mio. Euro Fördervolumen (2024) – vollständig abgedeckt.

REFERENZEN MIT BEZUG ZUR CHALLENGE (AUSZUG)

• „Kultur macht stark" (BMBFSFJ): gemeinsames Verwaltungssystem für rund 30 bundesweit tätige Programmpartner mit jeweils eigenen Förderbedingungen; Förderer als Erstzuwendungsempfänger leiten Mittel an lokale Bündnisse als Letztzuwendungsempfänger weiter – die Konstellation entspricht der beschriebenen Einbindung von Zentralstellen. Über 14.215 Gesamtprojekte mit 34.900 Einzelprojekten und mehr als 18.000 Bündnispartnern in einer Förderphase.

• Sonderinitiative-Informationssystem (GIZ/BMZ): rund 20 operative Programmpartner in internationalem, mehrsprachigem Kontext, mit Schulungssystem und Tutorials.

• Stadt Dortmund: 33 Fachbereiche mit rund 40 Förderprogrammen in 8 Förderbereichen auf einer Lösung, Anbindung an SAP R3/SAP HANA u.a.

• Stadt Leipzig: Anbindung an SAP, an das Dokumentenmanagementsystem enaio und an das Serviceportal Amt24.

• Städtebauförderung im Land Brandenburg: mehrstufige Förderabwicklung.

• Bundesstiftung zur Aufarbeitung der SED-Diktatur: Ablösung der Papierakte durch die digitale Akte, Schnittstelle zum haushaltsbewirtschaftenden Finanzsystem, Barrierefreiheitstest.

• Landesjugendring Niedersachsen: Komplettlösung für 19 landesweit aktive Jugendorganisationen mit über 80 eigenständigen Jugendverbänden und rund 500.000 Mitgliedern.

EINFÜHRUNG, ROLLOUT, BETRIEB UND WEITERENTWICKLUNG

Die B&IT begleitet ihre Kunden über den gesamten Lebenszyklus; auf die Entwicklungsphase folgt in nahezu allen Fördermittelprojekten eine mehrjährige Betriebs- und Weiterentwicklungsphase, häufig als Software-as-a-Service. Daraus ergeben sich unmittelbar übertragbare Erfahrungen:

• Agiles Vorgehen (u. a. SCRUM): Durch die Low-Code-/No-Code-Technologie entstehen bereits nach wenigen Wochen bedienbare Stände, an denen die Fachseite Formulare, Prozesse und Begriffe konkret prüfen kann. Missverständnisse werden früh sichtbar statt erst im Abnahmetest.

• Referenzversionen und Prototyping: Im EFRE-Projekt des Bayerischen Staatsministeriums für Wirtschaft wurde zunächst eine Referenzversion im Rapid Prototyping erstellt – ein Vorgehen, das sich besonders eignet, wenn mehrere Institutionen ein gemeinsames Zielbild schärfen wollen.

• Getrennte Umgebungen für Produktion, Test, Staging und Schulung sind Standard.

• Schrittweiser Rollout: Die Einführung beginnt üblicherweise mit einem oder wenigen Förderprogrammen. Bei der Stadt Leipzig wurde zunächst die Rolle als Fördermittelgeber umgesetzt; weitere Rollen folgen als Ausbaustufen.

• Änderungen an Förderrichtlinien, Fördersätzen und Nachweisformaten werden im laufenden Betrieb überwiegend durch Konfiguration nachvollzogen – häufig durch die Fachadministration des Auftraggebers selbst.

Die B&IT Group und i-taros sind vielfach als innovatives Unternehmen und Produkt ausgezeichnet.

Als Grundlage für die vom DPJW angestrebte Lösung wird die i-taros Fördermittelsoftware vorgeschlagen – eine seit Jahren produktiv eingesetzte Fachlösung auf der patentierten Low-Code-/No-Code-Softwareplattform i-taros (www.i-taros.com, www.foerdermittelsoftware.de).

EINORDNUNG DES ANSATZES

Die Lösung ist weder eine klassische Individualentwicklung noch ein geschlossenes Standardprodukt, sondern eine konfigurierbare Fachlösung. Sie beruht auf der selbst erforschten MBAG-Technologie (Model Based Application Generation), für die 2019 das US-Patent 10,296,305 B2 erteilt wurde. Anders als bei üblichen Low-Code-Werkzeugen wird kein Quellcode erzeugt, der anschließend kompiliert, ausgeliefert und gepflegt werden müsste. Alle funktionalen Bausteine – Oberflächen, Funktionen, Schnittstellen – sind herkömmlich entwickelt und in konfigurierbarer Form bereits vorhanden; die Anwendung entsteht zur Laufzeit aus dem Modell.

Daraus folgen drei praktisch bedeutsame Eigenschaften: Fachliche Änderungen wirken ohne Release und ohne Softwareauslieferung. Es entsteht kein individueller Codebestand je Institution, der separat gewartet werden müsste. Und mehrere Institutionen bleiben trotz sehr unterschiedlicher Fachlichkeit auf einem gemeinsamen Plattformstand – es entsteht kein Fork.

AUFBAU

Die Lösung besteht aus zwei über Message Queuing in Echtzeit gekoppelten Komponenten:

• Antragsportal für Antragstellende und Zentralstellen: CMS-basiert, responsiv für PC, Tablet und Smartphone, ohne Installation über gängige Browser nutzbar, barrierearm gestaltet.

• Backend-Fachanwendung für die interne Förderverwaltung mit digitaler Akte, Dokumentenverwaltung, Nachrichtensystem, Fristen- und Wiedervorlagenverwaltung, Budgetführung, Berichtskomponente und Groupware-Integration.

UNTERSTÜTZTE PROZESSSCHRITTE

• Information und Programmfindung: Darstellung der Förderprogramme mit Texten, Fristen und Unterlagen; Veröffentlichung und Deaktivierung per Knopfdruck.

• Registrierung und Stammdaten: Selbstregistrierung der Organisation, Anlegen weiterer Personen, automatische Übernahme der Daten in spätere Anträge; initialer Import vorhandener Antragstellerdaten möglich.

• Mehrstufige Verfahren: vorgelagerte Skizze oder Interessenbekundung mit Datenübernahme in den Vollantrag.

• Antragstellung: geführte Online-Formulare, Feldvorbelegung, automatische Zwischenspeicherung, maschinelle Prüfung auf Vollständigkeit, formale und rechnerische Richtigkeit sowie auf Abweichungen zum Vorjahr, Upload von Nachweisen. Nach Einreichung wird der Antrag gesperrt; Nachreichungen sind gezielt freischaltbar.

• Eingang und Zuordnung: automatische Übernahme ins Backend als Posteingang, Zuweisung an die Sachbearbeitung, Anzeige auf der persönlichen Startseite.

• Prüfung: workflow-gestützte formelle und fachliche Prüfung, Prüfvermerke, Nachforderungen, Wiedervorlagen, Fristenüberwachung, Vier-Augen-Prinzip mit Gegenprüfung. Überarbeitungshinweise erscheinen für die Antragstellenden direkt an der betroffenen Stelle im Antrag.

• Beteiligung Dritter: Einbindung von Gutachterinnen und Gutachtern, Jurys, Gremien, Beiräten und Ausschüssen in ein- oder mehrstufige Verfahren; Erfassung von Empfehlungen und Entscheidungen im System.

• Bewilligung: Erzeugung von Bescheiden, Verträgen und Prüfvermerken per Knopfdruck aus Textbausteinen und Dokumentvorlagen, Export als PDF, automatische Bereitstellung im Portal, Budgetverbuchung.

• Vorzeitiger Maßnahmenbeginn und Änderungsanträge während des Bewilligungszeitraums.

• Mittelabruf und Auszahlung: digitale Mittelabrufe mit Prüfung und Berechnung, Auszahlungsanordnung, Kontrolle, Mittelumschichtung.

• Zwischen- und Verwendungsnachweis: Übernahme der Antragsdaten in die Nachweise, Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis, Belegupload, Nachweisprüfung, Anhörung, Rückforderung oder Widerruf mit automatischer Zinsberechnung.

• Berichtswesen: Report-Editor für internes und externes Reporting, stichtagsbezogene Erzeugung und automatisierter Versand.

• Abschluss, revisionssichere Archivierung, konfigurierbare Aufbewahrungsfristen und Löschung.

NUTZERFÜHRUNG

Antragstellende im Jugendaustausch sind überwiegend Ehrenamtliche und Fachkräfte, die das Verfahren selten durchlaufen. Die Lösung führt daher schrittweise durch den Antrag, zeigt nach dem Sparsamkeitsprinzip nur kontextrelevante Felder, vermeidet Fehler durch laufende Validierung statt sie nachträglich zu melden, sichert Arbeitsstände automatisch und bündelt den gesamten Schriftwechsel revisionssicher in einer Kommunikationslinie. Die Gestaltung orientiert sich an EU-Richtlinie 2016/2102, BITV 2.0, WCAG 2.1 (Stufe AA) und EN 301 549 sowie an den Vorgaben aus OZG und EGovG.

Das skizzierte Zielbild ist nach Einschätzung der B&IT weit überwiegend mit Standardfunktionen und Konfiguration abbildbar; Individualentwicklung ist nur punktuell zu erwarten.

EIGENSTÄNDIGE INSTANZEN UND GETRENNTE UMGEBUNGEN

Zwei Trennungsebenen stehen zur Verfügung: Mandantentrennung innerhalb einer gemeinsamen Instanz oder eine eigene Instanz je Institution – mit eigener Datenbank, eigenen Adressen, eigenem Erscheinungsbild und eigener Konfiguration auf gemeinsamer Plattform- und Lösungsbasis.

Empfohlen wird die eigene Instanz je Institution: Sie entspricht der organisatorischen Eigenständigkeit am deutlichsten, vereinfacht Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsbetrachtungen erheblich und erlaubt eigene Einführungs- und Releasezeitpunkte – Voraussetzung dafür, dass zeitlich versetzt aus einer Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann.

Entscheidend ist die Trennung zwischen gemeinsamem Lösungskern und institutionsspezifischer Ausprägung. Gemeinsam bleiben Plattform- und Releasestand, Grunddatenmodell, Bedienlogik, Standardprozesse, Administrationswerkzeuge und Berichtskomponente. Institutionsspezifisch sind Förderprogramme und Richtlinienlogik, Formulare, Fördersätze und Berechnungsregeln, Workflows, Rollen und Zentralstellenstruktur, Sprachen, Begrifflichkeiten, Dokumentvorlagen und angebundene Drittsysteme. Weil die Fachlichkeit als Konfiguration und nicht als Programmcode vorliegt, entsteht kein Fork: Alle Institutionen bleiben auf demselben Plattformstand.

MEHRSPRACHIGKEIT

Mehrsprachigkeit ist durchgängig angelegt und betrifft mehrere getrennt pflegbare Ebenen: Oberflächen von Portal und Fachanwendung, redaktionelle Portalinhalte, Formulare und Feldhilfen, Auswahllisten und Kataloge, E-Mail-Vorlagen sowie Dokumentvorlagen und Textbausteine. Die Sprache ist im Portal frei umschaltbar und je Benutzerkonto speicherbar. Zusätzlich kann je Organisation oder Vorgang eine Korrespondenzsprache hinterlegt werden, die steuert, in welcher Sprache Bescheide erzeugt und Nachrichten versendet werden; für noch nicht übersetzte Texte greift eine Rückfallsprache.

Übersetzungen können vollständig durch die Fach- und Förderstellen gepflegt werden – unterstützt durch Export zur Bearbeitung durch externe Übersetzerinnen und Übersetzer mit anschließendem Reimport, Kennzeichnung neuer Texte, Sprachvorschau und Freigabesystematik. Eine weitere Sprache aufzunehmen ist eine Konfigurationsaufgabe. Offener Hinweis: Für Hebräisch ist neben der Übersetzung die Rechts-nach-links-Schreibrichtung zu betrachten; dafür ist gesonderter Aufwand einzuplanen.

ROLLEN- UND BERECHTIGUNGSMODELLE

Berechtigungen wirken bis auf Feld- und Aktionsebene: ein Feld sichtbar, aber nicht änderbar; eine Aktion erst nach Statuswechsel; ein Dokument nur für die zuständige Zentralstelle sichtbar. Ergänzend bestimmen Zuständigkeitskriterien den Datenausschnitt – Förderprogramm, Organisationseinheit, Region, Trägerart, Vorgangsart, Status. Hinzu kommen Vertretungsregelungen, Funktionspostfächer sowie revisionssichere Protokollierung.

EINBINDUNG VON ZENTRALSTELLEN

Zwischengeschaltete Stellen sind aus mehreren Projekten vertraut (siehe Punkt 1). Die Zentralstelle wird als eigener Organisationstyp geführt und über Zuständigkeitsregeln – etwa nach Bundesland, Trägerschaft oder Programm – mit Vorgängen verknüpft; Anträge werden ihr automatisch zugeleitet. Konfigurierbar und auch nebeneinander abbildbar sind vier Modelle: Zentralstelle als antragstellende Stelle mit Weiterleitung an Letztzuwendungsempfänger; als prüfende und befürwortende Stelle; mit eigener Bewilligungskompetenz im Rahmen eines Kontingents; oder mit reiner Kenntnisnahme. Sichtbarkeiten zwischen den drei Beteiligten sind differenziert festlegbar, Fristen wirken je Beteiligtem getrennt.

GEMEINSAME ANTRAGSBEARBEITUNG

Innerhalb einer Organisation können berechtigte Personen weitere Personen hinzufügen und Anträge kollaborativ bearbeiten. Organisationsübergreifend lässt sich eine Antragsgemeinschaft einrichten, sodass etwa die deutsche und die polnische Partnerorganisation gleichberechtigt am selben Antrag arbeiten. Konfigurierbar ist, welche Abschnitte gemeinsam und welche nur von einer Seite befüllt werden, wer einreichen darf und wem Bescheide zugehen. Gleichzeitige Zugriffe werden geregelt, Änderungen protokolliert.

KONFIGURIERBARKEIT DURCH FACHADMINISTRATION

Ohne Programmierung anpassbar sind unter anderem Texte, Hilfetexte und FAQ, Portalinhalte, Textbausteine und Dokumentvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Formulare und Felder einschließlich bedingter Anzeige, Förderprogramme, Fristen und Budgets, Rollen und Sichtbarkeiten, Auswertungen über den Report-Editor, Übersetzungen und Kataloge. Der Umfang wird im Projekt festgelegt und über Rollen gesteuert. Individualentwicklung bleibt erforderlich für Konnektoren zu Systemen ohne offene Schnittstelle, für Signatur- und eID-Verfahren über die Standardprotokolle hinaus sowie für sehr komplexe Berechnungslogiken.

PROJEKTPHASEN

Ein Einführungsprojekt gliedert sich typischerweise in acht Phasen: Initialisierung und Feinkonzept (Workshops zu Förderprogrammen, Prozessen, Rollen und Formularen; Ergebnis: Fachkonzept, priorisiertes Backlog, Projekt- und Testplan); Konfiguration und Prototyping (iterative Einrichtung von Datenmodell, Formularen, Workflows, Rollen und Vorlagen mit Abstimmungen an lauffähigen Ständen; Ergebnis: bedienbare Referenzversion); Datenmigration; Integration der Schnittstellen; Test und Abnahme (fachliche Tests, Qualitätssicherung, Last-, Sicherheits- und Barrierefreiheitstests); Schulung und Onboarding; Inbetriebnahme und Stabilisierung mit enger Begleitung in den ersten Wochen; Betrieb und Weiterentwicklung.

ZEITRAHMEN

Verbindliche Aussagen sind ohne konkrete Anforderungen nicht möglich. Als Orientierung dienen Zeiträume vergleichbarer Projekte: fokussierte Vorhaben mit einer Institution, wenigen Programmen und Schnittstellen etwa neun bis zwölf Monate; umfangreiche Vorhaben mit vielen Förderprogrammen, mehreren Schnittstellen und umfangreicher Migration etwa 18 bis 30 Monate. Folgeeinführungen auf Basis einer Referenzinstanz sind deutlich kürzer.

GESTUFTER ROLLOUT FÜR MEHRERE INSTITUTIONEN

Die B&IT empfiehlt ein gestuftes statt paralleles Vorgehen. Mit der zuerst einführenden Institution wird der gemeinsame Lösungskern erarbeitet und produktiv gesetzt; hier ist der Aufwand am höchsten, weil neben der eigenen Fachlichkeit die gemeinsame Basis entsteht. Jede weitere Institution erhält eine Kopie dieses Kerns, die auf ihre Richtlinien, Rollen, Sprachen und Vorlagen angepasst wird – Analyse-, Konzeptions- und Testaufwände reduzieren sich erheblich. Allgemein nutzbare Erweiterungen werden in den Kern zurückgeführt.

SCHNITTSTELLEN

Die Plattform verfügt über eine eigene Integrationskomponente. Vier je Gegenstelle kombinierbare Verfahren stehen bereit: API-basiert (REST, bei Bedarf SOAP), nachrichtenbasiert (Message Queuing, ereignisgesteuert), datenbankbasiert und dateibasiert über gesicherte Übertragungswege. Erfahrung besteht insbesondere mit Buchhaltung, Haushalt und ERP für Auszahlungsanordnungen und Rückmeldung von Ist-Zahlungen (Dortmund mit SAP R3/HANA, Leipzig mit SAP, Bundesstiftung SED-Aufarbeitung), mit Dokumentenmanagement und E-Akte (Leipzig mit enaio), mit BI-Systemen (Dortmund mit MIK.starlight), mit Serviceportalen (Leipzig mit Amt24) sowie mit Signatur- und Zustellkomponenten, Groupware und Datenlieferungen an übergeordnete Stellen. Für die Anmeldung werden SAML 2.0, OpenID Connect/OAuth 2.0 und LDAP/Active Directory unterstützt; die konkrete Anbindung erfolgt projektspezifisch.

IMPORT UND EXPORT

Ein assistentengestützter Import übernimmt Daten aus XLSX und CSV mit Feldzuordnung, Vorabprüfung, Testlauf und Protokoll über übernommene und abgewiesene Datensätze – etwa für Antragsteller- und Organisationsdaten, Kataloge und Altvorgänge. Exporte sind rechteabhängig aus Listenansichten, Suchergebnissen und Berichten möglich, u. a. nach PDF, Word, Excel und CSV; Dokumente lassen sich einzeln, gebündelt oder als vollständige Vorgangspakete herunterladen. Auf Wunsch wird ein regelmäßiger Vollexport in offenem Format eingerichtet, damit die Institution wechselfähig bleibt.

MIGRATION VON ALTDATEN

Das Vorgehen folgt einem bewährten Muster: Bestandsaufnahme und Bewertung der Datenqualität, Festlegung des Migrationsumfangs, Definition der Abbildungsregeln mit der Fachseite, mehrere Probemigrationen mit Abgleichprotokollen und Stichproben, fachliche Freigabe, abschließende Stichtagsmigration mit Deltaübernahme.

Für laufende Vorgänge bestehen drei, auch je Förderprogramm unterschiedlich wählbare Optionen: Schnitt zum Förderjahr, bei dem nur Stammdaten und abgeschlossene Vorgänge übernommen werden – die risikoärmste Variante und bei jährlichen Antragszyklen meist die beste Wahl; Vollmigration laufender Vorgänge; oder lesender Weiterbetrieb bzw. Archivauszug des Altsystems. Aufbewahrungsfristen und Löschregeln werden von Beginn an berücksichtigt.

VORAUSSETZUNGEN, HERAUSFORDERUNGEN, MITWIRKUNG

• Benannte Ansprechpersonen mit Entscheidungsbefugnis für Förderprogramme, Prozesse und Formulare sind die wichtigste Voraussetzung.

• Förderrichtlinien und Formulare sollten vor der Konfiguration vereinheitlicht werden; werden gewachsene Formulare unverändert digitalisiert, verlagert sich Komplexität in die Software.

• Die Datenqualität der Altsysteme ist der häufigste Verzögerungsgrund; eine frühe Datenanalyse schafft Klarheit.

• Termine und Testsysteme der Schnittstellenpartner liegen oft außerhalb des Projekteinflusses und sind früh abzustimmen.

• Bei mehreren Institutionen ist zu klären, wer über den gemeinsamen Kern entscheidet und wie Abweichungen beschlossen werden.

• Produktivsetzung möglichst außerhalb der Hauptantragsphase, Pilotbetrieb mit einem überschaubaren Förderprogramm.

• Frühzeitige Beteiligung und Schulung sind für die Akzeptanz ebenso wichtig wie die Software.

BETRIEBSMODELLE

• Software-as-a-Service (Empfehlung und Regelfall): vollständiger Betrieb durch die B&IT im deutschen Rechenzentrum einschließlich Infrastruktur, Plattform, Anwendung, Sicherung und Überwachung. Geeignet für Einrichtungen ohne eigenen IT-Betrieb.

• Managed Hosting / Private Cloud: dedizierte Umgebung je Institution, Betrieb weiterhin durch die B&IT – bei erhöhten Anforderungen an Isolation oder eigene Wartungsfenster.

• On-Premises: Betrieb im Rechenzentrum der Institution oder ihres IT-Dienstleisters, Wartung durch die B&IT.

• Hybrid: z. B. Antragsportal beim Dienstleister, Fachanwendung im internen Netz.

HOSTING

Für Rechenzentrumsleistungen arbeitet die B&IT seit vielen Jahren mit der nach ISO 27001 zertifizierten deutschen Hetzner Online GmbH zusammen; die Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Zum Betrieb gehören getrennte Umgebungen für Produktion, Test und Staging, regelmäßige Datensicherungen, Verschlüsselung, Monitoring sowie geregeltes Patch- und Änderungsmanagement.

DATENSCHUTZ

Die Lösung ist auf DSGVO-konformen Betrieb ausgelegt und wird im Projekt an die konkreten Anforderungen angepasst. Vorgesehen sind ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO einschließlich Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen und Angabe der Unterauftragnehmer; ein Datenschutz- und Informationssicherheitskonzept je Verfahren; Datenminimierung nach dem Sparsamkeitsprinzip; ein Löschkonzept mit je Datenart konfigurierbaren Fristen sowie Unterstützung der Betroffenenrechte durch Such-, Export- und Löschfunktionen.

Für ein Vorhaben mit Nutzenden in Deutschland und den Partnerländern ist zusätzlich zu bewerten, aus welchen Staaten zugegriffen wird. Die Verarbeitung selbst verbleibt in Deutschland; die Einordnung des Zugriffs aus Partnerländern – ggf. unter Berücksichtigung bestehender Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission – erfolgt im Datenschutzkonzept der jeweiligen Institution. Die B&IT unterstützt fachlich.

INFORMATIONSSICHERHEIT

Die Lösung orientiert sich an den Vorgaben des BSI-Grundschutzes und an ISO 27001: verschlüsselte Kommunikation über HTTPS sowie – im E-Government-Kontext – nach OSCI, getrennte Zugänge und Adressen für Portal und Fachanwendung, Mandanten- bzw. Instanztrennung, Rechtekonzept bis auf Feld- und Aktionsebene, Prüfung hochgeladener Dateiformate, Härtung sowie Patch- und Schwachstellenmanagement, Datensicherung und ein Notfall- und Wiederanlaufkonzept. Sicherheits-, Penetrations-, Last- und Verfügbarkeitstests können im Einführungsprojekt und wiederkehrend im Betrieb vereinbart werden.

PROTOKOLLIERUNG UND REVISIONSSICHERHEIT

Alle Aktivitäten werden rechts- und revisionssicher protokolliert. Eine automatisch geführte Vorgangshistorie macht nachvollziehbar, wer wann welchen Schritt vorgenommen hat; Prüfvermerke und Entscheidungen werden am Vorgang dokumentiert. Die gesamte Kommunikation läuft über das integrierte Nachrichtensystem, ergänzt um ereignisgesteuerte E-Mails. Dokumente, Bescheide und Nachweise werden revisionssicher archiviert.

VERFÜGBARKEIT UND SERVICE LEVEL

Servicezeiten, Verfügbarkeit sowie Reaktions- und Wiederherstellungszeiten werden je Institution vereinbart und nach Prioritätsklassen gestaffelt. Grundlage sind ein Ticketsystem, definierte Wartungsfenster, laufendes Monitoring und vereinbarte Wiederherstellungsziele. Besonderes Augenmerk liegt auf den Zeiträumen rund um Antragsstichtage und Nachweisfristen, in denen Verfügbarkeit und Reaktionszeiten am kritischsten sind.

SCHULUNG, ONBOARDING UND SUPPORT

• Antragstellende und Zentralstellen sollen das System ohne Schulung bedienen können. Dafür sorgen geführte Antragstellung, kontextbezogene Hilfen, FAQ und Ausfüllhinweise sowie kurze Erklärvideos – im Programm „Kultur macht stark" beispielsweise wurden solche Videos erstellt. Ergänzend sind Online-Sprechstunden und Materialien für Multiplikatoren möglich.

• Mitarbeitende der Förderstelle erhalten rollenbezogene Schulungen an einer eigenen Schulungsumgebung mit realitätsnahen Beispieldaten, ergänzt um Dokumentation und Kurzanleitungen. Bei der GIZ wurden dafür ein Schulungssystem und Tutorials erstellt.

• Fachadministration und Poweruser werden befähigt, Programme, Formulare, Vorlagen, Texte, Übersetzungen und Workflows selbst zu pflegen; Train-the-Trainer ermöglicht eigene Schulungen.

• Laufender Support über das integrierte Ticketsystem mit 1st- bis 3rd-Level-Support; in der Anlaufphase wird eine intensivere Betreuung vereinbart.

WEITERENTWICKLUNG

Plattform und gemeinsamer Lösungskern werden in einem Releasestrang weiterentwickelt. Jede Institution entscheidet innerhalb eines vereinbarten Rahmens über die Übernahme; sicherheitsrelevante Aktualisierungen werden zeitnah für alle eingespielt. Änderungen werden zuvor in der Test- bzw. Staging-Umgebung geprüft. Für institutionsübergreifende Anforderungen empfiehlt die B&IT einen gemeinsamen Anwenderkreis mit abgestimmter Roadmap.

Die folgenden Angaben sind unverbindlich. Sie stellen kein Angebot dar und enthalten keine verbindlichen Preisangaben.

KOSTENSTRUKTUR

Die Kosten bestehen aus einem einmaligen Anteil für die Einführung und einem laufenden Anteil für Nutzung, Betrieb und Support:

• Einführungsprojekt (einmalig): Analyse und Feinkonzept, Konfiguration, Datenmigration, Schnittstellen, Test, Schulung, Dokumentation, Inbetriebnahme, Projektmanagement. Festpreis für abgegrenzte Leistungspakete oder Abrechnung nach Aufwand.

• Nutzungs- bzw. Lizenzentgelt (laufend): Nutzung von Plattform und Fördermittelanwendung einschließlich Anspruch auf neue Programmstände. Jährlich je Instanz bzw. Mandant, gestaffelt nach gewählter Metrik.

• Betrieb und Hosting (laufend): Rechenzentrumsleistungen, Systembetrieb, Monitoring, Datensicherung, Test- und Staging-Umgebungen. Jährlich, abhängig von Anzahl und Größe der Umgebungen.

• Wartung, Pflege und Support (laufend): Fehlerbehebung, Sicherheits- und Programmpflege, Releasewechsel, 1st- bis 3rd-Level-Support. Jährliche Pauschale oder Anteil am Lizenzentgelt.

• Weiterentwicklung (optional): neue Förderprogramme, geänderte Richtlinien, zusätzliche Schnittstellen. Kontingent an Personentagen oder Einzelbeauftragung.

• Zusatzleistungen (optional): weitere Schulungen, Beratung, zusätzliche Umgebungen, Barrierefreiheits- oder Sicherheitsprüfungen.

LIZENZ- UND NUTZUNGSMODELLE

• Nutzerbezogene Lizenzierung der Fachanwendung nach benannten oder gleichzeitig aktiven Benutzern. Der Zugang von Antragstellenden über das Portal wird üblicherweise nicht nutzerbezogen lizenziert, sodass unbegrenzt viele Antragstellende teilnehmen können.

• Instanz- bzw. Organisationslizenz unabhängig von der Nutzerzahl; schafft Planungssicherheit und ist besonders für kleinere Einrichtungen attraktiv.

• Kaufmodell für On-Premises-Betrieb mit einmaligem Lizenzentgelt und laufendem Wartungsvertrag.

Von einer Kopplung des Entgelts an Antragszahlen oder Fördervolumen rät die B&IT ab: Sie ist für öffentliche Haushalte schwer planbar und kann bei erfolgreicher Digitalisierung zu Kostensprüngen führen. Die Behandlung der Zentralstellen – als eigene Nutzergruppe oder als Portalnutzende – wird nach Abstimmung mit dem DPJW noch im Lizenzmodell festgelegt.

AUFWANDSTREIBER

Den Aufwand bestimmen erfahrungsgemäß am stärksten: Anzahl und Heterogenität der Förderprogramme und Richtlinien; Komplexität der Berechnungs-, Pauschalen- und Prüfregeln, insbesondere bei Nachweisen und Rückforderungen; Anzahl und Tiefe der Workflows und Beteiligungsschritte; Ausgestaltung des Rollen-, Rechte- und Zentralstellenmodells; Anzahl der Sprachen und Pflegeaufwand der Übersetzungen einschließlich Rechts-nach-links-Schreibrichtung; Anzahl und Komplexität der Schnittstellen sowie Mitwirkung der Zielsysteme; Umfang und Qualität der Altdaten sowie Umgang mit laufenden Vorgängen; Anzahl der Dokumentvorlagen und Berichtsformate; besondere Anforderungen an Barrierefreiheit, Sicherheit oder Signatur; Anzahl der Umgebungen; Abstimmungsaufwand zwischen den Institutionen.

WIRTSCHAFTLICHE WIRKUNG DER GEMEINSAMEN BESCHAFFUNG

Eine gemeinsame technische Grundlage wirkt unmittelbar auf die Kosten: Die Referenzinstanz trägt den größten Teil des Analyse- und Konzeptionsaufwands, sodass Folgeeinführungen im Wesentlichen die institutionsspezifische Ausprägung umfassen. Weiterentwicklungen mehrerer Einrichtungen können anteilig finanziert werden; Schulungsunterlagen, Dokumentation und Supportprozesse entstehen nur einmal.

HINWEISE FÜR EINE SPÄTERE AUSSCHREIBUNG

• Rahmenvereinbarung mit gestuften Abrufen: erste Institution als Referenzinstanz, weitere Abrufe auf dieser Basis; die Reihenfolge sollte bewusst festgelegt werden.

• Governance des gemeinsamen Lösungskerns bereits in der Leistungsbeschreibung verankern: Wer entscheidet, was gemeinsam bleibt, und wie werden Abweichungen beschlossen? Ohne diese Klärung gehen die Kostenvorteile der gemeinsamen Beschaffung verloren.

• Die genannten Aufwandstreiber eignen sich als Strukturmerkmale für Leistungsbeschreibung und Preisblatt und machen Angebote vergleichbar.

• Rechts-nach-links-Schreibrichtung und die je Einrichtung anzubindenden Finanz- und Dokumentenmanagementsysteme sollten gesondert ausgewiesen werden.

• Mitwirkungspflichten, Testsysteme der Schnittstellenpartner und Anzahl der Umgebungen sollten benannt werden.

• Datenhoheit und Exit-Regelungen (regelmäßiger Vollexport in offenem Format) sollten Vertragsbestandteil sein.