ProMeta - Fachsystem für Fördermittelmanagement

Die infotraX GmbH entwickelt seit mehr als 20 Jahren digitale Fachsysteme für Organisationen, in denen strukturierte Verfahren, unterschiedliche Beteiligte und Rollen sowie nachvollziehbare Prüf- und Entscheidungsprozesse eine zentrale Rolle spielen. Mit ProMeta verfügen wir über ein eigenes webbasiertes Fachsystem, das insbesondere für komplexe Verwaltungs-, Entscheidungs- und Förderverfahren eingesetzt wird.

Ein wesentlicher Schwerpunkt unserer Projekterfahrung liegt im Fördermittelmanagement. Dabei arbeiten wir sowohl mit großen Forschungsorganisationen als auch mit Forschungsvereinigungen zusammen und kennen Förderverfahren aus unterschiedlichen organisatorischen und fachlichen Perspektiven.

Zu unseren Referenzen gehören unter anderem Forschungsvereinigungen, die Förderverfahren mit unterschiedlichen Fördermittelgebern und Programmen administrieren. Entsprechend unterscheiden sich Anforderungen, Verfahrensabläufe, Beteiligte und Nachweispflichten. Aus diesen langjährigen Projekten verfügen wir über praktische Erfahrung mit der Digitalisierung und Weiterentwicklung unterschiedlich ausgestalteter Förderverfahren.

Eine für die vorliegende Challenge besonders relevante Referenz ist eine große deutsche Forschungseinrichtung, die selbst als Förderorganisation tätig ist. Den Auftrag zur Einführung unseres Fachsystems haben wir im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung gewonnen.

Die Forschungseinrichtung setzt ProMeta für mehr als 90 unterschiedliche Förderinstrumente ein. Diese unterscheiden sich teilweise erheblich hinsichtlich ihrer Förderrichtung und Förderrichtlinien sowie der daraus resultierenden fachlichen und organisatorischen Anforderungen. Unterschiede bestehen beispielsweise bei der Antragstellung, den erforderlichen Angaben und Unterlagen, den Prüf- und Befürwortungsverfahren, den Zuständigkeiten sowie den jeweiligen Finanzierungsmodellen. Damit verfügen wir über praktische Erfahrung mit einer komplexen Förderlandschaft, in der eine Vielzahl heterogener Förderinstrumente auf einer gemeinsamen technischen Grundlage abgebildet wird.

Neben unserer Rolle als Softwarehersteller und Umsetzungspartner kennen wir Förderverfahren auch aus Sicht eines Fördermittelempfängers: Die infotraX GmbH ist selbst Partner in einem geförderten Forschungsverbundprojekt. Anforderungen an Antragstellung, Projektadministration, Zusammenarbeit innerhalb eines Verbundes, Dokumentation, Mittelverwendung und Nachweisführung kennen wir daher nicht ausschließlich aus der technischen Umsetzung für unsere Auftraggeber, sondern auch aus eigener Projektpraxis. Diese Perspektive hilft uns, Anforderungen sowohl aus Sicht der administrierenden Organisation als auch aus Sicht der Antragstellenden und Projektpartner zu betrachten.

Unsere Projekterfahrung umfasst darüber hinaus die Einführung, den Rollout und die kontinuierliche Weiterentwicklung von Fachsystemen. Zu Beginn eines Projektes analysieren wir gemeinsam mit den fachlich Verantwortlichen bestehende Verfahren, organisatorische Rahmenbedingungen, Rollen, Datenstrukturen und Anforderungen. Darauf aufbauend erfolgt die fachliche und technische Einrichtung des Systems.

Wir verfolgen dabei einen schrittweisen und praxisorientierten Einführungsansatz. Fachliche Anforderungen werden frühzeitig in einer nutzbaren Umgebung bereitgestellt und gemeinsam mit den späteren Anwenderinnen und Anwendern überprüft. Auch die Migration bestehender Datenbestände sowie die Anbindung vorhandener Systeme können Bestandteil der Einführung sein. Der Übergang in den Produktivbetrieb wird von uns fachlich und technisch begleitet.

Nach dem Produktivstart begleiten wir unsere Kunden langfristig bei Betrieb und Weiterentwicklung. Änderungen von Förderrichtlinien, Förderprogrammen, organisatorischen Zuständigkeiten oder fachlichen Anforderungen können so in die Weiterentwicklung des Fachverfahrens einfließen.

Für das in der Challenge beschriebene Szenario mit mehreren eigenständig arbeitenden Institutionen und möglichen zeitlich versetzten Einführungen sehen wir diesen Ansatz als besonders geeignet an. Erfahrungen aus einer ersten Einführung können strukturiert in weitere Rollouts einfließen, während die jeweiligen fachlichen und organisatorischen Besonderheiten der einzelnen Institutionen berücksichtigt werden.

Damit bringen wir für das Vorhaben mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung digitaler Fachsysteme, langjährige Projekterfahrung im Fördermittelmanagement, belastbare Referenzen aus Forschungsvereinigungen und einer großen deutschen Forschungseinrichtung sowie eigene praktische Erfahrung als Partner eines geförderten Verbundprojektes mit.

Mit ProMeta bieten wir ein bestehendes, browserbasiertes Fachsystem, das bereits produktiv für die Abwicklung komplexer Förderverfahren eingesetzt wird. ProMeta verbindet ein Antragsportal für externe Beteiligte mit der internen Förderverwaltung sowie der Projekt- und Mittelverwaltung auf einer gemeinsamen Plattform.

Unser Ansatz liegt zwischen einem starren Standardprodukt und einer klassischen Individualentwicklung: ProMeta ist eine konfigurierbare Plattform mit umfangreichen bestehenden Funktionen für das Fördermittelmanagement. Förderinstrumente können hinsichtlich Antragsinhalten, Verfahrensschritten, Prüfungen, Freigaben, Dokumenten, Fristen und weiteren fachlichen Anforderungen unterschiedlich ausgestaltet werden. Individualentwicklungen können gezielt ergänzt werden, wenn spezifische Anforderungen über die vorhandenen Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten hinausgehen.

Antragstellung und Antragsportal

Antragstellende greifen browserbasiert auf das Portal zu und werden entsprechend des jeweiligen Förderinstruments durch die Antragstellung geführt. Formulare, erforderliche Angaben und Dokumente können programmspezifisch definiert werden. Anträge können bearbeitet und zwischengespeichert werden; Pflichtangaben und Vollständigkeit lassen sich bereits bei der Erfassung prüfen. Rückfragen und Kommunikation zwischen Antragstellenden und Förderorganisation können unmittelbar dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden.

Prüfung und Förderentscheidung

Nach Einreichung stehen die Antragsdaten ohne Medienbruch in der internen Förderverwaltung zur Verfügung. ProMeta unterstützt unterschiedliche Prüf- und Entscheidungsverfahren, darunter formale und fachliche Prüfungen, Rückfragen und Nachforderungen, Bewertungen und Befürwortungen sowie mehrstufige Freigabe- und Entscheidungsprozesse.

Prüfergebnisse können strukturiert dokumentiert und Prüfberichte sowie entscheidungsrelevante Unterlagen unmittelbar am Vorgang abgelegt werden. Fristen, Bearbeitungsstände und offene Aufgaben werden transparent geführt; Benachrichtigungen und Erinnerungen unterstützen die fristgerechte Bearbeitung.

Bewilligung und Projektverwaltung

Im Rahmen der Bewilligung können auch Vertrags- und Freigabeprozesse im System abgebildet werden. Beispielsweise kann ein Vertrag vor seiner endgültigen Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft und freigegeben werden. Der finale Vertrag wird anschließend dem Fördervorgang zugeordnet abgelegt und kann den Antragstellenden zur Verfügung gestellt bzw. übermittelt werden. Damit bleiben auch Prüfung und Freigabe des Vertrags als Bestandteil des Förderverfahrens nachvollziehbar.

Nach der Bewilligung wird der Vorgang ohne Systemwechsel in der weiteren Förder- und Projektadministration fortgeführt. Hierzu gehören insbesondere Änderungsanträge, Mittel- bzw. Zahlungsanforderungen, projektbezogene Kommunikation sowie Zwischen- und Schlussnachweise. Änderungen während der Projektlaufzeit bleiben Bestandteil desselben Fördervorgangs und können nachvollziehbar dokumentiert und geprüft werden.

Mittelverwaltung, Nachweise und Projektabrechnung

Finanzielle Informationen werden projekt- und förderbezogen geführt. Unterschiedliche Finanzierungsstrukturen und Fördermodelle können berücksichtigt werden. Zahlungsanforderungen bzw. Mittelabrufe können erfasst, geprüft und weiterverarbeitet werden.

Für die Nachweisführung können Zwischen- und Schlussnachweise, Verwendungsnachweise sowie Sachberichte erfasst und mit entsprechenden Fälligkeiten versehen werden. Das System kann die Beteiligten zum vorgesehenen Zeitpunkt automatisch an die erforderliche Einreichung bzw. Bearbeitung erinnern. Eingereichte Nachweise und Berichte werden dem Fördervorgang zugeordnet und können anschließend fachlich und administrativ geprüft werden. Die Ergebnisse der Prüfung einschließlich des Prüfberichts werden nachvollziehbar und prüfsicher dokumentiert abgelegt.

Damit wird die Förderprozesskette von der Antragstellung über Prüfung, Entscheidung und Bewilligung bis zur laufenden Mittelverwaltung, Nachweisführung und abschließenden Prüfung innerhalb eines Fachsystems geführt.

Durchgängige digitale Verfahrensakte

Ein wesentliches Prinzip von ProMeta ist die durchgängige Verfahrensführung. Antragsdaten, Dokumente, Kommunikation, Prüfungen, Entscheidungen, Verträge und Freigaben, Änderungen, Zahlungsanforderungen und Nachweise werden dem jeweiligen Fördervorgang zugeordnet. So entsteht über die gesamte Laufzeit eine nachvollziehbare digitale Verfahrensakte, in der Bearbeitungsschritte und Entscheidungsgrundlagen im fachlichen Kontext erhalten bleiben.

Die fachliche Ausgestaltung erfolgt weitgehend über Konfiguration. Unterschiedliche Förderinstrumente können auf derselben technischen Grundlage betrieben werden, ohne dass deren Verfahren identisch sein müssen.

Die beteiligten Institutionen nutzen eine bestehende, produktiv eingesetzte Plattform und können ihre Förderverfahren individuell ausgestalten.

Die beschriebenen Eckpunkte entsprechen in wesentlichen Teilen dem grundlegenden Aufbau von ProMeta. Die Plattform ist darauf ausgelegt, unterschiedliche Organisationen, Förderinstrumente und Beteiligte innerhalb einer gemeinsamen technischen Basis abzubilden und dabei organisations- und verfahrensspezifische Anforderungen zu berücksichtigen.

Eigenständige Instanzen und getrennte Umgebungen

ProMeta kann für unterschiedliche Organisationen in getrennten Instanzen bzw. Umgebungen betrieben werden. Damit können Datenbestände, Benutzer, Rollen, Konfigurationen und Förderverfahren organisatorisch voneinander getrennt geführt werden. Gleichzeitig bleibt eine gemeinsame technische Produktbasis erhalten.

Dies ermöglicht den beteiligten Institutionen, ihre Förderverfahren eigenständig auszugestalten und auch zu unterschiedlichen Zeitpunkten einzuführen. Weiterentwicklungen der gemeinsamen Produktbasis können grundsätzlich für alle Instanzen bereitgestellt werden, während organisationsspezifische Konfigurationen erhalten bleiben.

Mehrsprachigkeit

ProMeta ist bereits mehrsprachig ausgelegt und wird aktuell insbesondere in deutscher und englischer Sprache genutzt. Sprachabhängige Inhalte werden zentral verwaltet und entsprechend der gewählten Sprache ausgegeben.

Die Sprachlogik ist technisch erweiterbar, sodass weitere Sprachen ergänzt werden können. Für die im skizzierten Bedarf vorgesehenen zusätzlichen Sprachen wäre im Einführungsprojekt zu definieren, welche Oberflächen-, Formular- und Fachinhalte mehrsprachig bereitzustellen sind und welche Übersetzungen organisations- bzw. förderprogrammspezifisch gepflegt werden.

Rollen- und Berechtigungsmodell

ProMeta verfügt über ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept. Rechte können entsprechend der jeweiligen Funktion und Aufgabe vergeben werden. Dabei kann sowohl gesteuert werden, welche Informationen für eine Rolle sichtbar sind, als auch welche Bearbeitungs-, Prüf-, Freigabe- oder Administrationsrechte bestehen.

Dadurch lassen sich beispielsweise Antragstellende, Projektpartner, interne Sachbearbeitung, Prüferinnen und Prüfer, Entscheider, Administratoren sowie weitere interne oder externe Beteiligte mit unterschiedlichen Zugriffsmöglichkeiten einbinden. Rollen und Zuständigkeiten können dabei an den jeweiligen Förderprozess angepasst werden.

Einbindung von Zentralstellen

Auch die in der Challenge beschriebene Einbindung von Zentralstellen lässt sich über das Rollen-, Rechte- und Verfahrensmodell abbilden. Zentralstellen können als eigenständige Beteiligte in den Prozess integriert und mit den für ihre Aufgaben erforderlichen Sicht-, Bearbeitungs- oder Prüfrechten ausgestattet werden.

Dabei kann festgelegt werden, auf welche Vorgänge und Informationen eine Zentralstelle zugreifen kann und an welchen Verfahrensschritten sie beteiligt ist. So können auch mehrstufige Organisations- und Zuständigkeitsstrukturen innerhalb eines Förderverfahrens berücksichtigt werden.

Gemeinsame Antragsbearbeitung

ProMeta unterstützt die Zusammenarbeit mehrerer Beteiligter innerhalb eines Fördervorgangs. Unterschiedliche Personen bzw. Organisationen können entsprechend ihrer Rolle in die Bearbeitung eingebunden werden. Informationen, Dokumente und Kommunikation bleiben dabei dem gemeinsamen Vorgang zugeordnet.

Für eine konkret gewünschte Form der gemeinsamen Antragserstellung – beispielsweise die parallele oder arbeitsteilige Bearbeitung einzelner Antragsbereiche durch mehrere Partner – würden wir im Einführungsprojekt die fachlichen Anforderungen und gewünschten Freigabemechanismen gemeinsam konkretisieren und auf Basis der vorhandenen Rollen- und Bearbeitungslogik konfigurieren bzw. bei Bedarf gezielt erweitern.

Konfiguration durch Fachadministration und Poweruser

Ein wesentliches Prinzip von ProMeta ist, dass fachliche Änderungen nicht grundsätzlich eine Softwareentwicklung erfordern. Zahlreiche Inhalte und Einstellungen können durch entsprechend berechtigte Fachadministratoren bzw. Poweruser gepflegt werden.

Dazu gehören beispielsweise Stammdaten, Auswahlwerte, Inhalte und Hinweise, Fristen und weitere fachliche Parameter. Auch Förderinstrumente und deren Ausgestaltung können auf einer gemeinsamen Systembasis unterschiedlich konfiguriert werden. Welche Konfigurationsmöglichkeiten bewusst der Fachadministration zur Verfügung gestellt werden und welche Änderungen aufgrund ihrer technischen oder prozessualen Auswirkungen durch infotraX vorgenommen werden, kann im Einführungsprojekt festgelegt werden.

Damit verbindet ProMeta organisatorische Eigenständigkeit mit einer gemeinsamen technischen Plattform: Die beteiligten Institutionen können ihre spezifischen Förderverfahren, Rollen und fachlichen Inhalte abbilden, ohne dafür jeweils eine vollständig eigenständige Softwarelösung entwickeln und dauerhaft pflegen zu müssen.

Die Einführung von ProMeta erfolgt typischerweise schrittweise und in enger Abstimmung mit den fachlich und technisch Verantwortlichen. Ziel ist, zunächst eine gemeinsame fachliche und technische Grundlage zu schaffen und darauf aufbauend die organisations- und förderprogrammspezifischen Anforderungen umzusetzen.

Projektphasen und Vorgehensmodell

Zu Beginn steht eine strukturierte Analyse- und Konzeptionsphase. Gemeinsam werden bestehende Förderverfahren, Rollen und Zuständigkeiten, Antrags- und Prüfprozesse, Finanzierungslogiken, Dokumente, Datenbestände und vorhandene Schnittstellen betrachtet. Dabei wird zwischen gemeinsamen Anforderungen der beteiligten Institutionen und organisationsspezifischen Besonderheiten unterschieden.

Darauf folgt die Konfigurations- und Umsetzungsphase. Die abgestimmten Verfahren werden in ProMeta eingerichtet, Rollen und Berechtigungen definiert, Formulare und fachliche Inhalte konfiguriert sowie erforderliche Schnittstellen und Migrationen vorbereitet. Bereits während dieser Phase stellen wir funktionsfähige Zwischenstände zur Verfügung, die durch die Fachverantwortlichen geprüft werden können.

Vor dem Produktivbetrieb erfolgen fachliche Tests und Abnahmen, die Migration der abgestimmten Datenbestände sowie die Vorbereitung und Schulung der Anwenderinnen und Anwender. Der Produktivstart wird technisch und fachlich begleitet. Erfahrungen aus dem laufenden Betrieb fließen anschließend in die weitere Optimierung ein.

Zeitrahmen und Rollout mehrerer Institutionen

Der konkrete Zeitrahmen hängt wesentlich von Anzahl und Komplexität der Förderverfahren, dem Umfang organisationsspezifischer Anforderungen, Schnittstellen und Altdaten sowie den verfügbaren Ressourcen auf Auftraggeberseite ab.

Für mehrere Institutionen halten wir einen gestuften Rollout für besonders geeignet. Zunächst kann mit einer Institution bzw. einem definierten Umfang gestartet werden. Die dabei entwickelte gemeinsame Systembasis sowie gewonnene Erfahrungen können anschließend für weitere Institutionen genutzt werden. Deren spezifische Anforderungen werden darauf aufbauend ergänzt.

Ein paralleler Rollout ist grundsätzlich ebenfalls möglich. Ein gestuftes Vorgehen reduziert jedoch Projektrisiken und ermöglicht es, Erkenntnisse aus den ersten Einführungen unmittelbar in nachfolgende Rollouts einfließen zu lassen.

Schnittstellen sowie Import und Export

ProMeta verfügt über Möglichkeiten zum strukturierten Import und Export von Daten. Für den Datenaustausch mit Drittsystemen stehen REST-basierte Schnittstellen zur Verfügung; weitere Schnittstellen können entsprechend der vorhandenen Systemlandschaft und des konkreten Integrationsbedarfs umgesetzt werden.

Welche Systeme angebunden werden, wird zu Projektbeginn gemeinsam festgelegt. Dabei werden Datenumfang, Übertragungsrichtung, Aktualisierungsfrequenz, Verantwortlichkeiten und technische Rahmenbedingungen definiert. Auch strukturierte Exporte für Auswertungen oder die Weiterverarbeitung in Drittsystemen können vorgesehen werden.

Migration von Altdaten

Bestehende Datenbestände können in ProMeta übernommen werden. Grundlage ist zunächst eine Analyse der vorhandenen Datenquellen, Datenstrukturen und Datenqualität. Gemeinsam wird festgelegt, welche Stamm-, Antrags-, Projekt-, Finanz- und gegebenenfalls Dokumentendaten für den zukünftigen Betrieb benötigt werden.

Anschließend erfolgt ein Mapping zwischen Quell- und Zielstrukturen. Migrationen werden nach Möglichkeit zunächst mit Testdaten bzw. in Testläufen durchgeführt, fachlich geprüft und erst nach erfolgreicher Validierung produktiv übernommen. Dieses Vorgehen reduziert Risiken und schafft frühzeitig Transparenz über Datenqualität und mögliche Bereinigungsbedarfe.

Voraussetzungen, Herausforderungen und Mitwirkung

Eine wesentliche Voraussetzung für eine effiziente Einführung sind klar benannte fachliche und technische Ansprechpartner auf Seiten der beteiligten Institutionen. Erforderlich sind insbesondere die Bereitstellung und Erläuterung bestehender Prozesse, Förderrichtlinien, Rollenmodelle, Formulare und Datenbestände sowie zeitnahe fachliche Entscheidungen und Abnahmen.

Bei mehreren Institutionen ist zudem eine frühzeitige Abstimmung darüber wichtig, welche Anforderungen gemeinsam standardisiert werden sollen und wo bewusst organisationsspezifische Ausprägungen erhalten bleiben. Diese Abgrenzung ist aus unserer Erfahrung ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine gemeinsame Plattform.

Technische Mitwirkung ist insbesondere bei Schnittstellen und Datenmigration erforderlich. Eine zentrale Herausforderung kann dabei die Qualität der Altdaten sein.

Fachliche Konzeption, technische Umsetzung, Migration und Einführung werden frühzeitig verzahnt. So entsteht eine belastbare Lösung, die kontrolliert eingeführt und anschließend auf weitere Institutionen ausgerollt werden kann.

Für den Betrieb von ProMeta stehen unterschiedliche Betriebsmodelle zur Verfügung. Der Betrieb kann als gehostete Lösung in einem professionellen Rechenzentrum erfolgen. Alternativ ist eine Bereitstellung innerhalb einer vom Auftraggeber vorgegebenen bzw. bereitgestellten Infrastruktur möglich. Das konkrete Betriebsmodell wird entsprechend den Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Verfügbarkeit und organisatorische Zuständigkeiten abgestimmt.

Hosting und Betrieb

Für von uns betreute Umgebungen erfolgt das Hosting in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Damit können insbesondere die Anforderungen öffentlicher bzw. öffentlich finanzierter Organisationen an einen kontrollierten und professionellen IT-Betrieb berücksichtigt werden.

ProMeta ist eine browserbasierte Anwendung. Für die Anwenderinnen und Anwender ist keine lokale Installation erforderlich. Updates und Weiterentwicklungen können zentral bereitgestellt werden. Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen können entsprechend dem vereinbarten Betriebs- und Einführungskonzept voneinander getrennt werden.

Sofern aufgrund der IT-Strategie oder Sicherheitsvorgaben einer Institution ein Betrieb innerhalb einer eigenen oder vorgegebenen Infrastruktur erforderlich ist, kann dies im Rahmen der technischen Konzeption berücksichtigt werden.

Datenschutz und Informationssicherheit

Datenschutz und Informationssicherheit werden sowohl bei der technischen Bereitstellung als auch bei der Ausgestaltung der Fachverfahren berücksichtigt. Zugriffe auf ProMeta erfolgen benutzerbezogen und werden über ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept gesteuert. Dadurch erhalten Anwenderinnen und Anwender nur Zugriff auf die für ihre jeweilige Aufgabe vorgesehenen Funktionen und Informationen.

Die konkrete Ausgestaltung des Betriebs – beispielsweise Verantwortlichkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen, Datensicherung, Aufbewahrungsanforderungen und Löschkonzepte – wird mit dem Auftraggeber abgestimmt und entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Betriebsmodells dokumentiert.

Protokollierung, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation

Ein wesentliches Prinzip von ProMeta ist die nachvollziehbare Verfahrensführung. Relevante Informationen, Dokumente, Prüfungen, Statusänderungen, Freigaben und Entscheidungen bleiben dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Dadurch kann auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden, wie sich ein Fördervorgang entwickelt hat und auf welcher Grundlage Bearbeitungs- und Entscheidungsschritte erfolgt sind.

Insbesondere Prüf- und Freigabeprozesse können mit den jeweiligen Ergebnissen und Dokumenten festgehalten werden. Dies gilt beispielsweise für Antragsprüfungen, Vertragsfreigaben, Änderungsanträge, Zahlungsanforderungen sowie Zwischen-, Schluss- und Verwendungsnachweise. Prüfberichte und weitere relevante Dokumente können dauerhaft im fachlichen Zusammenhang abgelegt werden. Damit unterstützt ProMeta eine prüfbare und nachvollziehbare Dokumentation der Förderverfahren.

Schulung und Onboarding

Die Einführung wird durch auf die jeweiligen Nutzergruppen abgestimmte Schulungs- und Onboardingmaßnahmen begleitet. Dabei unterscheiden wir beispielsweise zwischen Fachadministration bzw. Powerusern und den Anwenderinnen und Anwendern der operativen Förderverwaltung.

Fachadministratoren werden insbesondere in die Konfigurations- und Verwaltungsmöglichkeiten eingewiesen, sodass geeignete fachliche Anpassungen anschließend selbstständig vorgenommen werden können. Für weitere Nutzergruppen können Schulungen gezielt auf deren Aufgaben und Rollen im Förderprozess ausgerichtet werden.

Bei einem gestuften Rollout können Schulungsunterlagen und Erfahrungen aus einer ersten Einführung für die weiteren Institutionen genutzt und organisationsspezifisch ergänzt werden.

Support und Weiterentwicklung

Auch nach dem Produktivstart begleiten wir unsere Kunden im laufenden Betrieb. Für technische und fachliche Fragestellungen stehen definierte Supportwege und Ansprechpartner zur Verfügung. Art und Umfang der Supportleistungen sowie Reaktionszeiten können im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen festgelegt werden.

ProMeta wird kontinuierlich weiterentwickelt. Neben allgemeinen Produktweiterentwicklungen können Änderungen von Förderverfahren, organisatorischen Rahmenbedingungen oder technischen Anforderungen berücksichtigt werden. Dabei prüfen wir jeweils, ob eine Anforderung durch vorhandene Konfiguration, eine Erweiterung der gemeinsamen Produktbasis oder eine projektspezifische Anpassung umgesetzt werden sollte.

Damit umfasst unser Ansatz nicht nur die technische Bereitstellung der Software, sondern den gesamten Lebenszyklus des Fachverfahrens – von Einführung und Onboarding über den sicheren laufenden Betrieb bis zur langfristigen fachlichen und technischen Weiterentwicklung.

Für ProMeta sehen wir für das beschriebene Szenario ein transparentes und skalierbares Lizenzmodell auf Basis der Anzahl laufender Fördervorgänge bzw. Projekte als besonders geeignet an. Die wirtschaftliche Struktur setzt sich grundsätzlich aus einmaligen Aufwänden für Einführung und Einrichtung sowie laufenden Kosten für Lizenzierung, Betrieb, Support und Weiterentwicklung zusammen.

Projektbezogene Lizenzierung

Die Lizenzierung von ProMeta ist nicht primär an die Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer gekoppelt. Als geeignete Bezugsgröße dient vielmehr die Anzahl der laufenden Anträge und Projekte, die mit dem System administriert werden.

Damit orientiert sich die Lizenzierung an der tatsächlichen Nutzung des Fachsystems: Mit einer steigenden Anzahl laufender Fördervorgänge nimmt typischerweise auch der Umfang der unterstützten Prozesse zu – von Antragstellung und Prüfung über Genehmigung und Vertragsabwicklung bis zu Projektbegleitung, Zahlungsanforderungen und Nachweisen.

Dieses Modell bietet zugleich den Vorteil, dass unterschiedliche Beteiligte wie Antragstellende, Projektpartner, Zentralstellen, Prüferinnen und Prüfer oder weitere externe und interne Akteure eingebunden werden können, ohne dass jede zusätzliche Person unmittelbar eine weitere Nutzerlizenz erforderlich macht.

Für die Anzahl der laufenden Projekte können Preisstaffeln vereinbart werden. Institutionen mit einem geringeren Fördervolumen erhalten damit eine ihrem tatsächlichen Nutzungsumfang entsprechende Lizenzierung, während bei größeren Projektzahlen abgestufte Konditionen vorgesehen werden können. Für das in der Challenge beschriebene Szenario mit mehreren unterschiedlich großen Institutionen halten wir dieses Modell für besonders geeignet.

Einführung und Konfiguration

Einmalige Projektaufwände entstehen insbesondere für Projektinitialisierung, Anforderungsanalyse, fachliche Konzeption, Konfiguration der Förderverfahren, Rollen und Berechtigungen, Tests, Schulungen und Produktivsetzung.

Der konkrete Aufwand hängt insbesondere von Anzahl und Komplexität der Förderinstrumente und den organisationsspezifischen Anforderungen ab. Bei mehreren Institutionen können gemeinsame Grundlagen einmal erarbeitet und anschließend für weitere Einführungen genutzt werden. Dadurch entstehen Skalierungs- und Synergieeffekte.

Migration und Schnittstellen

Migrationen und Schnittstellen werden entsprechend dem tatsächlichen Projektumfang kalkuliert. Bei Migrationen bestimmen insbesondere Datenquellen, Datenqualität, Umfang historischer Daten und Dokumente sowie notwendige Transformationen den Aufwand.

Bei Schnittstellen sind insbesondere die anzubindenden Systeme, vorhandene Standards sowie Umfang, Richtung und Automatisierungsgrad des Datenaustauschs maßgeblich.

Betrieb, Support und Weiterentwicklung

Bei einem durch uns bereitgestellten Hosting entstehen laufende Kosten für den technischen Betrieb der jeweiligen Umgebung. Supportleistungen können entsprechend den Anforderungen der Institutionen mit definierten Service- und Reaktionszeiten vereinbart werden.

ProMeta wird als gemeinsame Produktbasis kontinuierlich weiterentwickelt. Neue Anforderungen werden zunächst daraufhin geprüft, ob sie über Konfiguration umgesetzt werden können. Ist eine Softwareerweiterung erforderlich, wird geprüft, ob diese in die gemeinsame Produktbasis aufgenommen werden kann oder eine organisationsspezifische Erweiterung darstellt.