Reflecta Fördergeber-Portal: Förderverwaltung von der Ausschreibung bis zum Verwendungsnachweis
Die Reflecta gGmbH ist eine gemeinnützige Organisation, die digitale Plattformen für den Gemeinwohlsektor entwickelt und betreibt. Zu unseren Produkten gehören der Fördermittelkompass (eine KI-gestützte Plattform für Fördermittelrecherche und Antragsvorbereitung für gemeinnützige Organisationen), die Community-Plattform reflecta.network sowie das Reflecta Fördergeber-Portal, eine browserbasierte Fördermanagement-Lösung für Förderinstitutionen mit Antragsportal, Fachanwendung und Projektabrechnung. Damit kennen wir beide Seiten des Förderprozesses aus der Praxis: die Perspektive der Antragstellenden aus dem Fördermittelkompass und die Perspektive der Förderinstitutionen aus dem Fördergeber-Portal.
Das Fördergeber-Portal befindet sich aktuell in der Pilotphase: die Kernprozesse von der Ausschreibung über Antragstellung und Prüfung bis zu Bescheid, Auszahlung und Verwendungsnachweis sind produktiv nutzbar und werden derzeit mit ersten Förderinstitutionen erprobt und geschärft. Wir kommunizieren das bewusst transparent, denn daraus ergibt sich für Ihr Vorhaben eine Chance: Ihre Anforderungen können den Produktstandard noch unmittelbar mitprägen. Ein Live-Demosystem steht bereit; die Zugangsdaten übermitteln wir im geschützten Bereich dieser Einreichung.
Unser Team verfügt über langjährige Erfahrung in Konzeption, Entwicklung, Einführung und Betrieb browserbasierter Web-Anwendungen und Fachverfahren, insbesondere für gemeinnützige und öffentlich finanzierte Einrichtungen. Einführung und Rollout begleiten wir mit Konfigurations-Workshops, Schulungen für Fachadministration und Mitarbeitende sowie einem gestaffelten Go-live (zunächst neue Förderjahrgänge, Altvorgänge nach Bedarf). Die Weiterentwicklung erfolgt produktbasiert in kurzen Release-Zyklen; Anforderungen einzelner Institutionen fließen in den gemeinsamen Produktstandard ein, wovon alle Institutionen profitieren.
Beim Reflecta Fördergeber-Portal handelt es sich um ein bestehendes Produkt in Form einer konfigurierbaren Plattform, nicht um eine Individualentwicklung je Institution. Es besteht aus zwei browserbasierten Oberflächen auf einer gemeinsamen technischen Basis: einem Antragsportal für Antragstellende (als eigenständiger Auftritt je Förderinstitution mit eigenem Branding und eigener Subdomain oder Domain) und einer Fachanwendung (Cockpit) für die interne Förderverwaltung.
Abgedeckte Prozessschritte:
Anlage von Förderprogrammen und Ausschreibungen mit konfigurierbaren Antragsformularen, Bewertungskriterien, Fristen, Meilensteinen und Budgets
Veröffentlichung über Ausschreibungsseiten und einbettbare Widgets für bestehende Websites
Online-Antragstellung mit Dokumenten-Upload, Entwurfsspeicherung und Vollständigkeitsprüfung
Antragsprüfung mit Bewertungen, Punktevergaben, internen Notizen und Mehr-Augen-Prinzip
Bescheiderstellung auf Basis von Vorlagen
Auszahlung in Tranchen mit Budgetabgleich
Berichtspflichten und Verwendungsnachweise mit Upload und Fristenüberwachung
durchgängige Kommunikation zwischen Antragstellenden und Förderstelle im System, ergänzt um E-Mail-Benachrichtigungen
KI ist dabei durchgängig als optionale Assistenz eingebaut (Reflecta KI): Ein kontextbezogener KI-Assistent steht in jeder Ansicht zur Verfügung und kennt den jeweiligen Arbeitskontext. Ausschreibungen inklusive kompletter Antragsformulare, Kriterien und Textbausteine können vollständig KI-gestützt erstellt werden, wahlweise aus einem kurzen Briefing oder aus hochgeladenen Dokumenten wie Förderrichtlinien. Eingehende Anträge können per KI-Prüfassistenz auf Vollständigkeit und Kriterienpassung vorgeprüft werden; Antworten an Antragstellende lassen sich KI-gestützt entwerfen. Alle KI-Funktionen sind reine Arbeits- und Entscheidungsunterstützung: Förderentscheidungen trifft immer ein Mensch (Art. 22 DSGVO), jeder KI-Vorschlag wird vor Übernahme oder Versand von einem Menschen bestätigt, die Funktionen sind abschaltbar und werden ausschließlich in EU-Rechenzentren verarbeitet.
Nutzbarkeit: durchgängig responsive Darstellung, verständliche Sprache und Statusverfolgung für Antragstellende, Barrierefreiheit nach WCAG 2.2 AA als verbindliches Qualitätsziel mit automatisierten Accessibility-Prüfungen in jedem Release.
Die genannten Eckpunkte können wir wie folgt abbilden. Dabei unterscheiden wir transparent zwischen heute verfügbarem Standard und fest eingeplanter Weiterentwicklung bis 2027, passend zum geplanten Abruf ab 2027.
Eigenständige Instanzen: Beide Modelle sind möglich; wir empfehlen eine eigene Instanz je Institution auf gemeinsamer Codebasis. Jede Einrichtung erhält eine vollständig getrennte Umgebung (eigene Datenbank, eigene Domain, eigene Konfiguration), während Benutzeroberfläche, Administration und Weiterentwicklung für alle identisch bleiben. Unser containerisiertes Betriebsmodell ist genau darauf ausgelegt, mehrere getrennte Instanzen einheitlich auszurollen, zu aktualisieren und zu betreiben. Unterschiede zwischen den Einrichtungen (Förderrichtlinien, Prozesse, Rollenmodelle, Sprachen, Begrifflichkeiten) werden je Instanz über Konfiguration abgebildet, nicht über getrennte Softwarestände. Alternativ ist eine mandantenfähige Gesamtplattform mit strikter Datentrennung möglich.
Mehrsprachigkeit: Die Lösung ist von Grund auf mehrsprachig angelegt; sämtliche Oberflächentexte sind externalisiert, aktuell vollständig in Deutsch und Englisch, inklusive Datums-, Zahlen- und Währungsformatierung je Sprache. Die Erweiterung um weitere Sprachen (insbesondere Polnisch, Französisch, Tschechisch, Griechisch und Hebräisch, einschließlich der Prüfung von Rechts-nach-links-Darstellung) sowie die durchgängige Mehrsprachigkeit von Inhalten (Formulare, Ausschreibungstexte, Vorlagen, Bescheide, E-Mails und Hilfetexte je Institution) sind Teil unserer Roadmap bis 2027. Von den Fach- und Förderstellen bereitgestellte Übersetzungen können durch die Fachadministration ohne Entwicklungsaufwand eingepflegt werden.
Rollen- und Berechtigungsmodelle: Heute bietet die Lösung ein rollenbasiertes Rechtemodell innerhalb der Förderinstitution (etwa Leitung, Sachbearbeitung, Lesezugriff) sowie getrennte Konten für Antragstellende, jeweils mit revisionssicherem Audit-Trail je Vorgang.
Zentralstellen und gemeinsame Antragsbearbeitung: Beide Anforderungen stehen verbindlich auf unserer Produkt-Roadmap mit Umsetzung bis 2027 und würden im Rahmen dieses Vorhabens priorisiert: erstens die Einbindung von Zentralstellen als eigene Ebene zwischen Antragstellenden und Förderstelle, mit eigenen Rollen, Rechten, Sichtbarkeiten und Zuständigkeiten in Antragstellung, Prüfung, Bewilligung, Abrechnung und Kommunikation; zweitens die gleichberechtigte partnerschaftliche Erstellung von Anträgen durch mehrere Personen und Organisationen (etwa deutsch-polnische Partnertandems), inklusive gemeinsamer Bearbeitung, Kommentierung und Freigabe. Die Architektur ist mit feingranularen Berechtigungen und vorgangsbezogenem Audit-Log darauf vorbereitet; es handelt sich um Ausbau, nicht um Umbau.
Konfigurierbarkeit durch Fachadministration oder Poweruser: Heute ohne Entwicklungsaufwand anpassbar sind Förderprogramme und Ausschreibungen inklusive Laufzeiten und Budgets, Antragsformulare (Feldtypen, Pflichtfelder, Hilfetexte, Dokumenten-Checklisten), Bewertungskriterien und Gewichtungen, Fristen und Meilensteine, Text- und Dokumentvorlagen (insbesondere Bescheidvorlagen), E-Mail-Inhalte, das Branding des Antragsportals sowie Rollenzuordnungen im Team. Alle diese Inhalte können wahlweise klassisch von Hand oder jederzeit vollständig KI-gestützt erstellt und überarbeitet werden, etwa ein komplettes Antragsformular aus der bestehenden Förderrichtlinie.
Individualentwicklung oder gemeinsame Produktweiterentwicklung ist erfahrungsgemäß dort zu erwarten, wo Förderlogik rechenintensiv oder verfahrensspezifisch wird: komplexe Fördersatz- und Pauschalenberechnungen, institutionsspezifische Workflow-Varianten sowie tiefe Integrationen in Bestandssysteme. Der Ausbau der Workflow- und Rollenkonfiguration in Richtung frei definierbarer Prüfstufen steht ebenfalls auf der Roadmap bis 2027.
Typischer Projektablauf je Institution: gemeinsamer Anforderungs- und Konfigurations-Workshop; Bereitstellung der Instanz und Grundkonfiguration (Programme, Formulare, Vorlagen, Branding, Rollen); Einrichtung von Schnittstellen und Importen; Testmigration mit fachlicher Abnahme; Schulung von Fachadministration und Sachbearbeitung; Pilotbetrieb mit einem Förderprogramm oder Förderjahrgang; anschließend Go-live mit intensiv begleiteter Anlaufphase.
Zeitrahmen: Für die erste Institution sind je nach Migrations- und Schnittstellenumfang typischerweise drei bis sechs Monate bis zum Go-live realistisch. Weitere Institutionen sind deutlich schneller startklar, da die Instanz-Bereitstellung automatisiert ist und Konfigurationen als Ausgangspunkt wiederverwendet werden können. Ein gestufter Rollout, bei dem die Einrichtungen entsprechend ihrem individuellen Bedarf nacheinander starten, ist aus unserer Sicht der empfohlene Weg und passt zum geplanten Abruf aus der Rahmenvereinbarung ab 2027; laufende Institutionen werden von neuen Einführungen nicht berührt.
Schnittstellen und Import/Export: Die Lösung ist API-first gebaut; alle fachlichen Daten sind über dokumentierte Schnittstellen (GraphQL und REST) zugänglich, ergänzt um Webhooks für Ereignisse (etwa Antragseingang) und strukturierte JSON-Exporte. Ein einbettbares Widget erlaubt die Integration von Ausschreibungen in bestehende Websites. Auf unserer Roadmap bis 2027 stehen darüber hinaus strukturierte Import- und Exportformate (CSV, Excel) für Massendaten, Buchhaltungs-Schnittstellen (insbesondere DATEV-kompatible Exporte von Auszahlungs- und Abrechnungsdaten), Anbindungen an Dokumentenmanagement beziehungsweise E-Akte sowie Auswertungsschnittstellen für Reporting- und BI-Systeme. Grundsatz: keine Datensilos, alle Daten der Institution bleiben jederzeit maschinenlesbar exportierbar.
Migration von Altdaten: Wir empfehlen ein gestuftes Vorgehen: strukturierte Bestandsaufnahme der Altdaten und Altprozesse, Definition des Zielmodells je Institution, Testmigration über strukturierte Importe mit fachlicher Abnahme, danach Umstellung zum Stichtag oder pro Förderjahrgang. Bewährt hat sich, neue Förderjahrgänge vollständig im neuen System zu starten und Altvorgänge lesend beziehungsweise archiviert zu übernehmen, statt laufende Verfahren im Bestand zu migrieren. Typische Herausforderungen: heterogene Datenqualität in Altsystemen, Abbildung historischer Vorgänge auf ein neues Datenmodell, Übergangsregeln für laufende Anträge und Berichtspflichten sowie Änderungsbegleitung für Mitarbeitende und Zentralstellen.
Mitwirkungspflichten der Institutionen: exportfähiger Altdatenbestand, fachliche Ansprechpersonen für Konfigurationsentscheidungen und die Abnahme der Testmigration, Bereitstellung von Texten und Übersetzungen sowie die Klärung der eigenen Förderlogik und Prozesse vor der Konfiguration.
Betriebsmodelle: Wir bieten die Lösung primär als SaaS aus deutschen beziehungsweise EU-Rechenzentren an, mit dedizierter Instanz je Institution. Der vollständig containerisierte Stack erlaubt grundsätzlich auch Private-Cloud-, On-Premises- oder Hybridbetrieb, etwa in einem von der Institution vorgegebenen Rechenzentrum.
Datenschutz: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Datenminimierung, Betroffenenrechte als Systemfunktion (Auskunft und Datenexport, Löschung, Berichtigung), Verschlüsselung der Daten bei Übertragung (TLS 1.2+) und bei Speicherung, rollenbasierte Zugriffe nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung, Zwei-Faktor-Authentifizierung. KI-Funktionen werden ausschließlich in EU-Rechenzentren verarbeitet, sind abschaltbar und dienen ausschließlich der Entscheidungsunterstützung.
Protokollierung und revisionssichere Dokumentation: Jede fachlich relevante Aktion wird in einem manipulationsgeschützten Audit-Trail protokolliert (kryptografisch verkettetes, nachträglich nicht veränderbares Ereignisprotokoll mit Zeitstempel, handelnder Person und Vorgangsbezug). Damit sind Förderentscheidungen und Bearbeitungsschritte jederzeit nachvollziehbar und prüfungsfest dokumentiert. Ergänzend: strukturiertes technisches Logging und Monitoring mit Alarmierung.
Informationssicherheit: Ausrichtung an ISO 27001, automatisiertes Schwachstellen- und Abhängigkeitsmanagement mit regelmäßigen Sicherheitsprüfungen im Entwicklungsprozess, regelmäßige Backups mit dokumentiertem Wiederanlaufkonzept, klar geregelte Zugriffs- und Secrets-Verwaltung.
Schulung, Onboarding und Support: Zur Einführung gehören Onboarding-Workshops und rollenspezifische Schulungen für Fachadministration und Sachbearbeitung sowie eine produktintegrierte Hilfe (geführte Touren, Support-Bereich, Dokumentation). Im laufenden Betrieb bieten wir Support per E-Mail mit vereinbarten Reaktionszeiten (Service-Level nach Bedarf vereinbar) und eine intensiv begleitete Anlaufphase nach jedem Go-live. Die Weiterentwicklung erfolgt kontinuierlich in kurzen Release-Zyklen ohne Wartungsfenster-Ausfälle; Anforderungen der Institutionen werden in einer gemeinsamen Roadmap-Abstimmung priorisiert und fließen in den Produktstandard ein.
Da sich das Fördergeber-Portal aktuell in der Pilotphase befindet, würden wir uns freuen, mit den beteiligten Einrichtungen ebenfalls in eine gemeinsame Pilotphase zu gehen: 12 Monate zu deutlich vergünstigten Konditionen, in denen die Lösung im Echtbetrieb erprobt wird und die in der Challenge genannten Schwerpunkte (Zentralstellen, partnerschaftliche Antragserstellung, weitere Sprachen, Schnittstellen) gemeinsam priorisiert und umgesetzt werden.
Im Anschluss gilt unser reguläres Subscription-Modell (SaaS) je Institution, unverbindlich voraussichtlich ab 4.900 Euro pro Jahr und Institution, gestaffelt nach Funktionsumfang und Nutzungsintensität. Hinzu kommen einmalige projektbezogene Aufwände für Einführung, Konfiguration, Migration, Schnittstellen und Schulung. Individualentwicklungen werden nach Aufwand kalkuliert und fließen in der Regel in den gemeinsamen Produktstandard zurück, wovon alle beteiligten Institutionen profitieren. Als gemeinnützige GmbH legen wir Wert auf faire, für den geförderten Sektor tragfähige Konditionen.
Typische Aufwandstreiber vergleichbarer Projekte: Anzahl und Betriebsmodell der Instanzen (SaaS, dediziert, On-Premises), Umfang und Qualität der zu migrierenden Altdaten, Anzahl und Tiefe der Schnittstellen, institutionsspezifische Workflow-Varianten sowie der Sprachenumfang der Inhalte.
Hinweise für eine spätere Ausschreibung: Eine Rahmenvereinbarung mit schrittweisem Abruf durch die einzelnen Institutionen ab 2027 ist mit unserem Modell gut vereinbar, da Instanzen unabhängig voneinander eingeführt und abgerechnet werden können.
Für eine marktnahe, wettbewerbsoffene Leistungsbeschreibung empfehlen wir:
Anforderungen funktional und ergebnisoffen formulieren (browserbasiert,
Konfigurierbarkeit durch Fachadministration,
offene und dokumentierte Schnittstellen,
EU-Hosting und DSGVO-Konformität,
Barrierefreiheit nach WCAG,
getrennte Instanzen oder gleichwertige Datentrennung);
zwischen Standardfunktionen,
Konfiguration und Individualentwicklung getrennt abfragen,
statt ein festes Produktbild vorauszusetzen;
eine Teststellung oder Live-Präsentation als Bestandteil der Bewertung vorsehen;
und eine Pilot- oder Erprobungsphase je Institution ermöglichen, bevor der volle Rollout erfolgt.
