Mit NoahFörderung mehr Zeit für die Menschen gewinnen
Die descript GmbH aus Dresden entwickelt und betreibt seit über 20 Jahren browserbasierte Software für Verbände, Jugendorganisationen, Bildungseinrichtungen sowie kirchliche und gemeinnützige Träger. Unser Schwerpunkt hat sich dabei von individuellen Digitalprojekten hin zu langfristig gepflegten Softwareprodukten entwickelt. Mit Noahworks stellen wir spezialisierte Fachanwendungen für die Jugendarbeit und Erwachsenenbildung bereit; NoahFörderung ist unser Produkt für digitale Förderverfahren.
NoahFörderung wird produktiv für unterschiedliche Förderkontexte eingesetzt, unter anderem bei Landesjugendringen, BDKJ-Gliederungen, kirchlichen Trägern, Pfadfinderverbänden und Jugendfeuerwehren. Über die Plattform werden heute jährlich mehrere Tausend Fördermaßnahmen digital bearbeitet. Die Bandbreite reicht von Projekt- und Maßnahmenförderung über Fahrtkostenzuschüsse bis zum Sonderurlaub für ehrenamtlich Engagierte.
Unsere Erfahrung umfasst nicht nur die technische Bereitstellung, sondern den gesamten Einführungsweg: Analyse bestehender Richtlinien und Prozesse, Abgrenzung von Produktstandard und Sonderanforderungen, Einrichtung der Instanz, Konfiguration von Förderprogrammen und Formularen, Datenübernahme, Testphase, Schulung, Produktivstart und laufende Weiterentwicklung.
In anderen Noahworks-Projekten begleiten wir zudem Rollouts in Verbünden mit mehreren organisatorisch eigenständigen Einrichtungen. Dabei erhält jede Einrichtung eine getrennte Instanz, während gemeinsame Standards, Vorlagen und Weiterentwicklungen bewusst auf einer gemeinsamen Produktbasis abgestimmt werden. Diese Erfahrung ist für das skizzierte Vorhaben aus unserer Sicht besonders relevant.
Aus solchen Projekten haben wir einen Grundsatz entwickelt: Bestehende Prozesse sollten nicht ungeprüft eins zu eins digital nachgebaut werden. Zunächst gilt es zu unterscheiden, welche Unterschiede fachlich notwendig und welche historisch gewachsen sind. So kann ein gemeinsamer Standard entstehen, ohne die Eigenständigkeit der einzelnen Einrichtungen aufzugeben.
Unser Entwicklungsmodell ist produktorientiert. Anforderungen, die auch für andere Förderstellen relevant sind, überführen wir nach Möglichkeit in wiederverwendbare Plattformfunktionen. Dadurch bleibt die Lösung langfristig wartbar und neue Funktionen kommen nicht nur einem einzelnen Individualprojekt zugute. Ergänzt wird die Software durch ein dauerhaftes Unterstützungsmodell mit Hilfe-Center, Service-Desk, telefonischem und schriftlichem Support, Anwendersprechstunden und strategischer Begleitung.
NoahFörderung ist eine browserbasiertes Software für digitale Förderverfahren. Unser Ansatz liegt bewusst zwischen starrer Standardsoftware und Individualentwicklung: Der technische Produktkern bleibt gemeinsam und updatefähig; unterschiedliche Förderrichtlinien und Organisationsprozesse werden möglichst über Konfiguration abgebildet. Individualentwicklung setzen wir gezielt dort ein, wo eine fachlich notwendige Anforderung nicht sinnvoll verallgemeinert werden kann.
Der Prozess beginnt im digitalen Antragsportal und reicht bis zur Abrechnung und Auszahlung. Antragstellende wählen das passende Förderprogramm und werden über ein programmspezifisches Formular durch den Antrag geführt. Formulare können Pflichtfelder, Hilfetexte, Datei-Uploads, Fristen und feldübergreifende Plausibilitätsprüfungen enthalten. Kosten- und Finanzierungspläne können beispielsweise gegeneinander geprüft werden. Unterschiedliche Förderprogramme können parallel mit eigenen Formularen, Regeln und Berechnungsarten betrieben werden; unterstützt werden unter anderem teilnehmertagebezogene, feste und relative Förderbeträge.
Nach Eingang wird der Antrag in der internen Fachanwendung weiterbearbeitet. NoahFörderung unterstützt Status- und Bearbeitungsstufen, mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse, statusabhängige Rollen und Zugriffe sowie automatische bzw. vorformulierte Kommunikation. Dokumente wie Bewilligungen oder weitere Schreiben können datenbasiert erzeugt und direkt aus dem Vorgang versendet werden. Die fachliche Entscheidung verbleibt bewusst bei der zuständigen Sachbearbeitung; Automatisierung dient vor allem dazu, Eingaben früh zu prüfen, Berechnungen sicher auszuführen und Routinekommunikation zu reduzieren.
Für die Abrechnung können Antragstellende Kosten, Einnahmen, Nachweise und Abschlussinformationen online einreichen. Fördervolumina lassen sich jahresbezogen verwalten; Bewilligungen reduzieren das verfügbare Budget. Maßnahmen können gefiltert und strukturiert exportiert werden. Für den Zahlungsverkehr unterstützt NoahFörderung die Vorbereitung von SEPA-Sammelüberweisungen.
Der Innovationsgrad liegt für uns weniger in einer einzelnen Funktion als im Plattformansatz. Gegenüber einer reinen Individualentwicklung bleibt ein gemeinsamer, updatefähiger Produktkern erhalten. Gegenüber einer generischen Formular- oder Workflowplattform bringt NoahFörderung bereits die Fachlogik eines Förderverfahrens mit. Neue, für mehrere Einrichtungen relevante Anforderungen sollen möglichst zu gemeinsamen Produktfunktionen werden. Damit sinkt langfristig die Zahl individueller Sonderlösungen.
Nutzerfreundlichkeit betrachten wir als Bestandteil des Fachprozesses. Verständliche Formulare, Pflicht- und Hilfetexte sowie Plausibilitätsprüfungen sollen Fehler bereits dort vermeiden, wo Daten entstehen. Mitarbeitende finden Informationen, Bearbeitungsstand und nächste Schritte in einem gemeinsamen Vorgang. Die Anwendung ist browserbasiert, responsiv und mobil nutzbar. Anforderungen an Barrierefreiheit würden wir im Beschaffungsverfahren anhand der konkret geforderten Standards transparent prüfen und gegebenenfalls als gemeinsame Produktweiterentwicklung berücksichtigen.
Das beschriebene Zielbild passt grundsätzlich gut zur Architektur von NoahFörderung, ist jedoch nicht in allen Punkten bereits vollständig heutiger Produktstandard. Für eine realistische Markterkundung halten wir deshalb die Unterscheidung zwischen Standardfunktion, Konfiguration und gezielter Produkterweiterung für wesentlich.
Getrennte Institutionen: Noahworks kann organisatorisch eigenständige Einrichtungen in getrennten Instanzen betreiben. Jede Institution kann eigene Daten, Benutzer, Konfigurationen, Vorlagen und fachliche Ausprägungen erhalten. Gleichzeitig basieren die Instanzen auf demselben Produktkern und derselben grundsätzlichen Bedienlogik. Für DPJW, DFJW, DGJW, Tandem und ConAct sehen wir darin einen geeigneten Ansatz: organisatorische und datenseitige Eigenständigkeit bei gemeinsamer technischer Grundlage und Weiterentwicklung. Ein zeitlich gestufter Start einzelner Institutionen ist damit möglich.
Förderprogramme und Fachadministration: Mehrere Programme mit eigenen Formularen, Pflichtfeldern, Hilfetexten, Fristen und Förderlogiken lassen sich parallel abbilden. Formulare können per Drag-and-drop angepasst werden. Unser Ziel ist, regelmäßig auftretende fachliche Änderungen möglichst durch geschulte Fachadministration oder Poweruser zu ermöglichen. Komplexere Prüfregeln, Dokumentlogiken oder Workflowänderungen werden je nach Ausprägung gemeinsam konfiguriert oder durch uns umgesetzt.
Rollen, Berechtigungen und Zentralstellen: NoahFörderung unterstützt unterschiedliche Rollen, mehrstufige Prüfungen sowie statusabhängige Zugriffe. Damit besteht eine gute Grundlage für komplexere Beteiligungsmodelle. Die in der Challenge beschriebenen Zentralstellen betrachten wir dennoch als eigenes Fachkonzept. Sichtbarkeit, Zuständigkeit, Prüfrechte, Freigaben und Kommunikation können je Förderprogramm variieren. Diese Logik würden wir gemeinsam modellieren und anschließend möglichst als wiederverwendbare Plattformfunktion umsetzen, anstatt für jede Institution eine separate Sonderlösung zu entwickeln.
Gemeinsame Antragserstellung: Die heutige Antragstellung ist nicht als vollständig kollaborativer Mehrpersonen-Editor nach dem Prinzip eines gleichzeitig gemeinsam bearbeiteten Dokuments konzipiert. Der konkrete Anwendungsfall sollte daher präzisiert werden. Je nachdem, ob gemeinsame Zugriffsrechte, Übergaben, parallele Bearbeitung, Versionierung oder tatsächlich gleichzeitiges Editieren erforderlich sind, rechnen wir hier mit einer Produkterweiterung. Derzeit ist es bereits möglich, dass über Benutzer-Logins Anträge gestellt werden können. Dadurch könnte ein eingeschränkter Personenkreis Zugriff auf einzelne Anträge erhalten und diese eigenständig bearbeiten.
Mehrsprachigkeit: Diese muss aus unserer Sicht Oberfläche, Formulare, Hilfetexte, Auswahlwerte, Kommunikation, Vorlagen und erzeugte Dokumente umfassen. Eine durchgängig mehrsprachige Abbildung all dieser Ebenen gehört heute noch nicht vollständig zum Standard. Für das Vorhaben würden wir sprachabhängige Inhalte strukturiert konfigurierbar machen und fehlende technische Ebenen gezielt erweitern. Fachübersetzungen können dabei durch die jeweiligen Institutionen bereitgestellt werden.
Unser Leitgedanke lautet: so viel gemeinsamer Produktstandard wie möglich, so viel institutionelle Konfiguration wie fachlich notwendig und Individualentwicklung nur dort, wo Standardisierung keinen sinnvollen gemeinsamen Nenner schafft.
Für ein Vorhaben mit mehreren organisatorisch eigenständigen Förderstellen empfehlen wir eine gestaffelte Einführung. Eine Institution dient als Pilot. Die dort entwickelte und erprobte Grundstruktur bildet anschließend die Basis für die weiteren Jugendwerke. So können gemeinsame Standards früh validiert werden, ohne alle Organisationen gleichzeitig einzubinden.
1. Booster-Workshop und Scoping
Zu Beginn bilden wir in einem gemeinsamen Booster-Workshop die bestehenden Förderprozesse auf die Zielprozesse mit NoahFörderung ab und definieren den Startumfang.
Dabei verfolgen wir einen klaren, möglichst engen Startrahmen: Die Anwendung soll schnell produktiv eingesetzt werden. Für den Start nicht zwingend erforderliche Anforderungen werden priorisiert und nach Möglichkeit im laufenden Betrieb umgesetzt. So können weitere Anforderungen auf Basis tatsächlicher Nutzung bewertet werden, ohne den Produktivstart durch theoretische Sonderfälle zu verzögern.
2. Fit-Gap-Analyse und Integrations-Pre-Test
Anschließend führen wir auf unserer Demo-Plattform eine Fit-Gap-Analyse als Integrations-Pre-Test durch. Exemplarisch werden reale Förderrichtlinien mit den Standard- und Konfigurationsmöglichkeiten von NoahFörderung abgebildet.
Dabei wird frühzeitig geklärt, welche Anforderungen im Produktstandard umgesetzt werden können, wo Konfiguration erforderlich ist und welche Themen außerhalb des Startumfangs liegen. So lässt sich der fachliche und technische Scope belastbar abgrenzen.
3. Einrichtung und Pilotbetrieb
Auf dieser Grundlage richten wir die Pilotinstanz ein. Dazu gehören insbesondere Förderarten bzw. Fördertöpfe, Antragsformulare, Nutzerzugänge und Rollen, die Mandanten- bzw. Zentralstellenstruktur sowie erforderliche E-Mail- und PDF-Dokumentvorlagen.
Anschließend testen die vorgesehenen Nutzerinnen und Nutzer die relevanten Abläufe anhand realistischer Ende-zu-Ende-Szenarien. Rückmeldungen werden priorisiert; startkritische Punkte werden vor dem Produktivstart berücksichtigt. Weitere Optimierungen können gezielt im laufenden Betrieb erfolgen.
4. Datenübernahme und Schnittstellen
Eine vollständige technische Migration von Altdaten ist nicht vorgesehen. Bestehende Altsysteme bzw. SQL-Datenbanken können als historisches Archiv erhalten bleiben. Die neue NoahFörderung-Instanz startet weitgehend leer und wird nur mit den für den zukünftigen Förderbetrieb erforderlichen Daten befüllt.
Für notwendige Übernahmen stellen wir strukturierte Importformate bereit. Die jeweilige Institution kann relevante Stamm- und Startdaten selbst aufbereiten und importieren. Dadurch werden Aufwand und Risiken reduziert und historisch gewachsene Datenprobleme nicht unnötig übertragen.
Auch bei Schnittstellen bevorzugen wir einen standardnahen, integrationsarmen Ansatz. Erforderlicher Datenaustausch erfolgt vorrangig über strukturierte Import- und Exportformate. Projektspezifische Anbindungen werden nur betrachtet, wenn sie für einen wesentlichen fachlichen Prozess notwendig sind.
5. Produktivstart und Rollout
Für das Pilotprojekt rechnen wir mit mindestens etwa drei Monaten; ein typischer Projektverlauf liegt voraussichtlich bei drei bis sechs Monaten. Der konkrete Zeitraum hängt insbesondere von Anzahl und Komplexität der Förderverfahren, Rollen- und Zentralstellenstruktur, Anpassungen an Formularen und Dokumentvorlagen sowie der Geschwindigkeit von Entscheidungen und Tests ab.
Bei den anschließend hinzukommenden Institutionen erwarten wir einen geringeren Aufwand. Die grundlegende Systemstruktur und erprobte Konfigurationsmuster können wiederverwendet werden. Dies gilt insbesondere für vergleichbare Förderarten, Formulare und Strukturen. Dokumentvorlagen erfordern voraussichtlich stärker institutionsspezifische Anpassungen.
Voraussetzung für einen zügigen Projektverlauf sind aktuelle Förderrichtlinien, Formulare und Dokumentvorlagen, ein abgestimmtes Rollen- und Zuständigkeitsmodell, benannte fachliche Ansprechpartner sowie Nutzerinnen und Nutzer für Tests. Die Institutionen übernehmen außerdem die Aufbereitung gegebenenfalls zu importierender Daten.
Die Trennung zwischen für den Produktivstart erforderlich und Weiterentwicklung im laufenden Betrieb ermöglicht einen überschaubaren Projektumfang, einen frühen Produktivstart und eine bedarfsgerechte Weiterentwicklung auf Basis praktischer Erfahrungen.
Unser Standardbetriebsmodell für NoahFörderung ist Software as a Service. Wir betreiben Anwendung und Serverinfrastruktur und übernehmen Wartung, Updates sowie die laufende Produktweiterentwicklung. Noahworks wird auf Serverinfrastruktur in Deutschland betrieben; die eingesetzte Hetzner-Infrastruktur ist nach ISO 27001 zertifiziert. Mit Kunden wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Noahworks wird bereits in Umfeldern eingesetzt, in denen neben der DSGVO auch KDG bzw. DSG-EKD relevant sind. Bei Bedarf begleiten wir auch die Abstimmung mit Datenschutzbeauftragten und eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
Für das vorliegende Zielbild würden wir getrennte Instanzen mit klarer organisatorischer und datenseitiger Trennung empfehlen. Rollen und Berechtigungen steuern die Zugriffe innerhalb einer Instanz. Verschlüsselte Datenübertragung, geregelte Updates, Datensicherungen und Wiederherstellungsprozesse sind Bestandteil des SaaS-Betriebs. Das bestehende SLA sieht regelmäßige Datenbank- und Dateisystem-Backups auf physisch getrennten Systemen vor.
Nachvollziehbarkeit ist bei Förderverfahren für uns nicht nur eine technische, sondern eine fachliche Anforderung. Bearbeitungsstände, Prüfungen, Kommunikation und erzeugte Dokumente werden dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Anforderungen an Protokollierung und Audit-Trails würden wir im weiteren Verfahren konkret gegen die geforderte Prüftiefe abgleichen.
Für eine rechtlich geforderte revisionssichere Langzeitarchivierung würden wir nicht pauschal behaupten, dass NoahFörderung ein spezialisiertes DMS oder eine E-Akte ersetzt. Nutzt eine Institution ein führendes Archivsystem, sollte die strukturierte Übergabe abgeschlossener Vorgänge und Metadaten Bestandteil der Schnittstellenkonzeption sein.
Unser Einführungs- und Supportmodell folgt dem Prinzip „Begleitung und Befähigung“. Vor der technischen Integration kann ein Fördermittel-Booster Prozesse, Richtlinien und startkritische Anforderungen strukturieren. Während der Einführung arbeiten Fachverantwortliche und Poweruser früh selbst mit der Software, testen reale Fälle und übernehmen schrittweise konfigurierbare Aufgaben.
Für den laufenden Betrieb stehen deutschsprachiger Anwendersupport per Telefon, E-Mail und Service-Desk sowie ein Hilfe-Center mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Videos zur Verfügung. Ergänzend bieten wir moderierte Noahworks-Sprechstunden und Strategiesessions an. Für mehrere Förderstellen halten wir zusätzlich ein gemeinsames Poweruser- bzw. Governance-Format für sinnvoll, um Erfahrungen und Weiterentwicklungsbedarfe institutionsübergreifend zu bündeln.
On-Premises- oder hybride Betriebsmodelle sind nicht unser Standard. Sollten solche Varianten in der späteren Ausschreibung zwingend gefordert werden, müssten technische Machbarkeit, Verantwortungsgrenzen, Updatefähigkeit und Wirtschaftlichkeit gesondert bewertet werden.
NoahFörderung wird als standardisierte Produktplattform mit wiederkehrender SaaS-Lizenz angeboten. Unser heutiges Lizenzmodell für Fördermittelverwaltung orientiert sich grundsätzlich an Mandant bzw. Instanz und jährlichem Antragsvolumen, nicht an einzelnen Sachbearbeitenden. Betrieb und Produktpflege werden dadurch planbar; einmalige Projektleistungen werden getrennt ausgewiesen.
Typische Kostenbestandteile sind:
SaaS-Lizenz und Betrieb der jeweiligen Instanz
fachliche Einführung und Konfiguration
Migration von Stamm-, Vorgangs- und gegebenenfalls Dokumentdaten
institutionsspezifische Vorlagenanpassung
Schulung, Onboarding und Projektbegleitung
notwendige projektspezifische Produktweiterentwicklungen
Die wesentlichen Aufwandstreiber sehen wir bei dem beschriebenen Vorhaben nicht primär in der Zahl der Benutzer, sondern in der fachlichen Varianz: Anzahl und Unterschiedlichkeit der Förderprogramme, Komplexität von Zentralstellen und gemeinsamer Antragserstellung, benötigte Sprachen und Dokumentvarianten, Umfang der Altdaten sowie Zahl und Art der anzubindenden DMS-, Buchhaltungs-, Reporting- und Identitätssysteme.
Für eine Rahmenvereinbarung mit mehreren eigenständigen Institutionen würden wir wirtschaftlich drei Ebenen unterscheiden: gemeinsame Produktbasis, gemeinsam nutzbare Erweiterungen und institutionsspezifische Integration. Eine Funktion, die für mehrere Förderstellen relevant ist, sollte möglichst einmal als Plattformfunktion entwickelt und anschließend in mehreren Instanzen genutzt werden. Konfiguration, Migration und spezifische Schnittstellen entstehen dagegen dort, wo die jeweilige Institution sie benötigt. So muss dieselbe fachliche Grundfunktion nicht in fünf voneinander getrennten Individualprojekten entstehen.
Für die spätere Ausschreibung empfehlen wir aus Marktsicht außerdem, Anforderungen nicht ausschließlich als Ja/Nein-Funktionsliste zu beschreiben, sondern zwischen zum Produktivstart zwingendem Standard, fachlicher Konfiguration, institutionsspezifischer Integration und gemeinsam weiterzuentwickelnden Zielanforderungen zu unterscheiden.
Besonders bei Zentralstellen, partnerschaftlicher Antragserstellung, Mehrsprachigkeit und DMS/E-Akte sollten konkrete Anwendungsfälle und Verantwortlichkeiten beschrieben werden. Dadurch lassen sich vorhandener Produktstandard, Konfiguration und tatsächlicher Entwicklungsbedarf belastbarer vergleichen.
Ebenso relevant ist aus unserer Sicht die Governance der gemeinsamen Weiterentwicklung: Wer priorisiert institutionsübergreifende Anforderungen? Wann wird eine Anforderung gemeinsame Plattformfunktion? Wie werden Sonderwünsche behandelt, die nur einer Einrichtung dienen? Gerade beim geplanten gestuften Abruf ab 2027 kann so ein lernendes Modell entstehen, bei dem spätere Einrichtungen von den Erfahrungen der zuerst eingeführten Förderstellen profitieren.
Verbindliche Preise würden wir erst anhand des konkretisierten Leistungsgegenstands kalkulieren. Für ein Vorhaben dieser Größenordnung erscheint uns eine Rahmenvereinbarung mit transparenter Trennung von Standardbetrieb, institutionsbezogener Einführung und gemeinsam nutzbaren Weiterentwicklungen sachgerecht.
