Implementierung einer digitalen Fördermittelverwaltung auf Basis von formcycle
Die XIMA MEDIA GmbH versteht sich nicht ausschließlich als Softwarehersteller, sondern als strategischer Partner der öffentlichen Verwaltung auf dem Weg zu mehr digitaler Souveränität. In einem dynamischen und zunehmend komplexen regulatorischen Umfeld stellt die Entscheidung für eine flexible und anpassungsfähige Plattform anstelle einer starren Fachanwendung eine wesentliche Weichenstellung für die langfristige Zukunftsfähigkeit digitaler Verwaltungsprozesse dar.
Während herkömmliche Lösungen häufig zu einer Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter führen, gewährleistet formcycle die notwendige Prozesshoheit der Verwaltung. Fachabteilungen sind dadurch in der Lage, fachliche Logiken, Prozesse und Verfahren eigenständig an veränderte Anforderungen anzupassen, ohne unmittelbar von den Release- und Entwicklungszyklen externer Anbieter abhängig zu sein.
Die XIMA MEDIA GmbH stellt mit formcycle die technischen Voraussetzungen bereit, um komplexe Verwaltungsprozesse eigenständig und flexibel zu digitalisieren. Die Plattform ermöglicht die No-Code- bzw. Low-Code-basierte Modellierung und Weiterentwicklung individueller Fachprozesse sowie die Anbindung zentraler Komponenten der digitalen Verwaltungsinfrastruktur, darunter BundID, BayernID und das Unternehmenskonto (ELSTER). Kunden werden dadurch in die Lage versetzt, Digitalisierungsvorhaben weitgehend selbstständig umzusetzen, bestehende Prozesse bedarfsgerecht anzupassen und neue Anforderungen ohne umfangreiche Individualentwicklungen zu konfigurieren. Dies reduziert Abhängigkeiten von externen Dienstleistern, erhöht die Agilität und stärkt nachhaltig die digitale Souveränität und Prozesshoheit der Verwaltung. Die hierbei gewonnene Erfahrung ermöglicht es, digitale Verwaltungsprozesse nicht nur funktional und nutzerorientiert, sondern zugleich unter konsequenter Berücksichtigung und Einhaltung föderaler IT-Standards und regulatorischer Anforderungen umzusetzen.
Dadurch konnten bereits 96% der Landkreise, über 40 weitere Kommunen als auch Hochschulen und Universitäten in Bayern die Digitalisierung realisieren. Zudem wird formcycle als Basiskomponente im Freistaat Sachsen eingesetzt und stetig weiterentwickelt. Durch komfortable Import- und Exportfunktionen wird ein flexibler und effizienter Austausch von Prozessen und Konfigurationen ermöglicht, der auch länderübergreifend eine enge Zusammenarbeit und einen unkomplizierten Wissenstransfer zwischen Kunden unterstützt.
Diese technologische und organisatorische Flexibilität schafft die Grundlage für eine durchgängige, medienbruchfreie und rechtssichere Abbildung des gesamten Fördermittel-Lebenszyklus von der Antragstellung über die Bearbeitung und Prüfung bis hin zur Bewilligung, Auszahlung und Nachweisführung. formcycle unterstützt damit eine nachhaltige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse und stärkt zugleich die langfristige Handlungsfähigkeit und digitale Souveränität der öffentlichen Verwaltung.
Antragstellung & User Experience
formcycle ist eine vollständig webbasierte Lösung, die ohne die Installation zusätzlicher Drittsysteme auskommt. Dadurch steht eine zentrale und unmittelbar nutzbare Plattform zur Verfügung, auf der barrierefreie und BITV-2.0-konforme sowie responsive HTML5-Formulare erstellt und bereitgestellt werden können. Diese können individuell an das eigene Corporate Design angepasst werden.
Der Prozess beginnt damit bereits bei der digitalen Antragstellung mit einer nutzerfreundlichen und barrierearmen Gestaltung. Dynamische Validierungen gewährleisten bereits während der Dateneingabe eine hohe Datenqualität und ermöglichen auch die zuverlässige Abbildung komplexer Eingaben. Hierfür stehen unter anderem Funktionen zum dynamischen Ein- und Ausblenden von Elementen, zum Upload von Dokumenten (Formate und Upload-Größe können individuell von Kunden konfiguriert werden), zur Definition komplexer Bedingungen und Wiederholungen, Berechnungen sowie zur Verknüpfung externer Datenquellen und Datenbanken zur Verfügung.
Das integrierte Benutzerportal bietet Antragstellern darüber hinaus die Möglichkeit, den aktuellen Status ihrer Verfahren jederzeit einzusehen und bidirektional mit der zuständigen Behörde zu kommunizieren.
Prozesssteuerung (Antragsbearbeitung)
Das in formcycle integrierte Postfach ermöglicht Sachbearbeitenden eine zentrale, strukturierte und effiziente Bearbeitung eingehender Vorgänge. Über eine übersichtliche Navigation können sie schnell auf die ihnen zugeordneten Postfächer, unterschiedliche Ansichten, beispielsweise eine Kalenderansicht, sowie individuell definierte Filterkriterien wie Eingangsdatum oder Bearbeitungsstatus zugreifen. Für unterschiedliche Organisationseinheiten und Bearbeitungsverantwortlichkeiten können individuelle Postfächer eingerichtet und über ein differenziertes Rollen- und Rechtemanagement gezielt den jeweils zuständigen Sachbearbeitenden oder Sachbearbeitergruppen zugeordnet werden.
Eine strukturierte Vorgangsliste bietet einen zentralen Überblick über alle eingegangenen Anträge und stellt relevante Metadaten sowie direkte Bearbeitungs- und Aktionsmöglichkeiten bereit. In der Detail- und Kommunikationsansicht werden sämtliche zum jeweiligen Vorgang gehörenden Daten, der vollständige Bearbeitungsverlauf sowie die integrierte Nachrichtenfunktion gebündelt dargestellt. Dadurch wird eine fallbezogene und nachvollziehbare Kommunikation zwischen Antragstellenden und Sachbearbeitenden ermöglicht, ohne dass hierfür das System verlassen werden muss.
Output-Management (Abrechnung & Verwendungsnachweis)
Die Transformation von Antragsdaten in rechtssichere Bescheide erfolgt automatisiert. Besonders hervorzuheben ist die Word-Fill-Technologie, die es der Verwaltung erlaubt, bestehende, rechtlich geprüfte Word-Templates für Zuwendungsbescheide weiterzunutzen und automatisch mit Formulardaten zu befüllen. Der Lebenszyklus endet nicht beim Bescheid: Verwendungsnachweise werden als „Folgeaktionen“ abgebildet. Diese sind über die Vorgangs-ID fest mit dem Erstantrag verknüpft, was eine konsistente Dokumentation über Jahre hinweg sicherstellt.
Multi-Organisationen & Mandantenfähigkeit
Für zentrale IT-Dienstleister und Behördenkooperationen ist die Mandantenfähigkeit die strategische Basis für Skaleneffekte. formcycle ermöglicht den Betrieb einer gemeinsamen Plattform bei gleichzeitiger Wahrung der absoluten Datensouveränität der einzelnen Organisationen.
Die Architektur garantiert eine strikte logische Trennung (Multi-Tenancy). Jeder Mandant agiert als isolierte Instanz mit eigener Verwaltungshoheit über:
Benutzerprofile und Gruppenzuweisungen,
Postfächer,
Formulare & Datenquellen,
Spezifische Mailserver-Konfigurationen,
Individuelle Funktionen (Lizenzmodule, Plugins)
Authentifizierungsmethoden pro Mandanten.
Dies stellt sicher, dass innerhalb eines gemeinsamen IT-Betriebs keine Datenabflüsse zwischen den Organisationen möglich sind. Gleichzeitig können Fachabteilungen ihre Prozesse autonom gestalten, ohne externe Programmierung in Anspruch nehmen zu müssen.
Konfigurierbarkeit & Anpassbarkeit (Low-Code / No-Code)
Agilität in der öffentlichen Verwaltung bedeutet, Fachabteilungen dazu zu befähigen, Prozesse eigenständig zu modellieren, anzupassen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Dadurch können Abhängigkeiten von zentralen IT-Ressourcen reduziert, Entscheidungswege verkürzt und eine bedarfsgerechte sowie effiziente Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse sichergestellt werden.
No-Code Empowerment
Mit dem visuellen Formular-Designer und dem Workflow-Designer können Sachbearbeitende Formulare, Validierungen und Prozessketten intuitiv konfigurieren. Der sogenannte kostenfreie formcycle.STORE bietet zudem Zugriff auf vorkonfigurierte Prozess-Templates, was die Bereitstellung neuer Förderprogramme massiv beschleunigt und Standards über verschiedene Abteilungen hinweg etabliert.
Pro-Code Erweiterbarkeit
Durch die Entwicklung von Plugins mittels formcycle API können komplexe Logiken integriert werden, die über den Standard hinausgehen. Hierfür steht Die Möglichkeit zur gezielten Umsetzung individueller Anforderungen erhöht die Zukunftssicherheit der Plattform, da sie eine kontinuierliche Anpassung an sich verändernde fachliche und technologische Anforderungen ermöglicht, ohne die Update- und Weiterentwicklungsfähigkeit des Kernsystems zu beeinträchtigen.
Rollen, Rechte & Zusammenarbeit
Eine effiziente Fallbearbeitung erfordert ein präzises Berechtigungsmodell, das Datenschutz und Kollaboration in Einklang bringt. formcycle ermöglicht eine Granularität bis auf die Feldebene innerhalb eines Formulars. So können beispielsweise sensible Finanzdaten für bestimmte Rollen ausgeblendet oder in einem spezifischen Workflow-Status mit einem Schreibschutz versehen werden.
Die Zusammenarbeit wird durch Gruppenpostfächer und Freigabeworkflows optimiert. Organisationseinheiten können nahtlos eingebunden werden, wobei die Revisionssicherheit durch eine lückenlose Historie aller Bearbeitungsschritte gewahrt bleibt.
Mehrsprachigkeit
Die strategische Bedeutung der Mehrsprachigkeit liegt in der Inklusion und der Reduktion von Fehlern bei internationalen Antragstellergruppen. formcycle unterstützt dies auf zwei Ebenen:
Systemebene: Die Verwaltungsoberfläche ist nativ in Deutsch, Englisch und Niederländisch verfügbar.
Prozessebene: Der integrierte Übersetzungsmodus ermöglicht die Bereitstellung von Formularen in beliebigen Sprachen. Die Erkennung erfolgt automatisch via Browser-Sprache oder URL-Parameter. Über i18n-Variablen können Systemnachrichten (z. B. Absenden erfolgreich) individuell eingerichtet werden. Hierfür stehen bereits Übersetzungen in Deutsch, Englisch, Niederländisch, Italienisch, Russisch und Ukrainisch zur Verfügung.
Im Workflow-Designer steuern Sprachvariablen die automatisierte Kommunikation (z. B. E-Mail-Templates), sodass jeder Antragsteller in seiner Landessprache durch das Verfahren geführt wird.
Schnittstellen & Datenintegration
formcycle fungiert als zentrale Integrationsplattform für die Ende-zu-Ende-Digitalisierung. Es bricht Datensilos auf, indem es sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur einfügt.
Standards & Authentifizierung
Die Plattform unterstützt alle relevanten E-Government-Standards:
Identität: BundID, Unternehmenskonto (Elster), sowie SAML 2.0 und Kerberos für die interne Authentifizierung von Mitarbeitenden.
Infrastruktur: FIT-Connect und CMIS-Anbindungen für den direkten Datentransfer in Dokumentenmanagement-Systeme (E-Akte).
Datenfluss
Zur Validierung und Vorbefüllung können externe Quellen via JDBC, LDAP, CSV oder JSON eingebunden werden. Dies reduziert die Fehlerquote bei der Antragstellung und erhöht die Benutzerakzeptanz durch vorausgefüllte Felder.
Migration & Einführung
Wir betrachten die Migration nicht als rein technischen Vorgang, sondern als Chance zur Prozessbereinigung. formcycle unterstützt diesen Übergang durch spezialisierte Werkzeuge:
PDF-Importer: Bestehende Formularstrukturen werden digitalisiert und in formcycle-Formulare transformiert.
Import von Formularen: Formulare, die in einer strukturierten und lesbaren JSON-Formatierung vorliegen, können ebenfalls in formcycle importiert und weiterverarbeitet werden.
Informationssicherheit ist das Fundament des Vertrauens in digitale Verwaltungsprozesse. formcycle ist als Java-basierte Webanwendung konsequent auf Sicherheit ausgelegt. Ein zentrales Merkmal ist die unumgehbare Verschlüsselung aller Formulardaten und Dokumente in der Datenbank, die systemseitig nicht deaktiviert werden kann.
Vergleich der Betriebsmodelle - onPremises (Betrieb im eigenen RZ)
Kontrolle
Volle Souveränität über Infrastruktur & Netz
Sicherheit
Integration in eigene Sicherheitszonen
Architektur
Java Web-Container/Applikationsserver; auch als Kubernetes- / Docker-Betrieb möglich
Vergleich der Betriebsmodelle - Private.CLOUD (SaaS)
Kontrolle
Wartungsfreier Betrieb durch XIMA
Sicherheit
ISO 27001 zertifizierte deutsche RZ
Architektur
Hochverfügbare Umgebung
Die Architektur ermöglicht die Trennung von Master- und Frontend-Servern (DMZ-Szenario), was die interne Administration physisch von der öffentlichen Antragstellung trennt und die Angriffsfläche minimiert. Beispielsweise kann formcycle in Form des Master-Servers im Intranet und eines Frontend-Servers in der DMZ betrieben werden. Dies ermöglicht das Ausliefern von Formularen über den Frontend-Server während kein direkter Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche des Master-Servers durchgeführt werden kann.
Das Lizenz- und Betriebsmodell von formcycle bietet ein hohes Maß an Planungssicherheit und Skalierbarkeit. Im onPremises-Betrieb basiert das Modell auf einer Systemlizenz für den Server, die durch Wartungs- und Supportleistungen (SLA) sowie bei Bedarf durch optionale Module, beispielsweise die Anbindung an ein DMS mittels CMIS oder Payment, ergänzt werden kann. Im SaaS-Betriebsmodell fallen hingegen planbare monatliche oder jährliche Nutzungsgebühren an. Ergänzende Dienstleistungen, wie Schulungen, Workshops oder weitere Unterstützungsleistungen, können bedarfsgerecht und individuell beauftragt werden.
