PROANDI – Lösung für digitales Förder- und Antragsmanagement
PROUNIX ist ein Softwareunternehmen mit langjähriger Erfahrung in der Entwicklung, Einführung und dem Betrieb komplexer Fachverfahren. Ein Schwerpunkt liegt auf webbasierten Systemen für Fördermittelmanagement, Antragsmanagement und die digitale Zusammenarbeit zwischen Antragstellenden, Fachbearbeitung, Gremien, Zentralstellen und externen Beteiligten. Unsere Kunden sind ganz überwiegend öffentliche, staatlich finanzierte oder gemeinnützige Fördergeber. Die dort geltenden Anforderungen an Zuwendungsrecht, Nachvollziehbarkeit, Prüf- und Revisionssicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit prägen unser Produkt seit Beginn.
Unser Produkt PROANDI ist aus der Neuentwicklung des vorherigen webbasierten Antragsmanagementsystems der Aktion Mensch e. V. hervorgegangen. Die Neuentwicklung startete 2015 in Kooperation mit der Aktion Mensch. Anders als das Vorgängersystem wurde PROANDI von Beginn an als Produktsoftware konzipiert, sodass zentrale Kernfunktionen wiederverwendbar sind und mandantenspezifische Anforderungen kontrolliert ergänzt werden können.
Seit dem ersten Produktivgang wurde PROANDI bei weiteren Fördergebern und Einrichtungen eingeführt. Zu den Einsatzkontexten zählen unter anderem die Aktion Mensch, die Stiftung Deutsches Hilfswerk, die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt sowie Engagement Global. Der Einsatzbereich umfasst Institutionen einer großen Bandbreite: von sehr großen Förderorganisationen mit mehreren hundert internen Nutzenden bis zu kleinen Einrichtungen mit wenigen internen Nutzenden. Diese Spannweite ist für das hier skizzierte Vorhaben relevant, weil die fünf beteiligten Einrichtungen unterschiedlich groß sind und eine Lösung benötigen, die sich auch für kleine Organisationen wirtschaftlich betreiben lässt.
Unsere Projekterfahrung umfasst insbesondere:
Ablösung bestehender Antrags- und Förderverfahren, einschließlich historisch gewachsener Eigenentwicklungen
Einführung digitaler Antragstellerportale und durchgängiger Backoffice-Prozesse
mandantenspezifische Konfiguration von Förderprogrammen, Formularen, Workflows, Vorlagen und Berechtigungen
Rollout in mehreren Stufen, häufig mit Pilotphasen, Migrationen und begleitender Prozessschärfung
Weiterentwicklung im laufenden Betrieb durch gemeinsame Kernentwicklung und gezielte mandantenspezifische Erweiterungen
Integration in bestehende Systemlandschaften, etwa Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement, E-Mail-Versand und Auswertungssysteme
Einführung und Rollout
Wir arbeiten in der Regel mit einer strukturierten Analyse- und Konzeptionsphase, einer gemeinsam abgestimmten Zielkonfiguration, Testmigrationen mit fachlicher Validierung durch Key User sowie einem Pilotbetrieb vor der Breiteneinführung. Bei mehreren Einrichtungen hat sich ein Blueprint-Vorgehen bewährt: Ein gemeinsamer fachlicher und technischer Grundstandard wird einmalig erarbeitet und pilotiert, weitere Einrichtungen übernehmen ihn in eine eigene Instanz und ergänzen nur ihre Abweichungen.
Betrieb und Weiterentwicklung
PROANDI wird von PROUNIX als SaaS betrieben, mit Hosting ausschließlich in Deutschland bei einem nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Dienstleister. Die Produktweiterentwicklung erfolgt in regelmäßigen Releases; Anforderungen einzelner Mandanten fließen, sofern allgemein nutzbar, in die gemeinsame Produktbasis ein und stehen dann allen Einrichtungen zur Verfügung. Spezialanforderungen bleiben mandantenspezifisch gekapselt. Für die beteiligten Einrichtungen bedeutet das: gemeinsame Weiterentwicklung ohne Verlust der organisatorischen Eigenständigkeit.
PROANDI ist ein bestehendes, seit Jahren produktiv eingesetztes Produkt mit sehr weitreichender Fachkonfiguration – weder eine Individualentwicklung auf der grünen Wiese noch eine generische Low-Code-Plattform. Der Kern (Datenmodell, Prozess- und Workflow-Mechanik, Rollen- und Rechtesystem, Dokumenterzeugung, Schnittstellenarchitektur) ist Produktstandard; die fachliche Ausprägung – Förderprogramme, Formulare, Regeln, Workflows, Rollen, Vorlagen, Texte, Sprachen – wird je Einrichtung konfiguriert. Individualentwicklung setzen wir gezielt dort ein, wo Anforderungen die vorhandenen Konfigurationsmechanismen strukturell überschreiten.
PROANDI ist eine vollständig browserbasierte Webapplikation mit Oberflächen für Antragstellende, interne Mitarbeitende und externe Beteiligte wie Gutachtende oder Zentralstellen. Die Oberfläche ist responsiv und damit auch auf Tablets und mobilen Endgeräten nutzbar. Eine Softwareinstallation bei den Nutzenden ist nicht erforderlich.
Unterstützte Prozesskette – vom Förderangebot bis zur Abrechnung:
Veröffentlichung und Verwaltung von Förderangeboten, Richtlinien und Förderprogrammen, inkl. Versionierung
digitale Antragstellung über webbasierte Formulare, mit Zwischenspeicherung und späterer Fortsetzung
dynamische Validierung, Pflichtfeldprüfung und regelbasierte Formularsteuerung (Felder erscheinen abhängig von Eingaben)
umfangreiche Abbildung von Kosten- und Finanzierungsplänen inkl. regelkonformer Berechnung von Zuwendungen auf Basis der jeweiligen Förderrichtlinie
Upload, Verwaltung, Versionierung und Archivierung von Dokumenten
Prüfung, Bewertung, Gutachten und mehrstufige Freigaben; Scoring-Modul für Bewertung und Ranking
(Teil-)Automatisierung wiederkehrender Prüfschritte
Workflow-Steuerung mit Statusübergängen, Aufgaben, Aufgabengruppen, Fristen, Wiedervorlagen und Benachrichtigungen
Sitzungs- und Gremienunterstützung mit Antragslisten, Tagesordnungen und Beschlussfassungen
Vertrags- und Bescheidmanagement mit automatischer Dokumenterzeugung aus Vorlagen
Mittelanforderungen, Auszahlungen, Abrechnungen und Soll-Ist-Abgleiche
Sachberichte, Projektberichte, Verwendungsnachweise und Belegprüfung
Dashboards, Arbeitslisten, konfigurierbare Tabellen, Filter, CSV-/Excel-Exporte, Berichte und Auswertungen
durchgängiges Audit-Logging von Änderungen und Zugriffen
Antragstellende werden geführt: Förderangebote lassen sich zielgruppengerecht darstellen, Formulare führen schrittweise durch den Antrag, Validierungen geben unmittelbare Rückmeldung, Unterlagen werden digital eingereicht. Mitarbeitende erhalten strukturierte Arbeitslisten, Detailansichten, Aufgaben, Statussteuerung, Kommentierung, Dokumenterzeugung, Prüf- und Freigabeprozesse sowie Reporting – ausgelegt darauf, Massenvorgänge schnell zu bearbeiten und komplexe Einzelfälle nachvollziehbar zu dokumentieren.
Barrierearme Nutzung: PROANDI enthält semantische Bedienelemente, ARIA-Attribute, Tastatur- und Screenreader-Unterstützung in zentralen Komponenten, Kontrastprüfungen und eine eigene Seite zur Barrierefreiheit. Die Anwendung ist auf die Konformitätsstufe AA ausgerichtet; für Screenreader-Tests wurden NVDA und JAWS eingesetzt. Wir unterscheiden bewusst zwischen Produktstand und projektbezogenem Nachweis: Zielstandard, Normfassung, Prüfgegenstand und Nachweisform sollten im Projekt festgelegt und durch eine aktuelle BITV-/WCAG-Prüfung bestätigt werden, da Barrierefreiheit maßgeblich auch von der jeweiligen Fachkonfiguration abhängt.
Optionale KI-Module: KI-gestützte Vorprüfung von Antragstellenden und Antragsangaben gegen Förderdokumente sowie Erkennung doppelter Anträge; ein Chatbot, der Fragen zu Förderangeboten und Antragsprozessen ausschließlich auf Basis freigegebener Ihrer PROANDI-Inhalte beantwortet. Ergebnisse werden als maschinell erzeugt gekennzeichnet, die fachliche Entscheidung trifft immer die Fachbearbeitung. Eine Einrichtung kann PROANDI vollständig ohne KI betreiben.
PROANDI deckt den skizzierten Bedarf zum größten Teil über Produktstandard und Fachkonfiguration ab. Wenige Punkte sind projektbezogen zu konzipieren; wir benennen sie unten offen.
Eigenständige Instanzen und getrennte Umgebungen (Standard)
Etablierter Standard ist der Betrieb getrennter Mandanteninstanzen mit eigener Datenbank und eigener Konfiguration. Daten, Rollen und Freigaben bleiben getrennt; Kernmodule, Bedienkonzept und Produktweiterentwicklung werden gemeinsam genutzt. Je Instanz sind getrennte Umgebungen für Entwicklung, Test, Staging und Produktion möglich. Für Einrichtungen mit eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit, eigenen Freigabeprozessen und getrennten Datenbeständen ist dieses Modell einem gemeinsamen Datenraum klar vorzuziehen, und es passt zum gestuften Abruf aus einer Rahmenvereinbarung, weil die Einrichtungen zeitversetzt starten können. Eine Modellierung mehrerer Organisationseinheiten innerhalb einer Instanz ist möglich, aber nicht mit echter Mandantentrennung gleichzusetzen.
Mehrsprachigkeit (Standard, Umfang projektbezogen festzulegen)
PROANDI arbeitet zweistufig. Erstens eine redaktionell gepflegte Übersetzungsebene für alle verbindlichen und rechtlich relevanten Inhalte: Oberflächen-, Formular- und Hilfetexte, Validierungs- und Fehlermeldungen, Katalogwerte, E-Mail- und Dokumentvorlagen, Textbausteine sowie sprachabhängig generierte Bescheide, Verträge und Nachweise. Diese Texte pflegt und gibt die Fachadministration selbst frei, ohne Softwareänderung. Zweitens eine automatische Echtzeitübersetzung der Weboberfläche über die integrierte Technologie der conword GmbH (anpassbarer Sprachwähler, Glossar- und Terminologiefunktionen, Nutzung von DeepL, EU-Hosting); damit stehen laut Hersteller über 100 Sprachen zur Verfügung. Redaktionelle Übersetzungen haben immer Vorrang, fehlende Texte können aus einer Fallback-Sprache ergänzt werden, serverseitig erzeugte Dokumente und E-Mails werden ausschließlich redaktionell gepflegt.
Für den internationalen Jugendaustausch ist gerade diese Kombination tragfähig: Verbindlichkeit in den Projektsprachen, Zugänglichkeit darüber hinaus. Projektbezogen festzulegen sind Sprachmatrix je Inhaltstyp und Einrichtung, Fallback-Sprache, Verantwortung für Übersetzungsqualität und der datenschutzrechtliche Rahmen der automatischen Übersetzung in angemeldeten Bereichen.
Rollen- und Berechtigungsmodell (Standard)
PROANDI kombiniert rollenbasierte Berechtigungen, Funktionsgruppen, organisationsbezogene Rollen und objektbezogene Zugriffslisten. Steuerbar ist, wer Anträge stellt, prüft, begutachtet, Verträge erzeugt, Auszahlungen freigibt oder administriert. Rechte lassen sich objektbezogen einschränken und mit Workflow-Aufgabengruppen koppeln, sind also an Prozessschritte und Zuständigkeiten bindbar; Änderungs- und Zugriffshistorien machen das nachvollziehbar.
Einbindung von Zentralstellen (Standard)
Zentralstellen werden als eigene Organisationseinheiten bzw. Rollen in Workflow und Berechtigungskonzept eingebunden; Sichtbarkeiten, Weiterleitungs- und Freigaberechte werden je Prozessschritt definiert. Wir empfehlen, in der Konzeptionsphase einen exemplarischen End-to-End-Prozess zu modellieren – Antragstellung, Vorprüfung durch die Zentralstelle, Rückfragen, Weiterleitung, Bewilligung, Mittelanforderung, Abrechnung – und daraus eine Rechte- und Prozessmatrix abzuleiten. Das ist erfahrungsgemäß der wirksamste Hebel gegen spätere Nacharbeit.
Gemeinsame Antragsbearbeitung (teils Standard, teils zu konzipieren)
Mehrere Personen derselben antragstellenden Organisation können gemeinsam an einem Antrag arbeiten; das ist im vorhandenen Rollenmodell unmittelbar abbildbar. Sollen dagegen mehrere rechtlich eigenständige Partnerorganisationen gleichberechtigt denselben Antrag erstellen, eigene Datenbereiche pflegen und ggf. separat zeichnen, ist ein Sollprozess mit Rechte- und Datenmodell zu erarbeiten. Das sagen wir bewusst nicht pauschal als Produktstandard zu; es kann eine Erweiterung erfordern.
Konfigurierbarkeit durch Fachadministration und Poweruser (Standard)
Ohne Softwareentwicklung pflegbar sind je nach Berechtigung: Förderangebote und Stammdaten; Formular-, Hilfe- und Fehlertexte, Auswahlwerte, Pflichtangaben; Formularelemente und Plausibilitäten; Workflows, Status, Aufgaben und Bearbeitungslogik; Dokumentarten und Uploads; E-Mail- und Dokumentvorlagen, Textbausteine, mehrsprachige Texte; Listen, Spalten, Filter und Exporte; Rollen, Funktionsgruppen und Zugriffsregeln; portalnahe Inhalte wie Förderfinder; Prüfkriterien und Prompt-Vorlagen der KI-Vorprüfung.
Individualentwicklung ist typischerweise erforderlich für neue Schnittstellen zu Drittsystemen, besondere Migrationswerkzeuge, Erweiterungen an Dokumentengeneratoren, neue spezifische Fachobjekte oder grundlegend neue Prozessarten sowie sehr individuelle Barrierefreiheits-, Sicherheits- oder Betriebsanforderungen.
Vorgehensmodell für ein Konsortium
Für fünf eigenständige Einrichtungen mit vergleichbaren Prozessen empfehlen wir ein Blueprint-Modell: gemeinsame Definition eines fachlichen und technischen Grundstandards, Aufbau einer Referenzkonfiguration für wiederkehrende Rollen, Prozessphasen, Formulare und Schnittstellenmuster, Pilotierung mit einer Einrichtung, anschließend Übernahme des Blueprints in getrennte Instanzen der weiteren Einrichtungen mit gezielten Abweichungen für Richtlinien, Sprachen, Rollen, Vorlagen und angebundene Systeme. Das passt zum Abruf ab 2027: Die Einrichtungen können zeitversetzt starten, jede spätere Einführung profitiert vom erprobten Blueprint, die Konzeptionsleistung fällt einmalig an.
Typische Projektphasen je Abruf
Vorprojekt/Discovery: Analyse der bestehenden Verfahren, Datenbestände, Dokumente und Schnittstellen; Abgleich mit den PROANDI-Standardprozessen; Entscheidung je Anforderung, ob sie konfiguriert oder neu entwickelt wird. Ergebnis ist ein belastbarer Aufwandsrahmen.
Konzeption: Zielkonfiguration für Förderprogramme, Formulare, Finanzierungspläne, Rollen, Workflows und Vorlagen; Rechte- und Prozessmatrix inkl. Zentralstellen; Sprachmatrix; Schnittstellen- und Migrationskonzept.
Konfiguration und ggf. Individualentwicklung, iterativ mit Zwischenständen zur fachlichen Rückkopplung.
Migration: mehrere Testmigrationen mit fachlicher Validierung durch Key User.
Test und Abnahme: Integrations- und Fachtests, Barrierefreiheits- und Sicherheitsprüfung.
Schulung, Pilotbetrieb bzw. stufenweiser Produktivgang, Betriebsübergabe und Hypercare.
Zeitrahmen und Rollout
Eine belastbare Zeitangabe ist erst nach der Discovery-Phase seriös. Die Dauer je Abruf hängt vor allem ab von Zahl und Komplexität der Förderprogramme, Umfang und Qualität der Altdaten, Zahl der Schnittstellen, gewünschter Mehrsprachigkeit und notwendigen Individualentwicklungen. Der erste Abruf (Blueprint plus Pilotinstanz) ist der aufwendigste; Folgeabrufe sind deutlich kürzer, weil Konzeption und Kernkonfiguration weitgehend vorliegen. Parallele Einführungen sind möglich, sobald der Blueprint stabil ist; zwei bis drei parallele Abrufe nach dem Piloten sind gut beherrschbar, ein gleichzeitiger Start aller Einrichtungen ist nicht zu empfehlen.
Schnittstellen, Import und Export
PROANDI hat eine REST-basierte Architektur. Etablierte Muster sind synchrone REST-/OData-Anbindungen, asynchrone Hintergrundverarbeitung, dateibasierte Importe und Exporte sowie systembezogene Adapter. Bereits umgesetzt und dokumentiert sind unter anderem: Finanzbuchhaltung und ERP (Microsoft Dynamics NAV, Dynamics 365 Business Central, MACH Finanzen), Dokumentenmanagement und E-Akte (Doxis, nscale), E-Mail-Versand über externe Versanddienste (z. B. Mailjet), BI- und Auswertungssysteme über REST-APIs, OAuth2-gesicherte Schnittstellen oder CSV-Exporte, Portale und Fachöffentlichkeit (Förderfinder, öffentliche Webseiten). Für Import und Export stehen CSV- und Excel-Exporte aus Listen und Fachmodulen, PDF- und Dokumentgenerierung, REST-APIs sowie Import- und Übertragungsaufträge für größere Datenmengen bereit. Jede neue Schnittstelle benötigt ein Mapping der Datenmodelle, ein Sicherheits- und Authentifizierungskonzept, Fehler- und Wiederholungslogik, Monitoring, eine datenschutzrechtliche Bewertung und eine Abstimmung der Datenhoheit.
Migration von Altdaten
PROANDI ist selbst aus der Ablösung eines Vorgängersystems entstanden und wurde seitdem bei mehreren Mandanten mit unterschiedlichen Ausgangslagen eingeführt. Migriert werden je nach Bedarf Stammdaten, laufende Anträge, Projekte, Verträge, Dokumente und Historien. Voraussetzungen sind eine belastbare Datenanalyse, klare Bereinigungsregeln, eindeutige Migrationsstichtage, ein abgestimmtes Zielmodell und realistische Abnahmekriterien. Typische Herausforderungen sind uneinheitliche Altdatenqualität, gewachsene Sonderlogiken, fehlende Dokumentreferenzen und fachliche Unterschiede zwischen altem und neuem Verfahren. Häufig ist es sinnvoll, nur aktive Verfahren vollständig zu migrieren und ältere Vorgänge archiviert oder ausschließlich lesend bereitzustellen; das senkt Risiko und Aufwand erheblich.
Voraussetzungen und Mitwirkungspflichten
Entscheidend sind: benannte Key User mit ausreichender Zeitzuweisung und Entscheidungsbefugnis; eine entscheidungsfähige Projektleitung je Einrichtung sowie ein Gremium für die einrichtungsübergreifenden Blueprint-Entscheidungen; Bereitstellung und fachliche Bewertung der Altdaten; Zuarbeit und Freigabe von Richtlinien, Vorlagen, Texten und Übersetzungen; Mitwirkung der Betreiber anzubindender Drittsysteme; fachliche Tests und Abnahmen; Benennung der Fachadministration für den Betrieb. Der größte Risikofaktor ist erfahrungsgemäß nicht die Technik, sondern die Verfügbarkeit fachlicher Entscheider und die Bereitschaft, Prozesse zu harmonisieren, wo es möglich ist.
PROANDI wird vorrangig als SaaS-Betriebsmodell angeboten (onPremise ist auch möglich). Dabei erfolgt das Hosting ausschließlich in Deutschland durch einen nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Dienstleister. Rechenzentrumsstandort und Datenverarbeitung liegen damit vollständig im deutschen Rechtsraum, ohne Datenübermittlung in Drittstaaten. Der zertifizierte Betrieb umfasst insbesondere Zutritts- und Zugangskontrolle, Änderungs- und Patchmanagement, Protokollierung, Backup sowie Notfallvorsorge und ist damit ein belastbarer Baustein für die Nachweisführung der beteiligten Einrichtungen gegenüber ihren Zuwendungsgebern und Aufsichtsstellen.
Die technische Architektur basiert auf etablierten Komponenten wie Django, Django REST Framework, Vue.js, PostgreSQL, Redis und Celery. Produktionsumgebungen können mit getrennten Umgebungen für Entwicklung, Test, Staging und Produktion betrieben werden. Für Dateien können je nach Betriebsmodell Dateisystem-, NFS- oder S3-basierte Speicher verwendet werden.
Datenschutz und Informationssicherheit sind zentrale Anforderungen, da PROANDI personenbezogene Daten, Organisationsdaten, Förderentscheidungen, Finanzdaten und Dokumente verarbeitet. Wichtige Bausteine sind:
Rollen- und Rechtekonzept mit Least-Privilege-Prinzip
objektbezogene Zugriffsbeschränkungen
verschlüsselte Kommunikation über HTTPS
sichere Authentifizierung und optional Anbindung an bestehende Identity-Provider
OAuth2 für geeignete Machine-to-Machine-Szenarien
Protokollierung und Audit-Logging
Trennung von Mandanteninstanzen und Datenbanken
Backup-, Recovery- und Monitoringkonzepte
Hosting durch einen nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Dienstleister mit Rechenzentren in Deutschland
geregelte Aufbewahrung und Löschung nach fachlichen und gesetzlichen Anforderungen
AV-Vertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, Berechtigungskonzepte und Datenschutz-Folgenabschätzung, soweit projektbezogen erforderlich
Datenschutz beim Einsatz der KI-Module
Für die KI-gestützten Funktionen besteht ein eigenes Datenschutzkonzept. Leitend sind Zweckbindung – die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der jeweiligen Prüfung beziehungsweise Auskunft im Förderverfahren –, Datenminimierung bei der Zusammenstellung des Kontexts, vollständige Protokollierung aller Aufrufe sowie die Kennzeichnung maschinell erzeugter Ergebnisse.
Der Sprachmodell-Anbieter ist konfigurierbar. Verfügbar sind unter anderem DSGVO-konform in einem deutschen Rechenzentrum gehostete offene Modelle, bei denen Daten weder persistent gespeichert noch für Modelltraining genutzt werden, sowie Azure OpenAI in einer EU-Region.
Die Wissensbasis des Chatbots wird innerhalb der PROANDI-Datenbank des jeweiligen Mandanten vorgehalten und verlässt die Mandantenumgebung nicht.
Automatisiert erzeugte Prüfergebnisse werden als solche gekennzeichnet; die abschließende Entscheidung liegt immer bei der zuständigen Fachbearbeitung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Nutzende werden auf den Einsatz von KI hingewiesen; die eingesetzten Quellen der Chatbot-Wissensbasis sind einsehbar.
Die konkreten Anforderungen an Verfügbarkeit, Service-Level, Backup-Ziele, Wiederanlaufzeiten, Aufbewahrungsfristen, Protokollierung sowie an etwaige darüber hinausgehende Zertifizierungen oder Prüfnachweise sollten im Rahmen der Projektvorbereitung verbindlich festgelegt werden.
Schulungen
Zur erfolgreichen Einführung der Plattform ist die systematische Schulung der unterschiedlichen
Nutzergruppen ein zentraler Baustein. Die Schulungen basieren auf einem modularen und
erprobten Konzept, das sich bereits vielfach in unseren Projekten bewährt hat.
Die Schulungen werden in der Regel online über Microsoft Teams oder ZOOM durchgeführt,
können auf Wunsch aber auch hybrid organisiert werden. Grundlage ist ein didaktisch
strukturierter Methodenmix aus Präsentation, Systemdemonstration und Übungen in einer
realitätsnahen Schulungsumgebung.
Folgende Schulungstypen sind vorgesehen:
Auftakt-Veranstaltung: Vorstellung des Systems und der
grundlegenden Funktionalität zu
Beginn der Konzeptionsphase
Basisschulung für
Anwender*innen: Navigation im System,
Bearbeitung von Anträgen,
Statusverfolgung, Fristen und
Kommunikation
Key-User-Schulung
(Fördermanagement
/ Fachadministration): Konfiguration von Formularen,
Workflows, Benutzerrollen.
Fokus auf vertieftes
Prozessverständnis und
administrative Funktionen
Admin-Schulung
(Betriebsführung): Systemadministration,
Monitoring, Rechte- und
Schnittstellenverwaltung
Für das Onboarding von weiteren Mitarbeiter*innen reicht i.d.R. die Einweisung durch die Key-User auf Kundenseite aus. Gerne bieten wir hierfür auch ergänzende Schulungen an.
HyperCare-Phase
Nach der Produktivsetzung beginnt eine begleitende Stabilisierungsphase. In diesem Zeitraum
stehen technische Ansprechpartner der PROUNIX GmbH für Supportanfragen zur Verfügung,
kleinere Optimierungen können auf kurzem Weg abgestimmt und umgesetzt werden.
Grundmodell
PROANDI wird als Produktlösung mit projektbezogener Einführung, Konfiguration, Betrieb und Weiterentwicklung angeboten. Wirtschaftlich trennen wir zwischen einmaligen Einführungsleistungen und laufenden Entgelten.
Typische Kostenbestandteile
Monatliche Kosten:
SaaS-Pauschale (laufend):
Lizenz- bzw. Nutzungsentgelt für PROANDI inkl. Hosting, Betrieb, Monitoring, Backup und Wartung
Bestehend aus
einer Basispauschale,
nutzerabhängige Pauschalen für Nutzer der Förderorganisation (Nutzer für Antragstellende sind in der Basispauschale enthalten) und
ergänzende Pauschalen für optionale Module
Einmalige Kosten für das initiale Einrichtungsprojekt:
Einrichtung und Grundkonfiguration je Instanz bzw. Mandant (einmalig)
Fachkonfiguration von Förderprogrammen, Formularen, Rollen, Workflows, Vorlagen und Dokumenten (einmalig)
Projektmanagement, Anforderungsanalyse, Workshops und Beratung (einmalig)
Individualentwicklung für besondere Prozesse, Schnittstellen oder Oberflächen (aufwandsbasiert)
Datenmigration, Testmigrationen und Migrationsabnahme (einmalig)
Schnittstellenentwicklung und Anbindung externer Systeme (einmalig, ggf. laufende Wartung)
Support, Schulung, Dokumentation und Rollout-Begleitung
Weiterentwicklung im laufenden Betrieb, z. B. über ein Kontingent
optionale Zusatzmodule
wie KI-Vorprüfung, KI-Chatbot oder automatische Übersetzung: typischerweise einmalige Einrichtungspauschale, laufende Modulpauschale
Wesentliche Aufwandstreiber
Anzahl und Homogenität / Heterogenität der Einrichtungen und verbundenen Prozesse
gemeinsame oder getrennte Instanzen
Anzahl und Komplexität der Förderprogramme
Umfang individueller Formulare, Regeln und Workflows
Tiefe der Datenmigration und Qualität der Altdaten
Anzahl und Kritikalität externer Schnittstellen
Anforderungen an Barrierefreiheit, Datenschutz, Informationssicherheit und Nachweisführung
Gewünschte Verfügbarkeit, Betriebsmodell und Service-Level
Umfang von Schulungen
Change Management und Rollout-Unterstützung.
Kostenstruktur im Konsortium
Das Blueprint-Modell wirkt kostendämpfend: Die Konzeptionsleistung fällt im Wesentlichen einmalig an, Folgeabrufe umfassen überwiegend Konfigurations-, Migrations- und Einführungsaufwand. Der erste Abruf ist deshalb spürbar teurer als die folgenden. Bei den laufenden Entgelten ist eine Staffelung sinnvoll, die die sehr unterschiedliche Größe der beteiligten Einrichtungen berücksichtigt, damit die Lösung auch für kleine Einrichtungen wirtschaftlich bleibt.
Hinweise für die spätere Ausschreibung
Einheitliches Preisblatt mit getrennten Positionen (Einführung je Instanz, Fachkonfiguration, Migration, Schnittstellen, laufender Betrieb, Support, Tagessätze) macht Angebote vergleichbar. Reine Gesamtpreise sind bei Vorhaben dieser Art kaum vergleichbar.
Fiktives Abrufszenario als Kalkulationsgrundlage vorgeben (z. B. mittlere Einrichtung mit x Förderprogrammen, y Nutzenden, z Schnittstellen, definiertem Migrationsumfang). Das liefert realistischere Preise als abstrakte Positionen und schützt beide Seiten vor Nachträgen.
Vorprojekt-/Discovery-Phase als eigenen Abruf vorsehen: Zielarchitektur, Mandantenmodell, Prozessumfang, Migrationsstrategie, Schnittstellen und Abnahmekriterien vor der Festpreisbindung klären.
Standard und Individualentwicklung trennen: Anforderungskataloge, die alles als Muss-Kriterium führen, verteuern Angebote und schließen Standardprodukte aus. Idealerweise werden Anforderungen als Ziel benannt ohne eine Lösungsumsetzung vorzugeben. Idealerweise wird unterschieden in
Standard (ggf. via Konfiguration)
Zusatzprogrammierung / Customizing (d.h. via Programmierung)
Zusätzliche Software
Nicht-Erfüllung
Mehrsprachigkeit differenziert ausschreiben: Der Aufwand unterscheidet sich erheblich je Inhaltstyp (Oberfläche, Formulare, generierte Dokumente, E-Mails). Eine Sprachmatrix ist präziser als die pauschale Forderung „mehrsprachig“.
Barrierefreiheit als Nachweis fordern, nicht als Zusage: benannter Zielstandard, Normfassung, Prüfgegenstand, Nachweisform – einschließlich der Frage, wer die kundenspezifische Konfiguration prüft.
Migration gestuft ausschreiben: die Unterscheidung zwischen vollständiger Migration aktiver Verfahren und lesendem Archivzugriff für Altvorgänge ist der größte einzelne Kostenhebel.
Gemeinsame Weiterentwicklung ermöglichen: eine Regelung, wie mehrere Einrichtungen Weiterentwicklungen gemeinsam beauftragen und Kosten teilen, hebt den eigentlichen Mehrwert der Rahmenvereinbarung.
Abrufzeitraum und Mengengerüst realistisch angeben; unklare Mengen führen zu Risikoaufschlägen.
Betriebsmodell festlegen oder bewusst offenlassen: Wird On-Premise als Option gefordert, sollte klar sein, wer Betriebsverantwortung, Patch- und Releaseprozess trägt.
Auf dieser Basis kann PROUNIX ein phasenweises Angebot erstellen, etwa getrennt nach Initialprojekt/Blueprint, Pilotierung, Rollout je Einrichtung, Betrieb und optionalen Ausbaustufen.
