Bei der Einreichung von Lösungsvorschlägen sind folgende Fragen im Einreichungsformular zu beantworten:

• Beschreibung des Lösungsvorschlags/des Konzeptes

• Beschreibung des Lösungswegs inkl. realistischer Zeitplan

• Beschreibung des innovativen Mehrwerts der Lösung

• technische/organisatorische Umsetzung

• Datenschutz/Datensicherheit

• Nutzerfreundlichkeit/Design

• Konvergenz zu bestehenden und anderen Systemen der Landesverwaltung

• Vorschlag zu Lösung von ggf. bestehenden technischen, organisatorischen und rechtlichen Hindernissen

• Open Source

Wir freuen uns über Lösungsvorschläge für folgendes gewünschtes Ergebnis:

Ziel des Vorhabens ist die Entwicklung und pilothafte Implementierung einer KI-gestützten Anwendung zur Echtzeit-Sprachübersetzung (Speech-to-Speech) sowie zur Transkription gesprochener Inhalte (Speech-to-Text) und zur automatisierten Sprachausgabe (Text-to-Speech). Die Lösung soll die barrierearme Kommunikation zwischen Mitarbeitenden der Verwaltung und nicht-deutschsprachigen Bürgerinnen und Bürgern signifikant verbessern und gleichzeitig die Effizienz der Aufgabenerfüllung erhöhen.

Ein besonderer Fokus liegt auf einer hohen Benutzerfreundlichkeit sowie der nahtlosen Integration in bestehende Arbeitsabläufe. Die Anwendung soll sowohl stationär an Büroarbeitsplätzen als auch mobil auf Endgeräten wie Tablets oder Smartphones nutzbar sein. Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund relevant, dass zentrale Aufgaben wie Sachverhaltsermittlungen und Gespräche mit Klientinnen und Klienten häufig im Außendienst, beispielsweise im Rahmen von Hausbesuchen, stattfinden. In diesen Kontexten soll die Lösung eine unmittelbare sprachliche Verständigung ermöglichen sowie parallel eine Transkription der Gesprächsinhalte zur weiteren Dokumentation bereitstellen.

Für die Pilotphase ist eine gezielte Fokussierung auf eine begrenzte Anzahl häufig nachgefragter Sprachen vorgesehen, um eine realistische und wirtschaftliche Umsetzung im Rahmen der City Challenge sicherzustellen. Basierend auf den praktischen Bedarfen im Amt für Soziales wird zunächst die Unterstützung der Sprachen Englisch, Türkisch und Russisch angestrebt; perspektivisch kann Arabisch, Französisch oder Spanisch ergänzt werden. Eine spätere Erweiterung auf weitere Sprachen ist im Sinne einer skalierbaren Lösung vorgesehen.

Im Ergebnis soll eine praxistaugliche, datenschutzkonforme und erweiterbare Anwendung bereitgestellt werden, die sowohl die Qualität der Kommunikation verbessert als auch die medienbruchfreie Weiterverarbeitung von Gesprächsinhalten in Verwaltungsprozessen unterstützt.

Es sind dabei folgende Rahmenbedingungen zu beachten:

Organisatorisch wird eine enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen angestrebt, insbesondere zu Bedarfs- und Anforderungsermittlung zwischen den Bereichen Soziales, IKT und Geschäftsprozessmanagement.

Erforderlich ist die konsequente Berücksichtigung technischer Standards sowie die Gewährleistung der Interoperabilität mit bestehenden Systemen des Landes Berlin. Dies umfasst insbesondere die Nutzung offener und standardisierter Schnittstellen, um eine reibungslose Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur sicherzustellen.

Die Lösung sollte an zentrale Systeme wie das Dokumentenmanagementsystem nscale sowie an relevante Fachverfahren (z. B. Butler 21 im Bereich der Betreuungsbehörde) angebunden werden können. Darüber hinaus ist die Einbindung in die bestehende IKT-Arbeitsplatzumgebung sowie die Unterstützung gängiger Peripheriegeräte (insbesondere Mikrofone und mobile Endgeräte) sicherzustellen, um eine qualitativ hochwertige Sprachaufnahme, -verarbeitung und Weiterverarbeitung der erzeugten Inhalte zu ermöglichen.

Es sollte beschrieben werden, wie die technische Umsetzung erfolgt. Vorteilhaft wäre hier eine webbasierte Umsetzung App/Webbrowser und eine Nutzungsmöglichkeit unabhängig vom Berliner Landesnetz.

Das Tool muss den Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit entsprechen. Im Einklang mit der Vision eines digitalen Berlins wird technologischer Fortschritt durch die Nutzung von Open Source Technologien erzielt. Dies stärkt die Digitale Souveränität des Landes, und ermöglicht, den Herausforderungen der digitalen Zukunft proaktiv zu begegnen. Der Code der entwickelten Lösung soll auf der openCode-Plattform veröffentlicht werden. Falls davon abgewichen wird, ist dies hinreichend zu begründen.

Der Wettbewerb gliedert sich in zwei Phasen:

Phase 1

Lösungsanbieter*innen können bis 24.05.2026, 23:59 Uhr ihre Vorschläge zu den Challenges über das Online-Bewerbungsformular einreichen. Eine Jury aus Expert*innen der Senatskanzlei, der Smart City Unit der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH, dem CityLAB Berlin sowie der Challenge-gebenden Verwaltung bewertet voraussichtlich ab KW 23/24 die Lösungsvorschläge nach vorab bekannten Kriterien und wählt je Challenge 3 Anbieter*innen mit den vielversprechendsten Lösungsvorschlägen für die zweite Wettbewerbsphase aus.

Diese erhalten von der Senatskanzlei Berlin eine pauschale Kostenerstattung von jeweils 1.000,00 EUR für die detaillierte Ausarbeitung ihrer Idee. Die Bekanntgabe der Nominierten für die zweite Wettbewerbsphase erfolgt Mitte Juni.

Phase 2

In der zweiten Phase arbeiten die für die zweite Phase nominierten Lösungsanbieter:innen ihre Vorschläge weiter aus und reichen diese in einem weiterem Bewerbungsprozess bis voraussichtlich Ende Juli (6 Wochen nach Einladung in die zweite Wettbewerbsphase) ein.

Aus den drei vorliegenden detaillierten Angeboten pro Challenge wählt die Jury jeweils eine Gewinneridee aus. Ab September 2026 wird diese durch das Gewinnerteam gemeinsam mit der Challenge-gebenden Verwaltung in einem Pilotprojekt umgesetzt.

Dafür erhält die jeweilige Verwaltung ein Preisgeld von 24.999,00 EUR pro Challenge für die Umsetzung des Konzepts, welches an die Gewinnerin/den Gewinner ausgezahlt wird.

Die Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH führt ihren Innovationswettbewerb auf eigener Webseite durch. Auf dem KOINNOvationsplatz erhält die Challenge eine Zweitplatzierung, um ihre Sichtbarkeit zu erweitern. Lösungseinreichungen sind jedoch zwingend auch über das Bewerbungsformular der Stadt vorzunehmen.

Dennoch bitten wir alle Teilnehmenden, die über den KOINNOvationsplatz auf die Challenge aufmerksam werden, eine kurze Zusammenfassung ihrer Lösung auch hier auf der Plattform einzureichen.

Ein kurzer 5-Zeiler mit Ihrer Lösungsidee, Kontaktdaten sowie ggf. eine vorhandene Unternehmenspräsentation sind völlig ausreichend. So können auch künftig öffentliche Auftraggeber mit ähnlichen Herausforderungen passende Anbieter identifizieren und unkompliziert mit ihnen in Kontakt treten.