NOLIS | Sportstätten: Echtzeiterfassung und Dashboard für Soll-Ist-Abgleich
NOLIS ist ein auf E-Government-Lösungen spezialisierter Software-Anbieter mit kommunalen Partnern in ganz Deutschland. Bundesweit setzen rund 400 Kommunen Software aus der NOLIS | E-Government-Suite ein.
Mit NOLIS | Sportstätten unterstützen wir Städte und Gemeinden dabei, die Belegung ihrer Sportstätten zu planen, um eine effiziente und konfliktfreie Auslastung zu erzielen. NOLIS | Sportstätten wird bereits erfolgreich in Städten wie Achim, Burgdorf und Springe eingesetzt. Dort werden die Nutzungszeiten von über 105 Vereinen in insgesamt über 80 Sportstätten verwaltet. Im Jahr 2022 wurden die Städte Achim und Springe gemeinsam mit dem KommDIGITALE-Award ausgezeichnet. Die webbasierte Lösung ist außerdem auf dem KOINNOvationsplatz vertreten.
Eine zentrale Herausforderung bei der Planung von Nutzungszeiten in Sporthallen und auf Sportplätzen ist die papierbasierte und zeitaufwendige Erfassung der tatsächlichen Hallennutzungen und etwaiger Schadenmeldungen. Bei NOLIS sagen wir deshalb schon lange: „Kladde adé“, und adressieren dieses Problem auf folgende Weise:
Das digitale Hallenbuch ist sofort nach dem Erfassen der Sporthallen in NOLIS | Sportstätten einsatzbereit und ersetzt die Zettelwirtschaft ab Tag 1.
Jede Halle erhält einen eigenen QR-Code. Dieser wird an der Stelle, an der sich zuvor das analoge Hallenbuch befand, ausgehängt oder ausgelegt (z. B. in Trainerkabinen). Nach dem Scannen des QR-Codes wird ein Online-Formular aufgerufen, in dem mit wenigen Klicks die Nutzungszeit vermerkt wird. Auch mögliche Schäden können in diesem Schritt gemeldet werden.
Nach dem Absenden des Eintrags steht dieser unmittelbar in den Verwaltungsansichten zur Verfügung. Die Übersicht der Hallenbuch-Einträge lässt sich nach Sporthallen und Status einer Schadenmeldung filtern oder anhand von Suchbegriffen durchsuchen.
Darauf aufbauend wollen wir im Rahmen der Challenge den automatisierten Soll-Ist-Abgleich umsetzen und die Ergebnisse in einem Dashboard darstellen. Der Abgleich der tatsächlichen Nutzungen mit den vorab zugewiesenen Zeiten soll folgende Ergebnisse liefern:
Zeiten mit Soll-Ist-Übereinstimmung
Zeiten, in denen die Halle gebucht, aber nicht genutzt wurde (No-Show-Quote)
Zeiten, in denen die Halle genutzt wurde, aber keine Nutzungszeit zugewiesen wurde
NOLIS | Sportstätten wird in vielen Kommunen auch für die digitale Belegungsplanung genutzt. Durch die Zuweisung von Nutzungszeiten an Vereine oder Veranstalter ist die tatsächliche Auslastung der Hallen in der Software erfasst. Diese Zeiten lassen sich in Belegungskalendern abrufen. Im Falle einer Hallensperrung oder einer Nutzungsänderung können E-Mails an hinterlegte Kontaktadressen versendet werden.
Auf Basis der vorhandenen Nutzungsdaten soll ein Abgleich mit den erfassten Hallenbucheinträgen durchgeführt werden. Darauf aufbauend ist die Entwicklung von tabellarischen und grafischen Statistiken (Dashboard) zu den oben genannten Vergleichsparametern möglich.
Die Bereitstellung der Software erfolgt cloudbasiert im Software-as-a-Service-Modell. Das Hosting erfolgt in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.
Das digitale Hallenbuch, die QR-Code-Erstellung und die Belegungsplanung sind sofort einsatzbereit, da es sich bei NOLIS | Sportstätten um eine erprobte, bei Kommunen im Echtbetrieb befindliche Lösung handelt. Im Zuge der Einrichtung kann ein individuelles Dokumenten-Layout eingerichtet werden, um zusätzlich zum QR-Code individuelle Hinweistexte und Logos darzustellen. Auch die Eingabeseite für Hallenbucheinträge wird nach einem abgestimmten Layout-Entwurf und mit Sicherstellung einer barrierefreien Nutzbarkeit nach WCAG / BITV gestaltet. Das Layout für Hallenbuch-Eingabeseiten und QR-Code-Dokumente kann an Vorgaben des Corporate Designs angepasst werden.
Bei der Eingabe von Daten in das digitale Hallenbuch kann zwischen Pflichtangaben und freiwilligen Angaben unterschieden werden. Für weitere Auswertungen zu den nutzenden Übungsgruppen können je nach Anforderung zusätzliche Angaben aktiviert und in das Dashboard integriert werden (Anzahl der Teilnehmenden, Sportart).
Sämtliche Aufrufe der webbasierten Lösung werden HTTPS-verschlüsselt durchgeführt. Importe und Exporte sind auf Basis der standardisierten Formate möglich. Der E-Mail-Versand (z. B. für die Zustellung von Reports) berücksichtigt die technischen Vorgaben (SPF, DKIM, DMARC).
