Erstellung einer Strategie für den Einsatz von KI zur Unterstützung der Geschäftsprozesse

Die HafenCity Hamburg GmbH (HCH), mit Sitz in Hamburg, steht über die Hamburger Gesellschaft für Vermögens- und Beteiligungsverwaltung mbH (HGV) im alleinigen Anteilsbesitz der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH). Gegenstand des Unternehmens ist neben der Geschäftsführung für das Sondervermögen „Stadt und Hafen“ und dem Management der Überleitung von der hafenwirtschaftlichen zur stadtwirtschaftlichen Nutzung des Gebiets der „HafenCity“ und des im Januar 2020 hinzugekommenen Stadtentwicklungsgebietes „Grasbrook“, auch das Management der Entwicklung des Stadtentwicklungsraumes “Billebogen“ einschließlich der Geschäftsführung / Geschäftsbesorgung dafür, auch das Management der Entwicklung des Stadtentwicklungsraumes “Science City Hamburg Bahrenfeld“ einschließlich der Geschäftsführung / Geschäftsbesorgung dafür sowie die Erbringung von Beratungs-, Planungs- und Steuerungsleistungen innerhalb der Metropolregion Hamburg für Stadtentwicklungsaufgaben. 

Mit zunehmenden Projektfortschritten und Aufgabenumfang wurde der Mitarbeiterstamm in den letzten Jahren und auch im Berichtsjahr weiter ausgebaut. Die Zahl der festangestellten Mitarbeitenden und Studierenden (exklusive der Geschäftsführung) wird bis zur Mitte des Jahres 2025 voraussichtlich ca. 150 betragen. Vor diesem Hintergrund wird die Unterstützung von Geschäftsprozessen durch innovative Lösungen forciert. 

Die IT-Architektur der HCH ist durch eine gängige Enterprise-Architektur geprägt. Das Fundament bildet hierbei Microsoft 365, wovon hauptsächlich die Dienste Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive genutzt werden. Die Fachbereiche der HCH nutzen zusätzlich folgende Fachanwendungen: 

• DMS zur workflowbasierten Rechnungsprüfung und -freigabe (webbasiert) 

• SQL-Datenbank zur Erfassung der kaufmännischen Projekttätigkeiten (lokal) 

• Tool für die Beantragung von Budgets (webbasiert) 

• Personalsoftware (SaaS) 

• Costumer Relationship Management (CRM; SaaS) 

• Deutsche eVergabe für die Durchführung von Vergabeverfahren (SaaS) 

Der IT-Bereich nutzt darüber hinaus diverse Tools für die Nutzerverwaltung, das Assetmanagement, die Überwachung der IT-Infrastruktur sowie zur Sicherstellung der IT-Security. 

Für die Sensibilisierung und ersten KI-Anwendungsfälle ist die Nutzung von Microsoft Copilot seit März 2025 freigegeben. MS Copilot wird dabei im Rahmen einer abgesicherten Umgebung hinsichtlich des Unternehmensdatenschutzes (vgl. „Enterprise Data Protection“) betrieben. Die Nutzung von MS Copilot ist aufgrund der fehlenden tiefgreifenden Erfahrungen im Umgang mit KI-Modellen entsprechend reguliert, so dass die Eingabe von personenbezogenen Daten und spezifischen Geschäftsvorgängen bzw. -geheimnissen untersagt ist. Derzeit wird MS Copilot für allgemeine Recherchezwecke sowie die Verarbeitung von öffentlich verfügbaren Daten verwendet. Weitere KI-Modelle sind derzeit nicht in Nutzung. 

Als städtisches Unternehmen legt die HCH großen Wert auf den sicheren Umgang mit Geschäftsdaten sowie personenbezogenen Daten. Dabei ist die Einhaltung aller gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben selbstverständlich und ist im Rahmen dieser Leistungserbringung als grundlegende Rahmenbedingung zu verstehen. 

Im Einklang mit der Haltung und den Bestrebungen der FHH hinsichtlich der Implementierung und Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI), intensiviert die HCH die Nutzung von KI im Kontext der (Kern-)Geschäftsprozesse. Der Fokus liegt dabei auf der Unterstützung von Recherchearbeiten, Administrations- bzw. Verwaltungstätigkeiten sowie repetitiven Arbeiten. Hierfür sollen im Rahmen der Leistungserbringung eine Strategie entwickelt, Anwendungsfälle konzipiert und geeignete KI-Modelle identifiziert werden. Im Rahmen eines Folgeprojekts soll die Konzeption umgesetzt werden. Die Umsetzungsphase ist kein Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. 

• Für die Durchführung der Leistung ist durch den Auftragnehmer zunächst eine KI-Potenzialanalyse durchzuführen (Leistungsphase 1).

• Auf Basis dieser Analyse sind zwei bereits identifizierte Anwendungsfälle im Sinne der inhaltlichen Ausgestaltung sowie der technischen Umsetzung zu konzipieren (LP 2).

• Abschließend ist die Ergebnisdokumentation zu erstellen (LP 3).

• Optional sind weitere Anwendungsfälle analog zu LP 2 zu konzipieren (LP 4).